Gestion de projet : comment utiliser la méthode Kanban ?

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La méthode Agile peut se décliner sous plusieurs formes, dont les deux plus courantes sont Scrum et Kanban.

Kanban est une méthode de gestion du workflow, qui vous permet de mieux visualiser votre travail, afin d’optimiser votre efficacité. Kanban signifie panneau ou signe en japonais et été employé à l’origine dans l’industrie : la méthode a par exemple été mise en place chez Toyota dans les années 50. Depuis cette méthode a conquis de nombreux secteurs dans diverses activités, dont l’industrie logicielle.

La méthode Kanban est adoptée dans beaucoup d’entreprises qui souhaitent améliorer la gestion des tâches entre les membres d’une équipe. Alors Kanban, c’est quoi et comment l’utiliser ?

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Méthode Kanban : comment ça fonctionne ?

gestion de projet

Tout le fonctionnement de la méthode Kanban est basé sur un système d’étiquettes, qui optimisent la production et la collaboration entre les membres d’une équipe.

Lorsqu’une commande est passée, une étiquette est créée. Elle indique la tâche à réaliser. Les tâches, réparties dans un tableau en fonction de leur état, vont ensuite passer d’une colonne à l’autre au fur et à mesure du processus (par exemple : à faire, en cours, fait). Chaque membre de l’équipe peut prendre connaissance du tableau et comprend ce qu’il a à faire, et où en est le travail des autres membres.

Avec cette technique de travail, à base de « post-it », tout le monde peut en effet visualiser la globalité de la chaîne de production, ou ça bloque, ou ça avance, ce qui devient urgent… La communication est donc améliorée.

 

Les règles de la méthode Kanban

exemple d’un tableau Kanban sur Trello

Commencez par ce que vous faites maintenant

La méthode Kanban met fortement l’accent sur le fait de ne pas apporter de changement à votre installation ou processus existant, dans l’immédiat.

Kanban doit être appliquée directement au workflow actuel : sa polyvalence permet en effet une implémentation progressive et transparente pour toute organisation, sans avoir à subir un choc culturel ou technologique. Tout changement peut être apporté progressivement sur une période donnée, à un rythme convenant à l’équipe.

Acceptez de changer progressivement

Kanban encourage à procéder à de petits changements progressifs, plutôt que de changer brutalement l’organisation d’une organisation, ce qui entraîne la plupart du temps une résistance au sein de l’équipe, empêchant in fine l’adoption de la méthode.

Respectez les rôles, les responsabilités et les intitulés de poste

Contrairement à d’autres méthodes, la méthode Kanban n’impose pas de changements organisationnels. Il n’est donc pas nécessaire d’apporter des changements aux rôles et fonctions existants. L’équipe identifiera et mettra en œuvre les changements nécessaires, s’il y en a.

Encouragez les actes de leadership

Kanban encourage l’amélioration continue à tous les niveaux de l’entreprise, et précise que les actes de leadership ne doivent pas nécessairement émaner uniquement des cadres supérieurs. A tout niveau un employé peut fournir des idées et faire preuve de leadership afin d’améliorer continuellement la façon dont une entreprise fournit ses produits ou services.

Ces 4 principes aident les organisations à surmonter la résistance émotionnelle typique et la peur du changement qui accompagnent généralement toute initiative de changement dans un système organisationnel établi. Voyons maintenant comment mettre en place une telle organisation.

 

6 étapes pour mettre en place une gestion de projet Kanban

exemple d’un tableau Kanban avec Jira

1. Visualisez le workflow

C’est la première étape pour adopter et mettre en œuvre la méthode Kanban. Vous devez visualiser (sur un tableau physique ou un tableau électronique de Kanban) les étapes du processus que vous utilisez actuellement pour fournir votre travail ou vos services. En fonction des différents types d’éléments de travail sur lesquels vous travaillez et de leur nombre, votre tableau Kanban peut être très simple, ou très élaboré. Une fois que vous avez votre tableau, vous pouvez maintenant visualiser le travail que vous et votre équipe effectuez actuellement.

Cela peut se faire sous la forme d’autocollants ou de cartes (de différentes couleurs) pour indiquer les différentes classes de service ou simplement les différents types d’éléments de travail.

2. Limitez le nombre de travaux en cours

La limitation des travaux en cours est fondamentale pour la mise en œuvre de la méthode Kanban. En limitant le travail en cours, vous encouragez votre équipe à terminer d’abord celui-ci, avant d’entreprendre une nouvelle tâche. Ainsi, les travaux en cours doivent être achevés et marqués comme tels. Cela crée une capacité d’accueil des nouvelles tâches dans le système, qui peuvent alors être repris par l’équipe.

