Comparatif des meilleurs logiciels de facturation pour ESN

Les missions réalisées par les entreprises de services du numérique (ESN) impliquent des règles spécifiques, qu'il n'est pas toujours simple de retrouver dans les logiciels de facturation. D'autre part, le paiement de leurs prestations s'intègre à une gestion plus large : le bon logiciel doit aider à piloter l'ensemble de l'activité, avec une attention particulière apportée au suivi des projets. Nous avons donc sélectionné cinq solutions compatibles et comparé la manière dont elles répondent à ces enjeux.

Quels sont les besoins de facturation des entreprises de services du numérique ?

Les ESN ont des besoins de facturation directement liés à leur mode de fonctionnement. Leur activité repose avant tout sur la vente de prestations à la fois intellectuelles et techniques, et les factures doivent prendre en compte l'expertise mobilisée, ainsi que le temps consacré aux missions.

Au-delà de la création de devis et de factures, qui doit s'avérer la plus fluide possible, l'enjeu est de relier la facturation au suivi des projets. Il faut que les informations concernant les missions, les contrats, les équipes mobilisées et les temps passés soient centralisées et toutes connectées. Cela permet une gestion structurée des projets, avec un véritable enjeu d'optimisation de l'activité.

D'autre part, cette gestion d'ensemble intégrée à la facturation permet de disposer d'une vision précise de la charge de travail des équipes et de la rentabilité des missions : l'entreprise peut donc utiliser le logiciel pour mieux s'organiser autant que pour adapter sa stratégie.

Plus largement, les ESN ont besoin d'un outil capable d'accompagner leur développement commercial. La gestion des prospects et des clients est étroitement liée à la facturation. En centralisant ces informations et en permettant un véritable suivi des opportunités, il devient un levier de croissance pour l'entreprise.

Les modes de facturation requis pour les ESN

Un logiciel de facturation véritablement utile dans le secteur des services informatiques doit être capable de s'adapter à des modalités variées en fonction des différentes prestations proposées. Certaines entreprises, comme les MSP, fonctionnent principalement à l'abonnement, là où celles qui proposent un service de cybersécurité ou du conseil IT vont plus s'orienter vers la facturation par jalons ou en régie.

Voici les principaux formats à retrouver dans les logiciels :

• La facturation au forfait : le prix est fixé en amont dans un devis à partir duquel est générée la facture, potentiellement de façon automatique à la signature du client.
• La facturation au temps passé ou en régie : lorsque le périmètre d'une mission est amené à évoluer et qu'un forfait est difficile à définir, les ESN optent pour une facturation calculée en fonction du temps réellement passé sur la mission (en lien avec les heures et jours renseignés par les consultants dans une feuille de suivi des temps) ou basé sur les CRA (des comptes-rendus d'activité signés par les clients pour validation).
• La facturation à l'avancement ou par jalons : les paiements sont déclenchés lorsque des étapes prédéfinies du projet sont atteintes (par exemple : diagnostic, livraison d'un prototype, mise en production), ou lors d'un pourcentage d'avancement établi en amont.
• Les factures récurrentes : elles sont adaptées pour les abonnements, très fréquents pour les contrats de TMA, de support ou d'infogérance. Idéalement, elles doivent être automatisées et ne pas requérir d'intervention manuelle.

Les logiciels les plus avancés permettent un suivi du cycle de facturation complet : en se basant sur le rapprochement bancaire, l'outil met à jour en temps réel le statut des factures et détecte les retards de paiement. On retrouve aussi des automatisations pour alléger la gestion quotidienne, par exemple pour la mise en place de factures récurrentes ou les relances de factures impayées.

Quelles fonctionnalités doit regrouper un bon logiciel de facturation pour ESN ?

Pour que le bénéfice du logiciel soit réel, les entreprises de services du numérique ont besoin d'aller au-delà de la simple édition de factures. Voici les principaux outils qui, reliés à la facturation, peuvent se révéler très avantageux pour les professionnels du secteur.

Un suivi précis des projets et des temps passés

La rentabilité d'une ESN dépend directement de sa capacité à suivre le temps dédié aux missions. Un logiciel adapté doit donc permettre aux équipes de saisir leurs temps et de les rattacher aux différents projets gérés par l'entreprise. Au niveau managérial, ces données servent à comparer les heures prévues avec les heures réellement réalisées, afin d'éventuellement ajuster la facturation. Idéalement, la plateforme permet d'intégrer directement les données fournies par les collaborateurs dans les factures et les tableaux de suivi de rentabilité.

