Comparatif des meilleurs logiciels RGPD

Enjeu central pour les entreprises, les collectivités et toute activité tournée vers le public, la conformité au RGPD peut paraître complexe à maîtriser. C'est pourquoi des plateformes spécialisées viennent en aide aux professionnels en leur apportant fiabilité et gain de temps sur cette question essentielle.

Codeur.com a sélectionné 8 de ces logiciels et vous propose de les comparer en fonction de leur prix, de leurs fonctionnalités et de leurs différents cas d'usage.

Qu'est-ce qu'un logiciel RGPD ?

Un logiciel RGPD est un outil conçu pour accompagner les organisations afin qu'elles puissent piloter leur conformité à la législation européenne sur la protection des données personnelles. En phase avec la loi et ses évolutions, ces plateformes permettent d'être en règle dans la collecte, le traitement et le stockage des données.

Pourquoi adopter un logiciel RGPD ? D'abord, donc, pour se mettre en conformité avec la loi et ainsi réduire ses risques juridiques, car de lourdes sanctions sont prévues pour les contrevenants.

Un bon logiciel privacy est aussi pour une entreprise une preuve de sérieux aux yeux de ses clients et partenaires, et permet de renforcer leur confiance. Autre avantage non négligeable, il fait gagner du temps grâce à des automatisations et à l'intégration de l'IA. Enfin, certaines de ces plateformes servent à documenter les équipes et à les sensibiliser à cette question aujourd'hui incontournable.

Les fonctions clés des logiciels RGPD

Un logiciel RGPD permet de respecter les obligations légales en matière de traitement des données personnelles. Il doit pour cela proposer un socle de fonctionnalités essentielles.

Voici ce que vous pouvez attendre d'un tel outil de conformité au RGPD :

Une cartographie des données collectées

Le logiciel doit permettre de visualiser la provenance des données et la manière dont elles sont stockées. En offrant une vision globale de la data, il pose les bases d'un usage cadré, en phase avec la loi.

Un registre des traitements

Cette fonction est centrale pour un outil RGPD afin de documenter le traitement des données. Le registre centralise tous les événements autour de l'utilisation des données collectées. On doit pouvoir connaître leur finalité et leur durée de conservation.

Une gestion des droits des personnes

Chacun peut demander à exercer ses droits (accès, rectification, effacement, opposition) et le logiciel doit donc permettre d'y répondre très facilement.

Une gestion des incidents

L'outil doit permettre de gérer toute violation ou fuite des données stockées (ce qu'on appelle le data breach). Les incidents doivent provoquer des alertes et être répertoriés avec la journalisation précise des événements et le suivi de leur impact.

Une gestion des sous-traitants

Un logiciel RGPD doit référencer les outils extérieurs et prestataires qui eux-mêmes collectent des données. On doit pouvoir connaître leurs garanties de conformité, notamment s'ils sont implantés hors d'Europe.

Des rapports de conformité

La traçabilité apportée par le logiciel doit permettre à l'utilisateur de prouver la conformité de son organisation à la loi RGPD. Il faut pouvoir disposer de l'historique complet des actions et extraire des rapports.

Selon les cas, les logiciels RGPD peuvent aussi proposer :

• Une gestion des analyses d'impact (AIPD), indispensable pour le traitement des données sensibles
• La gestion du consentement aux cookies (CMP)
• Des fonctions d'automatisation par l'IA
• Une fonction multi-entités pour les grands groupes et les collectivités
• La sensibilisation des équipes au RGPD avec des fonctions de formation

Comment choisir le bon logiciel RGPD ?

Prenez le temps de comparer les outils de conformité au RGPD disponibles sur le marché, en gardant à l'esprit vos critères prioritaires. Voici les grands principes sur lesquels nous vous conseillons de baser votre choix :

Expertise de l'organisation

Les besoins en gestion de données varient selon le niveau d'autonomie de chacun, ainsi que la manière dont chaque organisation est structurée (avec ou sans DPO interne). Le logiciel choisi doit être adapté aux attentes spécifiques que peut avoir une petite, moyenne ou grande entreprise, plus ou moins mature sur le sujet du RGPD.

Pour une première approche en TPE ou PME, nous vous conseillons d'opter pour un outil simple, basé sur l'automatisation, comme le sont par exemple Leto, Provacy et Data Comply One.

Fonctionnalités essentielles

Un bon logiciel RGPD doit bien entendu réunir toutes les fonctions essentielles au traitement des données, afin de pouvoir gérer la collecte des données, l'accès aux droits des personnes et la réaction aux incidents. De plus, toutes les organisations n'ont pas les mêmes activités et donc les mêmes besoins. Une collectivité ne recueille pas les mêmes données qu'un établissement de santé, par exemple, alors assurez-vous de contrôler les cas d'usage décrits par chaque logiciel.

