Agents IA pour prospection événementielle automatisée

Je recherche un prestataire capable de concevoir un système simple, efficace et évolutif d’agents IA pour automatiser la prospection d’événements commerciaux.

Je dirige une marque de bières artisanales et softs artisanaux. Nous participons à des salons terroir, fêtes locales qualitatives, marchés nocturnes touristiques, événements gastronomiques, artisanaux, provençaux et touristiques.

Aujourd’hui, la prospection est faite manuellement : recherche d’événements, contacts, e-mails, relances, analyse des réponses, dossiers d’inscription, suivi et choix du meilleur événement par date.

Je souhaite automatiser au maximum ce processus, tout en gardant une validation humaine sur les décisions importantes. Je ne cherche pas une simple série de prompts, ni une usine à gaz difficile à maintenir. Je veux une solution claire, pratique, documentée, facile à prendre en main et utilisable au quotidien.

Le prestataire devra proposer deux niveaux :

1. Un MVP fonctionnel, utilisable rapidement, avec budget et délai précis.
2. Une version finale complète, avec budget estimatif, délai, roadmap et fonctionnalités avancées.

Je souhaite recevoir une proposition indiquant :

* prix et délai du MVP ;
* prix et délai de la version finale ;
* outils recommandés ;
* méthode ;
* limites techniques ou légales.

Fonctionnalités attendues :

1. Recherche automatisée d’événements
Le système doit rechercher régulièrement des événements pertinents par dates, zones, départements, régions, mots-clés et types d’événements.

Il doit travailler localement/régionalement, mais aussi sur la France entière pour les événements à très fort potentiel.

Il doit identifier les salons terroir, gastronomie, artisanat, événements touristiques, fêtes de produits régionaux, marchés nocturnes qualitatifs et grands événements populaires.

Il doit exclure les événements peu adaptés : vide-greniers seuls, brocantes seules, marchés hebdomadaires classiques, simples fêtes de la musique, événements trop petits ou sans exposants commerciaux.

2. Recherche et enrichissement des contacts
Le système doit trouver les e-mails, téléphones, formulaires exposants, pages mairie, offices de tourisme, comités des fêtes, associations, pages Facebook, dossiers PDF et règlements exposants.

Il doit conserver les sources, détecter les doublons et éviter les contacts répétés.

3. Emailing quasi automatique
Le système doit préparer ou envoyer les premiers e-mails, personnaliser les messages, suivre les réponses et programmer des relances.

Les mairies, associations et organisateurs répondent souvent par e-mail. Je veux donc une prospection e-mail efficace, avec relances automatiques ou semi-automatiques.

Statuts souhaités : à contacter, contacté, relancé, réponse reçue, intéressé, refus, complet, à rappeler, à recontacter l’année suivante.

Intégrations possibles : Gmail, Dolibarr, Airtable, Google Sheets, Notion, Brevo, Mailjet, Lemlist ou autre outil adapté.

4. Prospection longue avance
Certains événements doivent être contactés 6 à 9 mois avant, parfois plus.

Le système doit mémoriser les bonnes périodes de candidature, programmer les relances futures, conserver l’historique et indiquer quand prospecter.

Exemple : si un organisateur répond “recontactez-nous en janvier”, le système programme cette relance. Si l’événement est complet, il note la bonne période pour l’année suivante.

5. Qualification après réponse
Après une réponse positive, le système doit préparer ou envoyer un second message pour obtenir les informations importantes :

* fréquentation attendue et éditions précédentes ;
* nombre d’exposants ;
* présence d’autres vendeurs de boissons : bière, vin, rhum, cocktails, buvette ;
* coût de l’emplacement ;
* horaires ;
* électricité ;
* vente au verre / vente à emporter ;
* conditions d’inscription ;
* date limite ;
* assurance ;
* exclusivité éventuelle.

