Automatisation no code

Nous utilisons Make, Airtable, forms.app, Fillout, Softr, Beds24, Stripe, et Chatbase et avons développé une grande partie de notre système d’automatisation. Cependant, il reste quelques ajustements à finaliser dans notre entreprise de conciergerie, qui gère des logements en location de courte durée.

Les tâches à accomplir sont les suivantes :

Envoyer un contrat aux voyageurs 48 heures avant leur arrivée, en utilisant Airtable, Make et forms.app.

Utiliser les données d’Airtable pour envoyer automatiquement un message via Make qui atteindra les voyageurs sur Beds24. Ce message contient un formulaire de contrat et de paiement de la caution via Stripe sur forms.app.

S’assurer de la signature du contrat et du paiement de la caution pour intégrer ces informations directement dans la fiche du voyageur sur Airtable.
Après la signature du contrat et le paiement de la caution, envoyer un message offrant un accès à l’application pour le check-in des voyageurs. Dans cette même automatisation, inclure via une requête API à KeyNest le code d’accès pour certains logements, en appliquant des filtres selon les logements.

Essayer d’ajouter l’identifiant du contrat de forms.app et du paiement Stripe dans Airtable pour un suivi précis, puis utiliser ces informations pour rembourser automatiquement la caution 7 à 10 jours après le départ des voyageurs, sauf en cas d’incident signalé sur Airtable, auquel cas le remboursement devrait être manuel.

Automatiser la récupération des messages via le webhook de Beds24 et intégrer Coinbase pour interagir avec les voyageurs, en leur fournissant à l’avance dans l’automatisation le Book ID de la réservation, ainsi que le nom et le prénom des voyageurs, et le logement loué.
Ajouter et mapper automatiquement dans la fiche du voyageur sur Airtable des informations spécifiques selon le logement, telles que le nom du voyageur et le montant de la réservation, pour que Chatbase puisse aisément aider le voyageur avec les informations préalablement configurées.

De plus, nous avons créé un formulaire via Airtable pour gérer des situations d’urgence extrêmes, telles que des coupures d’électricité ou d’eau dans le logement. En cas d’urgence, le voyageur peut remplir ce formulaire Airtable. Chaque soumission de formulaire, que ce soit une ou plusieurs en cas de multiples problèmes rencontrés par le voyageur pendant son séjour, sera automatiquement enregistrée et intégrée dans sa fiche voyageur sur Airtable, garantissant ainsi un suivi précis de tous les incidents.

Il est essentiel que chaque étape de ce processus soit soigneusement documentée afin de pouvoir retracer tout le parcours effectué. Cette documentation nous permettra de créer un guide détaillé pour l’intégration de nouveaux logements et la délégation de ces automatisations à nos agents internes.

Cela assurera une transition fluide et efficace, facilitant ainsi l’expansion et la gestion efficace de nos opérations.