Réalisation d'un site vitrine et d'un site de gestion

Nous organisons chaque année un Forum étudiant avec plus de 220 entreprises et 7500 visiteurs
Nous souhaitons un site web vitrine CMS qui nous permettrait de modifier certaines informations sur le site. Le site reprendra la structure de notre ancien site (forumetp.org) avec un nouveau design.

En parallèle, nous avons un site de gestion. Il a deux objectifs
1- Permettre aux entreprises de s'inscrire et de choisir leurs options avec le moins de friction possible
2- Donner des accès admin différents aux membres de l'association afin de leur permettre, grâce aux informations d'inscription, d'automatiser certaines tâches et d'optimiser la gestion de l'évènement.

Voici un cahier des charges complet pour le site de gestion :
Besoins fonctionnels
Partie User (Entreprises)
Objectif principal : L’objectif principal est de fluidifier le processus d’inscription des entreprises et d’encourager un nombre plus élevé d’achats. Le site doit être clair et limiter les frictions dans le parcours utilisateur.
I. Inscription d’une entreprise
• Informations générales : L’entreprise devra renseigner son nom, domaine, numéro SIRET, nombre de salariés, etc.
• Dépôt des logos : Les logos seront téléchargés et renommés automatiquement pour faciliter l'automatisation des éléments graphiques, tels que le book et autres documents visuels.
II. Processus de commande BC1
• Objectif : Permettre à l’utilisateur d'enregistrer sa progression tout au long du processus et encourager un nombre plus élevé d'achats.
o Structure de la page :
 Un panier à droite résumant les achats effectués.
 Un indicateur de progression sous forme de flèche en haut de la page, affichant les étapes complétées.
o Éléments de la page :
 Première page : Introduction avec explications sur BC1 et BC2.
 Choix des stands : Affichage visuel des stands avec différents visuels. ( En fonction du nombre de salariés, on peut faire des recommandations pour essayer d’augmenter le prix moyen du panier )
 Packs : Plusieurs packs seront proposés avec différents services inclus, facilitant l’achat groupé et des paniers plus élevés (Différent de pack Plus / Simple) c’est juste un pack intégrant plusieurs produits.
 Options de communication : Choix des options de communication.
 Book : Saisie des textes. Les champs varient en fonction du domaine de l’entreprise.
 Validation des informations de facturation : Confirmation si l’adresse de facturation ou le nom de facturation est différent de celui entré au début (pour éviter les allers retours avec le Trésorier)
 Édition et envoi de la facture : La facture sera envoyée automatiquement par email après validation par le Trésorier.
III. Processus de commande BC2
• Objectif : Permettre à l’utilisateur d'enregistrer sa progression tout au long du processus et encourager un nombre plus élevé d'achats.
o Structure de la page :
 Un panier à droite qui résume les achats effectués et un menu de progression en haut.
o Éléments de la page :
 Première page : Introduction avec des explications.
 Options d'achat : Sélection des options supplémentaires.
 Édition et envoi de la facture : La facture sera envoyée automatiquement par email après validation par le Trésorier.
IV. Fiche SPS
• L'entreprise devra fournir toutes les informations nécessaires à la fiche SPS.
• Un PDF sera généré automatiquement avec les informations utiles pour le standiste.
• Après validation par le responsable logistique, le PDF sera automatiquement envoyé au standiste par email.
V. Exposants
• L’entreprise pourra inscrire les noms et prénoms des personnes présentes lors du Forum.
• Le site génère automatiquement des étiquettes en format PDF pour la création des badges.
• La graphiste pourra personnaliser le design des badges, et les noms seront automatiquement intégrés dans le design. ( à voir )
 
Partie Admin (Gestion interne)
Objectif principal : L’objectif principal est d’exploiter les données d’inscription des entreprises pour automatiser les tâches chronophages, faciliter la gestion de l’événement et donner un accès clair et rapide à l’information.
Page d’accueil : Dashboard
• Le tableau de bord affiche les tâches en attente de validation et un menu de navigation à gauche pour accéder aux principales fonctionnalités. Ce Dashboard est adapté en fonction du statut du membre se connectant.
Accès Président
• Vue globale des performances comparées à l'année précédente.
• Accès aux dernières tâches effectuées et aux tâches en attente de tous les membres.
Accès Trésorier
• Validation des factures : Possibilité de valider les factures directement sur le site. Si nécessaire, elles peuvent être modifiées.
• Modification des factures : Possibilité de modifier les factures, modifier le nom de l’entité de facturation, de la date, ajout du numéro de commande entreprise, modification des prix ht et ttc.
• Envoi des factures : Une fois une facture validée ou modifiée, elle peut être automatiquement envoyée par mail à l’entreprise. ( Le site connait automatiquement l’adresse à laquelle envoyer. L’envoi se fait avec un seul clic en cliquant sur l’icone )
• Suivi des paiements : Le trésorier peut marquer les factures comme payées ou en attente et automatiser l’envoi de rappels aux entreprises n'ayant pas payé. Le site web joindra automatiquement la facture au mail. Les factures du BC1 et du BC2 sont séparées pour faciliter la gestion ;
• Exportation des données financières : Le trésorier pourra exporter des rapports Excel concernant ses responsabilités.
Accès Responsable Commercial
• Gestion des produits : Ajout, modification et suppression de produits à vendre (stands, packs, options, etc.).
• Analyse des performances : Comparaison avec l'année précédente à la même période.
• Suivi des entreprises : Accès aux dossiers des entreprises et assignation des entreprises aux commerciaux.
• Peut modifier les informations des entreprises (ajouter des produits à leur commande etc…)
• Analyse comportementale : Un outil pour analyser les comportements d’achat des entreprises au fil du temps. ( à voir )
• Il assigne des entreprises aux commerciaux.
• Envoi de mails groupés : Capacité d'envoyer des mails personnalises à plusieurs entreprises. (Invitation, enquête de satisfaction, Consignes avant l’évènement…)
Accès Commercial
• Suivi des entreprises : Visualisation des entreprises dont le commercial est responsable et comparaison avec l'année précédente.
• Peut modifier les informations des entreprises (ajouter des produits à leur commande etc…)
• Envoi de mails groupés : Capacité d'envoyer des mails personnalises à plusieurs entreprises. ( Invitation,Rappel, enquête de satisfaction, Consignes avant l’évènement…)
Accès Responsable Communication
• Suivi des tâches : Visualisation des tâches effectuées et en attente au sein du pôle communication.
• Gestion des partenaires presse : Suivi des termes des contrats avec les partenaires presse et automatisation des envois de mails aux partenaires.

- Le site ne permet pas d'envoyer l'ensemble du cahier des charges. Il pourra vous être transmis ultérieurement.