Plateforme gestion interne + site web

1. Présentation d’Alliance Maladies Rares

Alliance maladies rares, créé en 2000, regroupe plus de 240 associations pour améliorer la qualité de vie des personnes malades et leur participation citoyenne. Porte-parole de 3 millions de Français, l’Alliance influence les politiques de santé publique et favorise les avancées cliniques et scientifiques.
2. Objectifs

Actuellement, nos données sont dispersées sur différents supports non connectés (Excel, emails, etc.). Pour une meilleure efficacité, nous souhaitons une plateforme centralisée pour gérer nos données, identifier des tendances, et répondre aux demandes des pouvoirs publics.
3. Fonctionnalités souhaitées
3.1 Gestion centralisée des contacts de l’association

L’AMR interagit avec de nombreuses entités et personnes. Actuellement, ces contacts sont répertoriés via des classeurs Excel et historiques d’emails. Nous souhaitons centraliser ces informations dans un référentiel unique.
3.1.1 Champs

Les contacts sont structurés par des champs (nom, prénom, civilité, etc.). Nous souhaitons pouvoir créer autant de champs que nécessaire, classés par groupes paramétrables. Des champs peuvent être communs ou spécifiques à certaines typologies de contacts. Exemples de champs : nombre d’adhérents, activité des contacts, durée de mandat, photo de profil.
3.1.2 Droits, autorisations et accès à la plateforme

Les contacts auront des droits variés. Certains auront un accès étendu, d'autres limité. Environ 800 contacts auront accès à la plateforme. Par exemple, les salariés peuvent gérer la base de contacts, tandis que les associations membres peuvent modifier certaines données de leur fiche.
3.1.3 Dépendances et liens

Les contacts peuvent être liés par des dépendances. Par exemple, une association peut avoir plusieurs contacts (président, secrétaire, etc.). Depuis une fiche, il doit être possible de visualiser les contacts liés.
3.1.4 Prise de notes

Les salariés de l’AMR peuvent ajouter des notes aux fiches contacts (commentaires, emails, etc.), accompagnées de pièces jointes (images, PDF). Ces notes sont requêtables et visibles par les utilisateurs autorisés.
3.1.5 Tags et indicateurs

Nous souhaitons taguer les fiches contacts et ajouter des indicateurs à suivre (par exemple, cotisation annuelle). En cliquant sur un tag ou un indicateur, on visualise les fiches associées et l'évolution dans le temps.
3.1.6 Moteur de recherche

Un moteur de recherche permet de trouver des profils en fonction de critères divers (mots clés, tags, indicateurs, etc.). Un système de notifications informe les utilisateurs des modifications les concernant.
3.2 Gestion des formations/réunions/forums/congrès

L’AMR organise des formations et événements pour ses membres et parfois pour le public. Ces événements doivent être valorisés sur la plateforme, avec un accès public ou privé selon leur nature. Chaque événement a un espace de travail dédié avec liste des inscrits, participants, visioconférence (si distanciel), espace documentaire, etc.
3.2.1 Inscriptions

Les participants doivent s’inscrire via la plateforme. Les formations réservées aux membres se font via le backoffice. Les formations publiques utilisent un formulaire d'inscription sur le site. Les salariés de l’AMR peuvent valider les inscriptions.
3.2.2 Emargement

Les participants émargent leur présence, automatiquement pour les formations distancielles, manuellement pour les formations en présentiel.
3.2.3 Visioconférence

Les formations distancielles utilisent l’API de Zoom pour intégrer la visioconférence à la plateforme.
3.2.4 Partage de documents

Chaque formation dispose d’un espace documentaire pour déposer et partager des documents avec les participants.
3.2.5 Questions/réponses

Les participants peuvent poser des questions, auxquelles les salariés de l’AMR répondent. L’échange se poursuit sous forme de discussion.
3.3 Gestion des groupes de travail

L’AMR a plusieurs groupes de travail internes et participe à des groupes externes. Nous souhaitons les matérialiser sur la plateforme pour suivre les travaux et comptes-rendus.
3.4 Gestion des sondages/enquêtes internes

L’AMR interroge régulièrement ses membres via des sondages ou enquêtes. La plateforme doit permettre de réaliser ces enquêtes, suivre l’évolution des réponses, et mettre à jour les indicateurs présents dans les fiches de contacts.
3.5 Gestion du site Internet

Nous souhaitons piloter notre site web depuis la plateforme : création de pages, gestion de contenu, menu de navigation, etc. Le contenu doit être alimenté via des blocs formatés, suivant la charte graphique. Certaines pages, comme celles affichant les formations, sont gérées automatiquement. Une phase de migration du contenu actuel (Wordpress) vers la nouvelle plateforme est nécessaire. La plateforme doit être responsive et adaptée aux smartphones.
3.6 Autres fonctionnalités

Un outil pour renseigner les notes de frais et un autre pour générer automatiquement des reçus fiscaux sont mis à disposition de la direction d’AMR.