Assistante virtuel

Bonjour

Dans le cadre du développement de mes activités web et immobilier, je recherche une ou des personnes capables de m’aider dans différentes tâches administratives.

Entrepreneur en location courte durée / conciergerie cherche personne de confiance ou société pour le seconder :

1/ dans sa conciergerie / immobilier (immédiat) 
2/ dans son activité de bloggeur (2eme temps) 

Tâches possibles / envisagées

Relation client : priorité 1

Vous serez en charge :

de la relation client, 
vous superviserez les équipes terrain

Vous serez entre ces équipe et le directeur. 

Missions

gestion des emails avec mes clients

gestion relation client Airbnb et booking de mes appartements
répondre aux messages des clients airbnb/booking/expedia  sur les messageries

Répondre au téléphone aux clients

assurer une permanence téléphonique d'urgence pour les clients (8-22h)
être en mesure d'envoyer l'assistance technique (plomberie / divers) sur les différentes adresses de location 

suivre et remplir la faq avec clients, la mettre à jour
assurer la mise à jour des messages type destiné aux clients 

éditer les factures des clients

rédiger des réponses aux commentaires des clients sur les plateformes 

procéder aux modifications planning des femmes de ménage / s'assurer de la disponibilité/ absence des équipes 
tenir à jour la liste des ménages effectués pour la comptabilité

Faire un compte rendu quotidien ou hebdomadaire par mail au client pour le tenir informé. 

Administration et secrétariat : priorité 2

payer des services web
Rembourser un client
réserver des prestations
rédactions de procédures
classer trier les factures lié aux achats sur le projet dans dropbox pour le comptable 
remplir tableau de suivi des dépenses pour le client
relire le journal / livre que le client écrit (40 000 mots) 
relire / corriger / mettre en page les articles blog du client 
mettre en ligne les articles de blog / mettre en page 
Classer les notes/ idée du client 
ranger ses documents / Evernote / bloc
transcription de vidéo / interview/ audio du client pour son blog
mettre à jour les bases de données client en vue d'emailing  (utilisation mailchimp)
exploiter les résultats des questionnaires remplis par les clients (pré check post check in) 
être capable de proposer des modifications dans les documents pour les clients en vue de simplification
rechercher / tenir à jour calendrier des événements d'ampleur susceptible de faire varier prix des locations 
proposer des idées en termes de stratégie ou de ventes de produits en plus
être capable de proposer des mesures de simplification dans notre collaboration/ dans les classements i

idéalement vous savez mettre en place des automatisme (Zapier / iftt) pour remplir des google sheet/ excel) / remplir les agendas / etc

Activité blogging : priorité 3

YouTube

Création de vignettes
montage vidéo simple
mise en ligne de vidéo
création des descriptions

Podcast

montage audio de 1h
couper raccorder
amélioration rendue audio
mise en ligne

Blog

mise à jour WordPress
poster des articles
corriger des articles
avoir des compétences seo serait un plus

Compétence et logiciel maîtrise ou connaissance souhaitée :

Indispensable

mailchimp 
evernote 
trello
gmail 
google drive 
Google calendrier
Google doc, création de doc, mise en page, partage
excel / word, idem
skype, google hangout
Dropbox
wordpress, mise à jour du blog, modération, publication
Savoir modifier des doc / passer en pdf
Canva

Si possible

Environnement mac (pages, numbers, keynote…)
Adobe première / lightroom/ photoshop / Ai/ audition
Audacity
slack 
toggle
Zapier / iftt 
Connaissance des channel manager 
Extranet booking
airbnb 
expedia

Conditions

Débutant accepté
Formation possible via doc et vidéo

Période d'essai de 1 mois avec une délégation de tâche petit à petit par étapes sous la supervision du client (pdf expliquant la façon de procédé/ vidéo auto sur taches spécifiques, etc)

Si vous donnez satisfaction, une délégation et un volume de travail plus conséquent seront accordés.

La relation d’équipe et la confiance sont essentielles dans cette collaboration, le client espère connaître et avoir l'occasion de développer une vraie relation amicale avec son employé.

Fonctionnement

Un test sera réalisé sur une semaine

L’employé devra noter dans un doc partagé Jour et heure ou il travaille pour le client, ce document type google doc / application toggl/trello/slack et sera visible du client qui pourra ainsi évaluer / suivre/ donner ses directives 

Un bilan chaque semaine pour évaluer la qualité du travail et résultat attendu sera réalisé. 
Une fois cette période de test réalisé une nouvelle période de 1 mois sera faite avec un bilan final.

volume horaire

1 h/ hebdomadaire au début puis 2 ou 3h par la suite en fonction des missions et volume d'affaires 
7j/7j
possibilité de travailler en petite agence ou à 2/3 freelance aussi.

Durée

1 mois d'essai renouvelable 3 fois puis on par sur 6 mois renouvelables et plus.

prix / salaire : durant la période d'essai, un contrat sera fixé sur un volume horaire / prix, le tarif sera à négocier en fonction du degré de compétence et qualification de l'employé : le secrétariat de base en estimé à 5 à 10 €/h.

Paiement

virement bancaire toutes les semaines au début  ou PayPal

Puis tous les 15 jours. Et puis tous les mois.

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Toutes candidature sera étudiée

Merci