Instalation et mise en place de processus d'optimisation

Nous sommes 2 personne au bureau et il y a 2 personne au montage qui utilise leurs téléphones mobile uniquement.

Précision :

Le programme Vertuoza est déjà configuré et installé, si vous avez des connaissances sur ce programme c'est un plus.

Étape 1: Migration vers Microsoft 365 Business Standard
Souscription à Microsoft 365 Business Standard:
Souscrivez à Microsoft 365 Business Standard pour accéder à Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Word, Excel, Power Automate, et Power BI.
Étape 2: Configuration des Comptes et Migration des Données
Configuration des Comptes Utilisateurs:

Créez des comptes pour tous les membres de l'équipe dans Microsoft 365.
Assurez-vous que chaque membre de l'équipe ait accès aux outils nécessaires (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, etc.).
Migration des Données de Dropbox vers OneDrive/SharePoint:

Transférez les documents et fichiers actuels de Dropbox vers OneDrive pour les fichiers personnels et SharePoint pour les fichiers de groupe.
Organisez les fichiers dans SharePoint par projet ou par type de document pour une meilleure gestion.
Étape 3: Intégration et Automatisation des Processus
Configurer WordPress pour l'Intégration avec Microsoft Teams:

Installez et configurez le plugin WPForms sur votre site WordPress pour gérer les formulaires de contact.
Utilisez Power Automate pour créer des flux de travail qui transfèrent automatiquement les soumissions de formulaires de WordPress vers Microsoft Teams et créent des tâches.
Intégration des Demandes Téléphoniques et Email:

Téléphone : Utilisez une solution de gestion des appels comme Microsoft Teams Phone qui permet de recevoir et de suivre les appels téléphoniques directement dans Teams. Automatisez la création de tâches dans Teams pour chaque appel entrant avec Power Automate.
Email : Configurez des règles dans Outlook pour étiqueter et transférer automatiquement les demandes d'offres et les tâches dans Teams via Power Automate.
Intégration des Demandes via Facebook:

Utilisez un outil comme Zapier ou Integromat pour connecter Facebook Messenger à Microsoft Teams. Configurez des flux de travail pour que chaque message Facebook crée automatiquement une tâche dans Teams.
Étape 4: Centralisation et Automatisation dans Microsoft Teams
Mise en Place de Teams pour la Gestion des Projets et des Communications:

Créez des canaux dans Teams pour chaque projet ou type d'activité (par exemple, "Demandes d'Offres", "Projets en Cours", "Suivi des Coûts", etc.).
Configurez Planner dans Teams pour gérer les tâches et les suivis des projets.
Automatisation des Emails et des Tâches avec Power Automate:

Créez des automatisations pour que les emails importants déclenchent des actions spécifiques, comme la création de tâches dans Teams ou l'envoi de notifications.
Automatiser l'envoi des offres et des factures via Outlook en utilisant Power Automate.
Étape 5: Utilisation de Vertuoza pour la Gestion des Projets
Intégration de Vertuoza:
Avec le pack expert de Vertuoza, maximisez l'utilisation de ses fonctionnalités avancées pour la gestion des commandes, des chantiers, et le suivi des coûts.
Utilisez les intégrations natives ou via Power Automate pour connecter Vertuoza à Microsoft 365, synchronisant les données et les tâches automatiquement.
Étape 6: Formation et Adoption des Nouveaux Outils
Formation de l'Équipe:

Organisez des sessions de formation pour que tous les membres de l'équipe soient à l'aise avec les nouveaux outils (Teams, SharePoint, OneDrive, Power Automate).
Utilisez des guides et des ressources en ligne pour faciliter la transition.
Suivi et Optimisation Continue:

Évaluez régulièrement les processus pour identifier les points d'amélioration.
Adaptez et ajustez les flux de travail et les automatisations en fonction des besoins de l'équipe et des retours.
Processus Consolidé et Automatisé
Entrée d'une Demande d'Offre

Téléphone : Appels reçus via Microsoft Teams Phone, tâches créées automatiquement dans Teams.
Email : Demandes filtrées par Outlook, tâches créées automatiquement dans Teams.
Facebook : Messages via Messenger, intégrés avec Zapier/Integromat pour créer des tâches dans Teams.
Site Web (WordPress avec WPForms) : Demandes intégrées avec Power Automate pour créer des tâches dans Teams.
Évaluation et Création de l'Offre

Vertuoza : Andry évalue la demande et crée une offre en utilisant la bibliothèque de produits.
Word : Génération automatique de l'offre à partir de modèles prédéfinis, avec sauvegarde dans SharePoint.
Envoi de l'Offre au Client

Outlook : Utilisation de modèles d'emails pour envoyer l'offre au client avec automatisation via Power Automate.
Suivi de l'Offre

Teams : Utilisation de Planner pour la planification des suivis et rappels des offres en attente de réponse, avec notifications automatiques.
Acceptation de l'Offre et Planification du Chantier

Vertuoza : Mise à jour du statut de l'offre et planification du chantier.
Teams/Outlook Calendar : Synchronisation automatique pour planification des chantiers.
Exécution du Chantier

Teams : Communication continue avec Andry et l'équipe pour le suivi des commandes et des livraisons.
SharePoint/OneDrive : Partage de documents et plans nécessaires avec l'équipe sur le terrain.
Suivi des Coûts et Facturation

Vertuoza : Entrée des coûts et suivi financier du chantier.
Excel avec Power BI : Analyse et reporting des coûts et bénéfices, intégré à OneDrive et SharePoint.
Word : Génération automatique de la facture à partir de modèles prédéfinis.
Outlook : Envoi de la facture au client avec automatisation via Power Automate.
Clôture du Projet

Vertuoza : Mise à jour du statut du chantier à "Terminé".
SharePoint/OneDrive : Archivage automatique des documents du projet.
En intégrant pleinement les fonctionnalités avancées de Vertuoza avec Microsoft 365 et en centralisant vos processus dans Teams, vous simplifiez et optimisez davantage vos opérations. Cela garantit une gestion uniforme et efficace des demandes, améliore la collaboration et réduit les erreurs, tout en augmentant la satisfaction client.