Comparatif des meilleurs logiciels de prise de rendez-vous en ligne

Un logiciel de prise de rendez-vous est un outil spécialement conçu pour s'intégrer à votre site web et permettre à vos clients de réserver un créneau de façon autonome, sans se déplacer ni vous appeler. Synchronisé à votre agenda, l'outil affiche vos plages de disponibilité et permet au client de caler son rdv tel qu'il le souhaite.

Pourquoi vous équiper en tant que professionnel et comment faire votre choix ? Codeur.com vous guide et vous aide à comparer les meilleures solutions pour la prise de rendez-vous en ligne.

Pourquoi s'équiper d'un logiciel de prise de rendez-vous en ligne ?

Les avantages d'un logiciel de prise de rendez-vous en ligne sont multiples !

D'abord, pour les clients et patients, c'est une solution flexible et facile. Pas besoin d'attendre les horaires d'ouverture du professionnel, les rendez-vous peuvent se prendre 24h/24 et 7j/7. Le client a une visibilité totale sur les créneaux disponibles et peut prendre le temps de faire le choix qui lui convient le mieux. L'expérience client est bien meilleure !

Pour les professionnels, ces solutions représentent un gain de temps indéniable, puisque vous réduisez considérablement les appels et que l'outil se charge de synchroniser les rendez-vous avec votre agenda et de transmettre des rappels.

Vous évitez les erreurs grâce à un logiciel qui n'ouvre à la réservation que les créneaux disponibles, et qui envoie des alertes pour que ni le professionnel ni le client n'oublie le rdv. Ces rappels aux clients permettent également d'éviter la non-présentation aux rendez-vous, un point important pour la rentabilité d'une activité.

Par ailleurs, permettre la prise de rendez-vous en dehors des heures d'ouverture est une manière d'augmenter leur fréquence. Plus largement, vous boostez votre activité grâce à un outil flexible et des fonctionnalités intéressantes : liste d'attente, paiement en ligne, formulaire de rdv. La planification que permet un tel outil vous permet d'être beaucoup plus efficace : vous prévoyez les ressources en fonction du planning, vous pouvez faire préciser le motif du rendez-vous via un formulaire. L'historique et des fonctions telles que les enquêtes de satisfaction sont aussi des leviers pour optimiser votre relation sur le long terme avec vos clients.

Quelles sont les fonctions d'un logiciel de prise de rendez-vous en ligne ?

Ces outils s'articulent autour de plusieurs grandes fonctionnalités complémentaires.

Les principales sont :

• Synchronisation avec les agendas en ligne :
  C'est indispensable pour une bonne gestion du planning, puisque cela évite les doublons. Tous les logiciels que nous avons cités le permettent, chacun étant relié à Google Agenda, voire Office365, Outlook, Microsoft Exchange et iCal.
• Notifications et alertes automatisées :
  Les messages (mails et SMS) envoyés aux clients et aux utilisateurs sont une fonction classique. Ils servent de confirmation de rendez-vous, de rappel automatique ou, pour le professionnel, d'alerte en cas de désistement d'un client. Tous les outils que nous avons cités le proposent.
• Paiement en ligne :
  C'est une fonctionnalité supplémentaire, très utile pour les professionnels demandant un acompte par exemple. Là aussi, tous les logiciels que nous citons permettent le paiement en ligne sécurisé, notamment via PayPal et Stripe.
• Modification et annulation des rendez-vous :
  Tous les outils incluent cette fonctionnalité, avec une gestion des rendez-vous possible à la fois pour le client et pour le professionnel. C'est essentiel pour que l'usage du logiciel soit fluide, sans générer la gestion supplémentaire de requêtes de la part des clients.
• Intégration avec des plateformes de visio :
  C'est très pertinent dans certains secteurs professionnels dont les rendez-vous peuvent se faire à distance. SimplyBook, SmartAgenda et TIMIFY proposent la prise de rendez-vous en visioconférence, avec un lien généré automatiquement et la visio intégrée à la planification.
• Personnalisation :
  L'outil doit s'intégrer de façon cohérente à votre site web, il est donc important de pouvoir le customiser à votre goût. C'est possible avec beaucoup d'entre eux, mais citons principalement SmartAgenda qui permet par exemple de paramétrer l'agenda de prise de rendez-vous aux couleurs de votre site et avec vos logos et images.
• Gestion des données clients :
  Pour une bonne gestion de la clientèle dans le temps, le logiciel doit permettre de créer des fiches avec ses coordonnées et l'historique de ses rendez-vous. Ils le font tous à différents degrés, mais TIMIFY se démarque sur ce point.
• Conformité au RGPD :
  C'est obligatoire pour le traitement des données clients dans l'Union européenne. Tous les outils de prise de rendez-vous que nous mentionnons sont bien conformes.
• Multi-accès :
  Cette fonction est indispensable pour les entreprises au sein desquelles plusieurs utilisateurs ont besoin de facilement accéder à la planification. CalenDoc est un bon exemple, car l'agenda peut être utilisé seul ou de façon partagée avec des collaborateurs.
• Intégrations externes :
  Certains outils proposent d'intégrer la prise de rendez-vous sur les réseaux sociaux (par exemple Facebook et Instagram pour SimplyBook), d'autres permettent d'être reliés à un CRM (par exemple Zapier chez SimplyBook et HubSpot CRM chez TIMIFY). Il existe ici plusieurs cas de figure potentiellement utiles en fonction de votre activité.

Comment choisir son logiciel de prise de rendez-vous en ligne ?

Pour sélectionner la solution faite pour vous, veillez avant tout à contrôler les fonctionnalités proposées par chaque outil. Nous vous recommandons d'opter pour un logiciel polyvalent, suffisamment flexible pour permettre le paramétrage de vos plages de disponibilités, les modifications de rendez-vous et l'ajout d'informations pour votre suivi clients.

Le logiciel que vous adopterez doit pouvoir parfaitement s'intégrer à votre structure existante. Attention donc à choisir une solution qui se synchronise avec votre agenda et qui prend facilement place sur votre site ou vos réseaux sociaux. Un outil personnalisable apportera le meilleur rendu pour votre clientèle, en respectant votre charte graphique et en affichant votre logo.

Enfin, veillez à choisir un outil dont la tarification est transparente et adaptée à votre budget. Prenez garde aux limites de chaque plan et à l'évolutivité permise si jamais votre activité devait générer un nombre croissant de rendez-vous.

Quel logiciel pour quel métier ?

Les logiciels de prise de rendez-vous en ligne s'adaptent aux besoins spécifiques de différents secteurs d'activité. C'est donc un autre critère à avoir à l'esprit au moment de faire votre choix, selon que vous exercez dans le bien-être, l'immobilier ou l'éducation par exemple.

Voici nos recommandations pour certains secteurs en particulier :

• Beauté, bien-être : SimplyBook, Resaclick, SmartAgenda, calenDoc, TIMIFY, Reservio
• Santé : SimplyBook, Resaclick, SmartAgenda, calenDoc, TIMIFY, Reservio
• Immobilier : calenDoc, TIMIFY
• Retail : SimplyBook, TIMIFY, calenDoc
• Garages : Resaclick, SmartAgenda, calenDoc
• Services publics : SimplyBook, SmartAgenda, TIMIFY, Reservio
• Éducation : SimplyBook, Reservio

Le comparatif a été réalisé avec neutralité par l'équipe de Codeur.com, mais la position dans le comparatif peut être liée à un sponsoring (P1).