Application de gestion client/temps et rapports

Améliorer et automatiser les Taches réalisée par les assistantes

Saisie d’un dossier à partir d’un document PDF avec les coordonnées de l’assuré final (adresse, téléphone, particularité d’accès, n° de sinistre)
Très souvent des coordonnées supplémentaires peuvent être saisies (nom, adresse des voisins, téléphone)

Identification du donneur d’ordre sur liste déroulante (avec ajout des clients possible)
Attention ne pas confondre CLIENT (les groupes d’assurance (5pour le moment) et le site final (adresse de l’assuré)

Possibilité de saisir les actions menées facilement avec rappel si besoin. (L’historique sera facilement consultable)

Prise de rendez vous directement avec l’assuré final.
Avec envoi par mail et SMS à l’assuré de la confirmation de rendez vous.

La saisie de toute ces informations permettra de créer une « FICHE SINISTRE »

L’outil devra posséder un planning des techniciens (8 techniciens pour le moment, cela augmentera par la suite)
Mise en place dans le planning de l’intervention avec envoi par mail de la mission (en pdf) au technicien avec notification d’une nouvelle mission par SMS.
Les techniciens interviendront par la suite pour réaliser l’inspection chez le client.

Les techniciens pourront se connecter à la plateforme pour consulter la fiche sinistre et au besoin l’imprimer

Une fois la mission terminée le technicien devra pouvoir émettre un rapport et clôturer la mission.

Une notification arrivera sur l’assistante concernée sur un tableau de bord reprenant les actions du jour.
Le tableau de bord devra reprendre les informations analytique des rapports réalisés avec possibilité d’exporter les statistiques des rapport sur des périodes données) mais aussi le nombre de missions saisies dans le mois ....

Une fois le rapport effectué par le technicien, l’assistante devra depuis l’application pouvoir imprimer le dossier final composé de documents word et pdf qui sera pré rempli avec les informations saisies dans la fiche contact.

Une fois un dossier facturé il sera clôturé mais devra rester accessible (non modifiable)
Pour consultation.

Un dossier sera clôturé quand il sera facturé avec la date de facture, numéro de facture et rattachement de la pièce jointe (pdf de la facture) provenant d’un autre logiciel et rattachement du rapport d’expertise (rapport qui sera intégré dans la plateforme depuis les tablettes des techniciens), l’asssitante pourra rattacher d’autre document qui seront liés à la meme mission

Depuis le tableau de bord un champ recherche permettra de trouver les missions à partir d’un n° de sinistre, d’un nom de site (client final), n° de facture, adresse...) l’assistante pourra voir le nombre de rapports rendu par des techniciens sur une période, le délais moyen de restitution par technicien...

Un rappel devra être envoyé à l’assistante et au technicien en cas de nos restitution du rapport 3 jours après la date de visite sur site.

Une fonctionnalité devra permettre de décaler facilement des rendez vous et générer l’envoi des SMS et email automatiquement

Depuis la fiche contact l’assistante devra pouvoir envoyer directement des sms et mail au client final avec la possibilité d’accéder à des messages prédéfinis
Nous pourrons nous charger de trouver le prestataire pour la vente des SMS si vous avez des contacts ils sont les bien venus.

ATTENTION :

MERCI DE SCINDER DANS LE DEVIS LA PARTIE RAPPORT ET CONTACT

RAPPORT.

Le rapport se compose aujourd’hui d’un fichier Excel reprenant des informations de la fiche contact (nom su site, adresse, n° d’assuré...)

Des photos prises sur le site et des commentaires du technicien.

Avec la plateforme le technicien recevra une notification à l’arrivée d’un nouveau RDV pour expertise. Il ira chez le client et ouvrira l’application depuis son IPAD.

Dans le rapport de mission il pourra importer depuis la bibliothèque de photo des photos utilisables sur le rapport et importer des photos qui seront rattachées au dossier mais ne figureront pas sur le rapport.

A coté de chaque photos (10 environ) le technicien saisira un commentaire avec la fonction dictée de l’IPAD et pourra modifier le texte le cas échéant

Il fera signer le rapport par le client avec le nom de l’assuré, le nom du technicien et la date du jour

Une fonction synchronisation (les IPADS ne seront pas équipé de carte SIM) permettra d’envoyer les rapports à une assistante de supervision qui contrôlera le rapport et l’enverra aux assurances avec la facture pour règlement.
Ce meme bouton de synchro fera apparaître les nouveaux dossiers à traiter par les techniciens.
Chaque technicien ne verra que les dossiers qui lui seront attribué, l’assistante verra tous les dossiers en cours et clôturés
Les rapport auront des formes différentes (mise en page) en fonction de l’assurance (donneur d’ordre, 5 maximum)

Un bouton facture réglée pourra être mis en place.

Toutes les pièces jointe devront être exportable en 1 ou plusieurs PDF.

Par exemple l’assistante pourra exporter la facture, le rapport, la fiche contact ou d’autres documents scannés en 1 pdf ou par lot séparés.

Demandé dans votre devis

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Le coût de l’hébergement de l’application devra apparaître sur le devis (nous pouvons nous en charger si vous nous communiquez les spécifications d’hébergement)
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Nous sommes à l’écoute si vous avez de solutions d’envoi SMS
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Le coût de la maintenance annuelle du logiciel ou support
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Nous vous demanderons également la fourniture complète des sources.