6. Analyse automatique des réponses
L’IA doit lire les réponses reçues, les résumer, extraire les informations utiles, mettre à jour la base de données et proposer l’action suivante : relancer, appeler, s’inscrire, demander plus d’informations, abandonner ou garder pour l’année suivante.

7. Scoring commercial et géographique
Le système doit attribuer un score ou une priorité A/B/C/D selon :

* fréquentation ;
* type de public ;
* attractivité touristique ;
* pouvoir d’achat de la zone ;
* population locale ;
* résidences secondaires ;
* distance ;
* coût du stand ;
* coût de déplacement ;
* hébergement éventuel ;
* concurrence boissons ;
* potentiel de chiffre d’affaires ;
* adéquation avec une marque de bières artisanales et softs artisanaux.

Je souhaite intégrer une analyse socio-économique des communes afin de choisir selon le vrai potentiel commercial, pas seulement la distance.

8. Sélection du meilleur événement par date
Le système doit comparer plusieurs événements sur une même date et recommander : meilleur choix, choix secondaire, événement à éviter ou événement à relancer plus tôt l’année suivante.

9. Gestion des dossiers d’inscription
Quand un organisateur envoie un dossier PDF, Word ou Excel, le système doit pouvoir :

* récupérer le fichier ;
* l’analyser ;
* extraire les tarifs, conditions, pièces demandées, deadline, horaires, électricité, assurance ;
* résumer le dossier avant décision ;
* demander une validation humaine ;
* préremplir le dossier avec les informations de l’entreprise ;
* ajouter les documents habituels : assurance, SIRET/Kbis, logo, fiche produits, RIB si nécessaire ;
* préparer l’e-mail de retour ;
* archiver les documents et mettre à jour le statut.

10. Dossiers disponibles sur sites de communes ou collectivités
Parfois, les organisateurs indiquent que le dossier est disponible sur le site de la commune ou de la collectivité.

Le système doit pouvoir lire l’e-mail, comprendre où chercher, naviguer sur le site, trouver la bonne page, télécharger le dossier, l’analyser, récupérer l’adresse de retour et préparer le dossier rempli avec l’e-mail associé.

Il doit aussi signaler les limites : captcha, page introuvable, formulaire fermé, connexion obligatoire, paiement ou signature nécessaire.

11. Intégration de notes terrain
Je veux pouvoir copier-coller des notes prises sur le terrain lorsqu’un exposant, un organisateur ou un client me conseille un événement.

Ces notes peuvent contenir un nom approximatif, une commune, une période, des coordonnées, une fréquentation estimée, un nombre d’exposants, un avis terrain ou une consigne du type “à contacter en janvier”.

L’IA doit analyser ces notes, structurer les informations, retrouver l’événement si besoin, enrichir les données manquantes, créer ou mettre à jour la fiche événement, programmer les relances et intégrer ces informations dans le scoring.

Profil recherché :
Je cherche une personne capable de gérer le projet de bout en bout : choix des outils, architecture, automatisations, agents IA, CRM/base de données, emailing, interface simple, tests, documentation et prise en main.

Le profil doit être pragmatique. Je préfère une solution robuste et claire plutôt qu’un système trop complexe.

Compétences appréciées :
agents IA, OpenAI API ou équivalent, n8n, Make, Zapier, Airtable, Google Sheets, Notion, Dolibarr, Gmail, emailing, scraping légal, recherche web structurée, lecture PDF/Word/Excel, automatisation de relances, scoring commercial, UX simple.

Livrables attendus :

* proposition MVP + chiffrage ;
* proposition version finale + chiffrage ;
* architecture simple ;
* base de données claire ;
* workflows fonctionnels ;
* système d’emailing et relances ;
* scoring A/B/C/D ;
* fonction d’ajout de notes terrain ;
* gestion des dossiers d’inscription ;
* documentation ;
* première phase de test réelle.

Merci d’indiquer vos outils recommandés, votre méthode, les délais, le budget MVP, le budget version finale, les limites du système et vos références sur des projets similaires.