Coût

Votre budget est un élément central dans le choix de tout nouvel outil pour votre activité, et c'est bien normal. Le coût de certains logiciels RGPD est élevé, cependant ce qui compte réellement, c'est le rapport entre la dépense et le service obtenu. Celui-ci doit correspondre à votre besoin, pour éviter des dépenses additionnelles par la suite. Prenez garde aussi à anticiper le scaling dont vous pourriez avoir besoin.

Facilité d'utilisation

Un bon logiciel RGPD doit permettre de se mettre en conformité de façon fluide. Il doit être clair et ergonomique pour un déploiement et une utilisation simples. C'est d'autant plus le cas quand une entreprise n'a pas de DPO et confie la gestion de la conformité à son service marketing ou IT. Leto et Axeptio sont des solutions parfaites en cela, qui se démarquent par une UX intuitive.

Accompagnement

Si vous n'avez pas d'expertise sur les questions de RGPD, il est particulièrement important d'opter pour une solution qui saura vous accompagner. Cela passe par différents canaux selon les logiciels : un chat humain, une bibliothèque de documentation, une assistance téléphonique 7j/7. S'il fallait n'en retenir qu'un, notons qu'Alowa Cloud se démarque pour son support.

Quel logiciel RGPD pour quel besoin ?

Il existe différentes typologies de logiciels permettant de se mettre en conformité avec le RGPD. Ils sont plus ou moins complets et peuvent ainsi répondre à différents métiers spécifiques.

Voici quelques cas d'usage et les outils les plus adaptés :

• E-commerce, marketing et métiers du digital :

Pour tout ce qui concerne le web, il faut s'orienter vers un outil servant de CMP, c'est-à-dire une plateforme de gestion du consentement aux cookies qui informe et recueille l'accord des internautes.

Nos recommandations : Axeptio, Witik et Dastra

• Métiers de santé :

Les établissements de santé manipulent des données sensibles, ce qui implique un degré d'exigence strict. Il faut un outil offrant une gestion avancée des risques, avec AIPD, gestion des sous-traitants et traçabilité renforcée.

Nos recommandations : Witik, Provacy, Dipeeo et Dastra

• Équipes RH :

Les ressources humaines sont le service le plus sensible de toute entreprise. On y gère des données sensibles sur les personnes (paie, données sociales, santé…) qui doivent être stockées en toute sécurité. Outre des fonctions avancées, une sensibilisation des équipes RH est également très utile.

Nos recommandations : Leto, Privacy, Dipeeo et Data Comply One

• Gouvernance complète pour DPO/CDO et juristes :

Certaines plateformes permettent un pilotage complet de la conformité. Elles apportent une aide solide aux services spécialisés avec des registres sectoriels, des rapports structurés, une traçabilité complète et des AIPD.

Nos recommandations : Witik, Dastra et même Provacy grâce à une fonction d'accès simpifié

Pour quel type d'entreprise ?

Vous pouvez aussi orienter votre choix en fonction de la taille de votre entreprise, et par extension de ses besoins et des moyens internes dont elle dispose pour gérer sa conformité.

• Logiciels RGPD pour startups et TPE :

Il faut un outil très accessible, qui fasse office de DPO externalisé pour les petites structures. Pas besoin de trop de jargon, mais de modèles prêts à l'emploi et d'un bon accompagnement.

Nos recommandations : Axeptio, Provacy et Dipeeo

• Logiciels RGPD pour PME :

Comme pour les TPE, il faut un logiciel simple à utiliser. Vous pouvez aller vers une solution un peu plus complète, couvrant l'ensemble de la gouvernance et intégrant les sous-traitants. Les plateformes proposant du e-learning pour sensibiliser les équipes au RGPD sont de très bons choix.

Nos recommandations : tous les outils que nous avons comparés répondent aux besoins des PME, mais nous conseillons en particulier Leto, Witik, Dastra et Data Comply One

• Logiciels RGPD pour ETI :

Pour une entreprise de taille intermédiaire, il est intéressant de s'orienter vers une solution collaborative et multi-entité afin d'intégrer plusieurs filiales. Il faut aussi pouvoir compter sur des fonctions avancées, notamment en matière de reporting.

Nos recommandations : Leto, Witik, Dastra et Alowa Cloud

Le comparatif a été réalisé avec neutralité par l'équipe de Codeur.com, mais la position dans le comparatif peut être liée à un sponsoring (P1 et P4).