Au départ, il n’est pas toujours facile de décider des limites. En fait, vous pouvez commencer sans limites de travail en cours, et simplement observer votre équipe lorsqu’elle commence à utiliser le Kanban. Une fois que vous avez suffisamment de données, définissez des limites d’encours pour chaque étape du flux de travail (chaque colonne de votre tableau Kanban) comme étant égales à la moitié de l’encours moyen que vous avez constaté.

En règle générale, de nombreuses équipes commencent avec une limite d’encours de travail de 1 à 1,5 fois le nombre de personnes travaillant sur une étape spécifique. Limiter l’encours de travail et placer les limites d’encours de travail sur chaque colonne du tableau n’aide pas seulement les membres de l’équipe à terminer ce qu’ils font avant d’entreprendre de nouvelles tâches, cela permet également de communiquer au client et aux autres parties prenantes que la capacité de travail de toute équipe est limitée, et qu’ils doivent planifier soigneusement le travail qu’ils demandent à l’équipe de faire.

3. Gérez le workflow

La gestion (et l’amélioration) du flux de travail est le point essentiel de votre système Kanban après avoir mis en œuvre les 2 premières étapes. La méthode Kanban vous aide à gérer les flux en mettant en évidence le statut du travail à chaque étape. En fonction de la définition du flux de travail et des limites de l’encours de travail, vous observerez soit un flux régulier (dans les limites de l’encours), soit une accumulation du travail en cours, lorsque quelque chose est bloqué et commence à bloquer la capacité d’accueil de nouvelles tâches. Tout cela a une incidence sur la rapidité avec laquelle le travail s’accomplit. Kanban aide votre équipe à analyser le workflow et à faire des ajustements pour l’améliorer, de manière à réduire le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche.

Un aspect essentiel de ce processus d’observation de votre travail et de résolution/élimination des goulots d’étranglement consiste à examiner les étapes intermédiaires et à voir combien de temps les éléments du travail restent dans ces « étapes de transfert ». La réduction du temps passé dans ces étapes est la clé de la réduction du temps de cycle. Au fur et à mesure que vous améliorez le flux, l’exécution du travail de votre équipe devient plus fluide et plus prévisible.

À mesure qu’elle devient plus prévisible, il devient plus facile pour vous de prendre des engagements fiables envers votre client quant au moment où vous aurez terminé le travail que vous effectuez pour lui. L’amélioration de votre capacité à prévoir les délais d’exécution de manière fiable est un élément important de la mise en œuvre d’un système Kanban !

4. Rendez les processus explicites

Dans le cadre de la visualisation de votre processus, il est bon de définir vos politiques (règles ou lignes directrices de processus) quant à la façon dont chacun effectue son travail. En formulant des lignes directrices explicites, vous créez une base commune permettant à tous les participants de comprendre comment effectuer n’importe quel type de travail dans le système.

Ces politiques peuvent être définies pour chaque colonne, elles peuvent prendre la forme de liste de contrôle des étapes à suivre pour chaque type de travail, des critères d’entrée et de sortie pour chaque colonne, en bref tout ce qui peut aider les membres de l’équipe à bien gérer le flux de travail.

Parmi les exemples de politiques explicites, on peut citer la définition du moment où une tâche est terminée, la description des colonnes individuelles, etc. Ces processus doivent être définis de manière explicite, et visibles généralement au sommet du tableau ou sur chaque colonne.

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5. Mettez en place des boucles de feedback

Les boucles de feedback font partie intégrante de tout bon système. La méthode Kanban vous encourage et vous aide à mettre en place des boucles de feedback de différents types :

  • révision dans le flux de travail de votre tableau Kanban,
  • différentes mesures et rapports,
  • repères visuels (qui vous fournissent un retour d’information continu sur l’avancement du travail)

Bien que le mantra de la Silicon Valley « échouez vite, échouez souvent » ne soit pas toujours compris de prime abord, l’idée d’obtenir un retour d’information à un stade précoce, en particulier si vous êtes sur la mauvaise voie, est cruciale pour ensuite arriver à livrer le bon produit ou service au client dans les plus brefs délais.

Les boucles de feedback sont essentielles pour garantir cela.

6. Améliorez la collaboration

La méthode Kanban est un processus d’amélioration continue. Elle vous permet d’adopter de petits changements tout en vous améliorant progressivement, à un rythme que votre équipe pourra facilement gérer. Elle encourage l’utilisation de la méthode scientifique : vous formez une hypothèse, vous la testez et vous apportez des changements en fonction du résultat de votre test.

En tant qu’équipe appliquant les principes Agile, votre tâche principale consiste à évaluer constamment votre processus et à l’améliorer continuellement, si nécessaire et si possible.

 

Conclusion

Kanban ne se contente pas de jouer le rôle de « