Gestion evenements ("affaires") avec documents liés au fil de l'eau

Je suis un particulier et membre actif d'un conseil syndical d'une co-propriété.
Pour une gestion plus simple, et efficace des nombreux évènements, sujets, affaires je cherche à mettre en place un soft de suivi de tous ces évènements, avec les liaisons des documents liés au fil de l'eau..
=> Un évènement nouveau est déclenché par la réception d'un mail, ou la création d'un mail relatant l'évènement, ou un RDV prévu ou non.
=> Les suites données a cet événements se concrétisent par des actions d'informations, de questionnements, et d'ordres de travaux, toutes gérées par envoi réceptions de mails et documents reçus par mails.

J'ai longuement essayé de concevoir un "a peu près" grâce à un mix entre plusieurs softs et applis tel que Draft.io , Monday , Clickup et OneNote que je retiens pour ses fonctionnalités pratiques de sous-ensembles attribuables aux "affaires" ouvertes...
Mais force est de constater que, pour le moment, rien n'est suffisamment et possiblement séduisant par rapport à mes attentes..
Ceci reste ma vision et peut me tromper bien sur..

Est-ce que ce type de soft existe déjà , ou pourrait devenir l'occasion d'être créé par l'un de vous , comme un "partagiciel" éventuellement , ou autre ...