Convoyage de véhicule et préparation de véhicule

document condensé que tu peux envoyer à l'Agence Lewis pour verrouiller leur prestation, ou à d'autres prestataires pour comparer des devis.

Il transforme ta demande d'une "liste de robots" en un système de gestion d'entreprise automatisé.

🧭 CAHIER DES CHARGES : SYSTÈME OPÉRATIONNEL "CONNECT AUTO"

1. VISION DU PROJET

L'objectif est de créer un moteur opérationnel "Zero-Touch" capable de gérer la croissance de Connect Auto sans intervention humaine constante. Le système doit automatiser le cycle de vie d'une mission, de la prise de commande client au recouvrement financier.

2. ARCHITECTURE TECHNIQUE (STACK CIBLE)

Le prestataire doit déployer la solution sur des outils appartenant au client :

Base de données : Airtable (Cerveau central).

Automatisations : Make (Integromat).

Interface Terrain : WhatsApp Business API (Communication bidirectionnelle).

Intelligence : OpenAI (GPT-4o) pour l'extraction de données et l'analyse d'images.

Flux Cash : Connexion API Qonto / Stripe / Logiciel de comptabilité.

3. SPÉCIFICATIONS FONCTIONNELLES (LES 4 PILIERS)

A. Traitement des Commandes & Dispatch "Intelligent"

Entrée : Lecture automatique des emails/WhatsApp clients par IA (extraction des dates, lieux, types de véhicules).

Dispatch Différencié :

Convoyage : Envoi en cascade par proximité et scoring prestataire.

Nettoyage : Filtrage drastique (uniquement prestataires "Élite", validation du matériel et des créneaux).

Calcul de Marge : Le système doit calculer instantanément la marge brute prévisionnelle avant l'envoi de la mission.

B. Onboarding & Conformité

Self-Service : Formulaire unique pour dépôt des documents (Kbis, RC Pro, Permis).

Contrats : Génération auto et signature électronique intégrée.

Blocage : Interdiction automatique de dispatcher une mission à un prestataire dont les documents sont expirés.

C. Exécution Terrain & Preuves (IA Vision)

Validation Photos : Obligation d'uploader 4 photos (Avant/Après) pour clôturer une mission.

Analyse IA : L'IA doit vérifier en temps réel la présence et la qualité des photos. Si non conformes, le robot relance le prestataire immédiatement sur WhatsApp.

Horodatage & GPS : Enregistrement automatique des heures réelles de prise en charge et livraison.

D. Flux Financier 360° (Entrées & Sorties)

Facturation Prestataire : Génération auto dès la mission validée + préparation du virement sur Qonto.

Facturation Client : Envoi automatique de la facture au client avec le rapport de mission (photos).

Suivi Paiement : Rapprochement bancaire automatique. Si une facture client est impayée à l'échéance (J+7), déclenchement d'un cycle de relances automatiques (Email/SMS).

4. DASHBOARD DE PILOTAGE (AIRTABLE)

Le tableau de bord doit permettre une lecture immédiate de :

Missions en cours : Statuts visuels (En attente, En transit, Livrée, Litige).

Santé Financière : Marge nette réelle par mission, par client et par mois.

Scoring Prestataires : Classement dynamique basé sur la ponctualité et la qualité des retours photos.

Exceptions : Vue filtrée affichant uniquement les missions nécessitant une intervention humaine (Impayés, Retards, Photos manquantes).

5. LIVRABLES ATTENDUS

Configuration complète de l'espace Airtable.

Scénarios Make fonctionnels et testés.

Configuration de l'API WhatsApp Business.

Transfert de propriété : Tous les accès administrateur et licences au nom de Connect Auto.

Documentation : Guide d'utilisation simplifié pour modifier les tarifs ou les templates de messages.

💡 Conseil d'expert pour tes devis :

Lorsque tu présenteras ce document, demande aux prestataires :

"Quel est le taux de succès estimé de l'extraction de données par l'IA sur les mails clients ?" (S'ils disent 100%, ils mentent. Vise 90-95% avec une alerte pour les 5% restants).

"Comment gérez-vous la sécurité des données bancaires lors du rapprochement ?"

Ce cahier des charges te positionne comme un client exigeant qui sait exactement où il va. Tu es prêt !