Développement d’une application de gestion des non-conformités

Nous recherchons un freelance pour développer une application permettant aux équipes de notre client de déclarer, documenter et suivre les non-conformités rencontrées sur ses affaires de menuiserie aluminium. Elle remplacera les fiches papier, tableaux Excel et formulaires actuellement utilisés.

L’application devra être accessible sur téléphone, tablette et ordinateur. En atelier, son utilisation devra être rapide et simple : gros boutons, parcours guidé, peu de saisie au clavier et ajout facile de photos prises sur place.

Utilisateurs

Trois profils sont prévus :

Atelier : déclarer un problème, ajouter des photos et consulter les informations utiles.

Bureau d’études : compléter les déclarations, déterminer l’origine du problème, générer les documents et suivre sa résolution.

Administration : disposer des mêmes fonctions que le bureau d’études et gérer le personnel, les fournisseurs et les affaires.

Les écrans et les actions disponibles devront dépendre du profil connecté.

Déclaration d’une non-conformité

L’utilisateur recherche d’abord l’affaire par numéro, client ou libellé. Lorsqu’il la sélectionne, les informations connues sont reprises automatiquement. Le numéro d’affaire est obligatoire. Une affaire peut comporter plusieurs problèmes distincts et concerner plusieurs fournisseurs.

Le schéma fourni prévoit également la possibilité de saisir un numéro d’affaire si celle-ci n’existe pas encore dans l’application. Merci de préciser comment vous traiteriez ce cas sans créer de doublons.

Pour chaque problème, l’utilisateur indique son nom, puis choisit le produit concerné : barre/profilé, quincaillerie/accessoire, vitrage/panneau ou autre. Il sélectionne au moins un défaut, avec la possibilité d’en choisir plusieurs.

Les listes de défauts doivent reprendre les formulaires fournis. Elles comprennent notamment : retard, quantité incorrecte, colis abîmé, coup, rayure, peau d’orange, poussières, manque de peinture, écart de teinte, erreur de débit ou d’usinage ; pour les vitrages, coquille, casse, trace intérieure et défaut de barretage.

L’utilisateur peut ajouter, s’il les connaît : référence ou repère, coloris, quantité, numéro de commande, de colis, de bon de livraison ou de lot, ainsi qu’une description. Ces champs ne doivent pas bloquer une déclaration faite depuis l’atelier : le bureau d’études pourra les compléter ensuite.

Il doit pouvoir joindre une ou plusieurs photos et indiquer l’emplacement du défaut en posant une ou plusieurs croix sur un dessin de barre ou de vitrage/panneau. Une croix posée par erreur doit pouvoir être supprimée.

À l’enregistrement, l’application attribue automatiquement une date et un numéro unique. L’utilisateur peut ensuite déclarer un autre problème sur la même affaire sans la rechercher à nouveau.

Analyse par le bureau d’études

Le bureau d’études consulte la fiche et les photos, complète les informations manquantes, puis indique si le problème concerne :

Un fournisseur : fournisseur concerné, commande ou livraison, article, lot, explications, action demandée, urgence et date souhaitée.

Un service interne : service ou responsable concerné, nature de l’erreur, correction prévue et conséquences éventuelles, comme une commande, du travail ou un délai supplémentaire.

Le client ou un tiers : contexte, explications et solution retenue.

L’origine doit pouvoir être corrigée si l’analyse évolue. Les formulaires transmis détaillent les informations attendues pour les problèmes fournisseurs et internes.

Documents PDF

Le bureau d’études doit pouvoir produire une fiche PDF adaptée sans ressaisir les informations déjà présentes dans l’application. Les photos et l’emplacement du défaut doivent être repris lorsque le modèle le prévoit.

Les documents de référence comprennent les modèles Wicona, Procolor, VIT, externe générique et interne générique, ainsi qu’un exemple de fiche Profils Systèmes. Un document destiné au client est également prévu, mais son modèle exact reste à définir. Merci de préciser dans votre offre quels modèles sont inclus, notamment pour Profils Systèmes.

Plusieurs problèmes peuvent être regroupés dans un même document fournisseur seulement s’ils concernent la même affaire et le même fournisseur. Chaque problème conserve sa propre fiche et son propre suivi.

Le PDF doit pouvoir être téléchargé. Le schéma fourni prévoit aussi sa génération puis son rangement automatique dans la GED. Merci de chiffrer séparément le rangement automatique dans la GED afin de distinguer cette fonction de la simple génération et du téléchargement.

Suivi des non-conformités

Un tableau doit afficher les déclarations avec leur numéro, date, affaire, client, déclarant, produit, défauts, origine, fournisseur ou service concerné, urgence et statut. Il doit être possible de rechercher et filtrer les fiches par affaire, client, fournisseur, origine, produit, défaut, statut et période.

Le suivi souhaité dans le schéma est le suivant :

Brouillon → Enregistré → Transmis → En attente de réponse → Action corrective en cours → Clôturé

Le statut « Refusé » doit aussi être possible en cas de réponse négative. Chaque non-conformité possède son propre statut, y compris lorsque plusieurs figurent sur le même PDF. Les changements importants doivent rester consultables dans l’historique de la fiche.

Administration et données à reprendre

L’administration doit pouvoir créer, modifier et désactiver :

Les personnes : nom, prénom et service ;

Les fournisseurs : nom, logo, coordonnées, contact, code client éventuel et modèle de document associé ;

Les affaires : numéro, client, libellé et éventuel lien vers un dossier documentaire.

Une personne, un fournisseur ou une affaire déjà utilisés doivent pouvoir être archivés sans effacer l’historique.

Une reprise initiale simple des données de référence depuis des fichiers structurés est attendue. La reprise complète de l’ancien registre de non-conformités est à préciser et, si nécessaire, à chiffrer séparément.

Réponse attendue

Merci d’indiquer votre prix, votre délai, les modèles PDF inclus, les éléments nécessaires pour démarrer et les éventuelles prestations à chiffrer séparément. Nous fournirons le cahier des charges, le schéma de parcours, le fichier Excel contenant les formulaires et les exemples de réclamations fournisseurs.

Le résultat attendu est une application utilisable par les équipes du client, accompagnée d’une vérification des principaux parcours et d’une courte notice d’utilisation.