Modification de la planification dans le CRM en automatique

1. Contexte
MON CLIENT est un spécialiste en isolation des batiments. Il planifie ses chantiers dans Wavesoft (CRM et Gestion, version 25, base SQL Server) : chaque pose (combles, sol, murs, rampants…) est une action de l'agenda, avec son type, sa date et son affaire. Les constructeurs envoient par mail des comptes rendus de chantier (le plus souvent en PDF, parfois avec des tableaux de planning de tous les corps de métier) qui indiquent la semaine d'intervention de MON CLIENT. Aujourd'hui, un collaborateur les lit, retrouve l'affaire dans Wavesoft et modifie la date à la main. Volume estimé : de l'ordre de 1200 comptes rendus par an, soit environ 5 par jour ouvré.
2. Objectif
Lire automatiquement les comptes rendus reçus dans Gmail, retrouver la bonne action dans Wavesoft et mettre à jour sa date, de façon fiable et traçable, en libérant du temps pour le commercial. Les cas douteux sont renvoyés à une personne, jamais devinés.
3. Périmètre
• Inclus : lecture des comptes rendus reçus dans un dossier dédié de la messagerie Gmail ; extraction des informations utiles ; rapprochement avec les actions de pose à faire ; mise à jour de leur date ; compte rendu quotidien ; documentation et formation de prise en main.
• Exclu : toute modification autre que les dates et heures d'une action existante (pas de création d'action ni d'affaire).
4. Besoins fonctionnels
• Lecture des mails et des PDF, y compris les PDF en tableau (la semaine de chaque entreprise est alors dans une grille) et les mails sans pièce jointe.
• Extraction : client, adresse du chantier, commune, ligne de travaux de MON CLIENT, semaine d'intervention, nombre d'interventions de MON CLIENT (une affaire peut en avoir deux, par exemple sol et combles).
• Rapprochement avec l'action de pose à faire correspondante (nom du client, adresse du chantier, commune, nature des travaux ↔ type de l'action dans Wavesoft). En cas d'hésitation entre deux chantiers, aucune écriture.
• Calcul de la date : lundi de la semaine annoncée ; durée de l'action conservée ; dates passées ou aberrantes refusées.
• Décision automatique, sans validation humaine préalable : écriture si tout est sûr ; sinon le mail est classé « à la main » avec la raison ; si la date est déjà la bonne, aucune écriture.
• Tableau quotidien envoyé par mail au client: dates modifiées, cas à traiter à la main avec leur raison, déjà à jour. Alerte par mail en cas d'erreur de traitement.
5. Contraintes techniques et de sécurité
• Wavesoft : seules les dates et heures des actions existantes sont modifiées, par un moyen supporté par l'éditeur ; aucune écriture directe en base. Tout accès à la base en lecture est limité au strict nécessaire (lecture seule, compte dédié).
• Données : hébergées en Union européenne, sans réutilisation par un fournisseur d'IA (entraînement exclu) ; contrat de sous-traitance des données (RGPD) exigé ; toute installation sur le système d'information de MON CLIENT soumise à l'autorisation écrite du dirigeant, journalisée et réversible.
• Accès à distance : le prestataire intervient à distance, par un accès de type bureau à distance (RDS) fourni par MON CLIENT ou son hébergeur, avec un compte nominatif, limité au périmètre du projet et journalisé ; l'accès est retiré à la fin de la mission.
• Environnements : essais d'abord sur une base de test [MON CLIENT_FORM], puis production.
6. Critères de réussite
• Lecture des comptes rendus : au moins 95 % corrects sur un jeu d'essai de comptes rendus réels fourni par MON CLIENT, formats en tableau compris. Une semaine inventée ou une mauvaise action modifiée est une erreur grave.
• Marche à blanc de 2 semaines : la solution lit les vrais mails et décide, sans rien écrire ; ses décisions sont comparées au travail manuel.
• Puis 4 semaines d'écriture automatique avec tableau quotidien, avant bilan et passage en exploitation courante.
7. Livrables et planning indicatif
Solution installée et testée ; documentation d'exploitation (installation, reprise après panne, retour arrière) ; formation de prise en main ; rapport des essais. Planning : essais sur la base de formation [semaines 1 à 3], marche à blanc [2 semaines], écriture automatique [4 semaines]. Maintenance : [à proposer, avec le prix]. Budget 6000 euros
8. Contenu attendu de la réponse
Devis ferme hors taxes détaillé par phase ; délais ; coûts récurrents estimés (IA, hébergement) ; maintenance proposée ; références de projets comparables (intégration Wavesoft, automatisation par IA) ; organisation du contrat de sous-traitance RGPD.