Créer un site web responsive, et concevoir le Doctolib de l'immobilier

Stratégie d’un nouveau logiciel de CRM

Digitaliser le système de relocation, le repenser afin d’optimiser le temps que ce processus demande. En effet, dès lors que nous recevons un préavis nous devons le mettre en annonce, ainsi obtenir des contacts et réaliser les visites.
Seulement la quantité de demande par appartement est très intense, et organiser son planning de visite pour un jour prend souvent une journée entière en amont.
Car il faut coordonner son planning, les disponibilités du locataire souvent encore présent dans l’appartement et les disponibilités des visiteurs. Il faut aussi l’optimiser pour éviter les allers-retours sur le même bien, c’est-à-dire regrouper les visites.

En réponse à cette problématique, l’axe d’amélioration proposé est un logiciel de prise de rendez-vous propre à la mon agence.
Le principe est le même que DOCTOLIB : un logiciel de gestion des rendez-vous réservée aux professionnels de la santé ainsi qu'un service de prise de rendez-vous en ligne, destiné aux patients. Mais ce site web est dédié aux services de santé.
L’idée est donc de créer le DOCTOLIB de l’immobilier dont le but de cet outil est d’améliorer l’efficacité des organisations des calendriers, et d’améliorer l’expérience des clients.

Contrairement à DOCTOLIB, qui fonctionnent avec un site web et une application, nous créerons un site web responsive, en raison du coût important de la création d’une application, dont les coûts s’élèvent à plus de 100 000 € pour un tel site.

Qu’est-ce qu’un site web responsive ?

Un site web responsive, est une manière de concevoir un site web afin que son contenu s’adapte automatiquement à la taille de l’écran utilisé (ordinateur, tablette, smartphone …).
Il cible donc une large audience et représente une source importante de trafic.

On appellera notre site web responsive par l’abréviation du nom de l’agence « PLD ».

Mais comment cela fonctionne du côtés des clients ?

Lorsqu’un prospect consulte une annonce mise en ligne par l’agence, sur nos passerelles, seloger ou Leboncoin, il sera écrit dans l’annonce : « Pour votre prise de rendez-vous, cliquer sur ce lien et accéder au calendrier, puis choisissez votre créneau ». Un lien permettra d’y accéder rapidement.
Pour toutes les personnes qui ne sont pas adepte de ces technologies, elles pourront toujours se rendre directement sur notre site internet et nous joindre au numéro de l’agence.
Cela permettra toujours de diminuer le nombre d’appels. La manipulation n’étant pas compliquée et la nécessité de se loger étant un des besoins premiers, cela ne devrait pas détourner nos potentiels futur locataires de leur objectif de prise de rendez-vous.
Pour les personnes qui consultent directement l’annonce du site internet déjà existent, il leur sera proposer la même chose dans l’annonce. Ainsi cette innovation favorisera la fidélisation client et incitera à faire davantage parler de l’agence.

Une fois le site web responsive, PDL, ouvert pour la première fois, une simulation leur sera proposée afin que les visiteurs sachent à quelles locations prétendre. Bien sûr dans le respect du règlement européen sur la protection des données (RGPD). La situation de chacun pouvant évoluer, la simulation pourra être modifiée à tout moment dans les réglages. Un filtre de rechercher sera appliqué d’office, limitant les visites inutiles, qui n’aboutiront pas à cause des dossiers jugés trop fragile.
Si le dossier du prospect est solvable, il sera dirigé directement sur le lien des locations sélectionnées. Dans le cas contraire, un message sera affiché lui expliquant les raisons pour lesquelles nous le redirigeons vers d’autres appartements ou bien aucun si le dossier est trop volatil.
Ainsi nous ne laissons pas nos prospects dans l’incompréhension.
Pour toutes les futures connexions à PDL après son premier usage, le site web responsive s’ouvrira sur les annonces des appartements disponibles avec le filtre automatique dû à la simulation réalisée en amont.

Sur PDL, il sera possible de sélectionner des appartements, de les mettre en favoris ou au panier. Des filtres seront proposés comme : le secteur, le budget, la superficie…
Dans les réglages, il sera possible de :
- Supprimer un rendez-vous
- Mentionner qu’une annulation à deux reprise, 24h avant l’heure du rendez-vous, bloquera le compte
- Accéder à une FAQ, une rubrique qui regroupe les réponses aux questions les plus récurrentes
- Créer des alertes
- Laisser un avis
- Faire une simulation concernant l’état de son dossier de candidature
- Accéder aux politiques de l’application et aux mentions légales,
- Joindre l’agence par mail ou par téléphone
- Se déconnecter de l’application

Pour la prise de rendez-vous, direction le panier, c’est simple, il suffit de choisir l’appartement que l’on souhaite visiter et de sélectionner un créneau parmi ceux disponibles.
Pour l’imiter les abus des prises de rendez-vous, seulement 2 visites pour deux appartements différents seront possibles, et cela jusqu’à ce que les rendez-vous soient honorés, après cela le compteur se remettra à jour (mentionné dans le panier).
Pour valider la visite, le numéro et l’adresse électronique seront demandés, afin de recevoir un sms de rappel et un mail avec la pièce jointes mentionnant les éléments à fournir pour constituer le dossier locataire. C’est un autre point qui permet d’éviter les rendez-vous manqués et limiter également les appels.

Après la visite, une notification sera envoyée directement via PDL pour proposer aux visiteurs de déposer leurs dossiers sur le logiciel, ainsi qu’une seconde notification pour les inciter à laisser un avis, dans le but d’améliorer la visibilité de l’agence.

Et du coté des commerciaux ?

Les commerciaux devront mettre en annonce les biens disponibles sur PDL en renseignant pour chacun d’entre eux leurs disponibilités (tout en optimisant leur calendrier).
Il leur sera conseillé de rapprocher les créneaux pour un même bien et en cas d’un deuxième appartement à faire visiter ensuivant, choisir ses visites sur un appartement dans le même secteur pour éviter les déplacements inutiles.
Ils devront également publier les annonces sur les différentes passerelles (Leboncoin, seloger) avec le lien dans le descriptif de l’appartement pour accéder au site internet.

Ils devront ensuite consulter régulière leur calendrier pour honorer eux aussi les visites.
Afin de ne pas être pris au dépourvu, des notifications leur seront envoyées à chaque prise de rendez-vous et en cas d’annulation. PDL se synchronisera avec l’application calendrier sur mobile et sur PC ainsi toutes les modifications seront mise à jour.
Les commerciaux auront aussi la main sur PDL, pourront prendre des rendez-vous eux même pour les personnes qui n’y arrivent pas et qui appellent directement à l’agence.
De plus ils pourront librement :
- Supprimer des créneaux de visites qui n’ont pas encore été pris
- Joindre les clients pour les prévenir d’une annulation en cas d’imprévu
- Proposer un nouveau créneau.

Il restera toujours des appels à traiter pendant cette phase provenant des personnes ayant des questions spécifiques ou des appels à la suite d’éventuels bug mais la quantité d’appel sera moindre avec ce nouveau fonctionnement.

Une fois toutes les visites effectuées et le bien loué, il faudra archiver les annonces sur les passerelles et sur le site web responsive qui le conservera dans la base de données en attendant le préavis du locataire actuel.