Automatisation réponse mail / fichier client

L'activité est la gestion de logement en courte durée. Je souhaite automatiser une partie des communications et créer un fichier client. Voici le processus à "automatiser" je n'ai pas d'outils prédéfini mais j'aimerais rester dans les outils Google et Jotform.

Objectif constituer un fichier client et répondre en automatique:

Processus lors d'une nouvelle réservation:
- Mail de confirmation des plates formes de réservations: airbnb, booking.
- Avec les mails airbnb il manque des informations (vrai email client, numéro de mobile) J'ai besoin que le client nous confirme son heure d'arrivée et si il a des remarques.
- Il faut donc demander les informations aux nouveaux clients (via formulaire jotform pour le moment)

Pour exemple vous trouverez dans ce fichier Doc [URL visible pour les membres Pro]

Les captures écrans d'une personne chez qui j'ai réservé et qui fait ça en automatique. Si vous avez d'autres idée pour gérer la chose je ne suis pas fermé.

Je reste disponible pour toutes questions!