Génération de rapports Word sur base de fichiers Excel et infos MAJ

Nous souhaitons pouvoir générer un rapport (plaquette des comptes de nos clients , rapport d’une vingtaine de pages) via un outil personnalisable et simple d’utilisation.

Le principe revient à importer un fichier Excel de 5 colonnes dans l’outil ainsi que de renseigner quelques champs supplémentaires pour que le logiciel sorte automatiquement sous format Word ou PDF un rapport d’une vingtaine de pages contenant des titres et des paragraphes standards et des tableaux (la « plaquette annuelle des comptes »). Le logiciel propose différents formulaires pour ajuster les tableaux et paragraphes standards (« rapports type »).

L’objectif est que cet outil conserve ce qui est alors paramétré en son sein pour ne pas avoir à refaire l’ensemble des démarches lorsqu’on souhaite modifier quelque chose ou lui importe un nouveaux fichier Excel telle que l’année suivante pour établir le rapport de l'année suivante. Le logiciel prend alors en compte les données de l'année précédente pour alimenter les colonnes N-1 des tableaux. Pour les tableaux contenant des informations N-1, le logiciel ira ainsi chercher directement les informations collectées au titre de l’année précédente.

Le fichier Excel à importer (que l’on appelle « balance ») contient 5 colonnes. Dans sa première colonne on trouve exclusivement des références allant de 1 à [Téléphone visible pour les membres Pro] (on parle de « numéro de comptes »). La deuxième colonne contient le nom que l’on donne à cette référence (on parle de « libellé de compte »), la troisième et la quatrième colonnes contiennent (ou pas) un nombre (l’une s’appelle DEBIT et l’autre « CREDIT ») et enfin la cinquième colonne contient une information analytique (Il est indiqué soit « ASC ; soit « AEP » soit rien du tout).
Sur la base de fichier Excel importé (cette « balance ») une multitude de tableaux vont être remplis automatiquement ou préremplis (des formulaires permettent alors de les finaliser).
Quel que soit le tableau, il se renseigne de la même façon que les autres et toujours sur la base du même fichier Excel.
Le temps à consacrer à la conception de cet outil n’est donc lié au nombre de page de la « plaquette » (car nous fournissons l’ensemble des contenus, des tableaux et des critères pour que ces derniers s’alimentent) mais du nombre de fonctionnalités que nous attendons du cet outil.

Cet outil existe chez nos concurrents mais n'est pas à vendre, chacun doit faire son logiciel. Une présentation vidéo de ce qui est attendu précisément pourra néanmoins être faite de ce fait.

Le code à utiliser ou le type de logiciel pour concevoir cet outil est laissé à l’appréciation du codeur tant que le code /logiciel est simple et grand public (EXCEB via VBA etc.).
L’idée étant que chaque collaborateur du cabinet comptable puisse disposer sur son ordinateur de cet outil et qu’il puisse utiliser cet outil pour établir la plaquette des comptes de plusieurs clients différents (aucun lien entre eux). Il est alors possible d’imaginer de réaliser un outil de type fichier Excel que l’on duplique pour utiliser sur un nouveau client ou une base de données qui demande d’indiquer en premier lieu le nom du client pour lequel on souhaite travailler (ou propose d’en créer un nouveau).
Notre seule exigence est que chaque utilisateur dispose d’un outil autonome (non lien à une base de données qu’elle soit en ligne ou via serveur). Si l’outil est un fichier de type Excel, cela n’empêche pour autant pas de pouvoir le placer sur un réseau partagé.

Le concepteur devra prévoir dès le départ que l’outil puis faire par le suite l’objet de mise à jour, aussi bien pour corriger des éventuels bugs, réaliser des améliorations ou des fonctionnalités complémentaires etc..

Votre interlocuteur chez nous sera lui qui a déjà réalisé ce projet dans un autre cabinet concurrent. C'était l'interlocuteur de l'informaticien qui avait créé cet outil. En 2,5 mois de travail l'outil était opérationnel. Normalement, du fait de cette expérience, cela devrait être un peu moins long à mettre en place ici.