Un CRM connecté à la gestion commerciale

La relation client occupe une place centrale dans les entreprises de services du numérique. Un CRM intégré à l'outil de facturation permet de suivre les opportunités commerciales et leur concrétisation via les devis, les contrats et les factures. Tout est réuni au sein d'une même plateforme, ce qui facilite le travail des équipes commerciales et des chefs de projet. L'entreprise profite d'une vision complète de chaque dossier client. Pour une gestion commerciale optimisée, des automatisations intégrées au CRM peuvent constituer un véritable gain de temps.

Des outils pour piloter l'ensemble de l'activité

Un logiciel pour ESN doit être bien structuré pour permettre de facilement gérer les projets de l'entreprise. Des tableaux de bord bien pensés facilitent le suivi du chiffre d'affaires, le contrôle de la rentabilité des projets et des marges réalisées, mais aussi la supervision du taux de disponibilité des consultants ou encore du pipeline commercial. Il peut également inclure des outils très intéressants pour suivre les paiements, mettre en place des relances automatiques, voire bénéficier d'un prévisionnel de trésorerie et d'indicateurs financiers.

Au final, une plateforme qui regroupe les données opérationnelles, comptables et commerciales devient un véritable outil de pilotage capable d'accompagner la croissance de l'entreprise.

Un catalogue de services et une base clients

Un logiciel conviendra à ce secteur s'il permet de mettre en place un catalogue de services et un portefeuille clients afin de sélectionner aisément les données à intégrer aux factures. Centraliser les rapports d'intervention, les factures et les échanges avec les clients constitue un plus, qu'apportent les outils les plus poussés.

Comment les logiciels de facturation se démarquent-ils les uns des autres ?

Nous avons sélectionné cinq solutions de facturations pertinentes pour les ESN. Chacune a son propre positionnement et des fonctionnalités plus ou moins poussées. Pour vous aider dans votre choix, voici comment elles se différencient.

• Axonaut : pertinent de la micro-entreprise à la PME, principalement pour les ESN souhaitant organiser leur gestion des contrats et des clients.

La grande force d'Axonaut est d'être une plateforme tout-en-un, alliant de multiples modules : facturation, CRM, ticketing, gestion de projets, gestion commerciale ou encore financière. L'intérêt pour les ESN est de tout centraliser et d'optimiser les données sur l'ensemble du pilotage de l'activité, sans avoir besoin de multiplier les outils.

On y retrouve des fonctionnalités spécifiques au secteur : Axonaut comprend les CRA et le suivi des temps passés, et permet de facturer au forfait, en régie, à l'avancement et d'automatiser les factures récurrentes.

• Veryswing : entre SIRH et ERP pour les ESN, sociétés de services et cabinets de conseil.

Spécialisé dans les ESN, Veryswing est un ERP complet incluant gestion commerciale, des projets, RH, comptable et CRM, le tout relié à la facturation. La plateforme va loin dans les types de facturation proposés et adaptés au secteur : elle permet en effet de facturer en régie, en forfait sur échéance et en forfait sur abonnement. On retrouve les CRA, qui alimentent les factures en régie, et le logiciel prend en compte les frais, les astreintes, les heures non ouvrées et même la revente de matériel.

• Abby : essentiellement pour les indépendants et micro-entreprises IT.

Moins adaptée aux entreprises comptant plusieurs collaborateurs, Abby est néanmoins une solution intéressante pour les indépendants dans le secteur des services numériques. Elle facilite la création de devis et de factures, y compris avec suivi des temps, ainsi que les démarches administratives notamment en étant partenaire URSSAF. Elle inclut aussi un outil de productivité et de gestion des projets.

• TS Facture : pour les indépendants et les TPE ayant des besoins de facturation simples.

Ce logiciel va au plus simple en réunissant l'essentiel pour une gestion fluide des factures dans les petites organisations. Relié à Sellsy, qui appartient au même groupe, il optimise son prix mais permet néanmoins d'intégrer un large écosystème de solutions.

• Qonto : l'alliance de la facturation et du compte pro, des indépendants aux PME.

L'outil de facturation de Qonto est accessible gratuitement et simplifie la création de documents personnalisés. On retrouve notamment les factures récurrentes et diverses automatisations intéressantes. Son atout est de pouvoir être associé à petit prix au compte pro pour simplifier un peu plus encore le suivi des paiements et de la trésorerie.

Le comparatif a été réalisé avec neutralité par l'équipe de Codeur.com, mais la position dans le comparatif peut être liée à un sponsoring (P1).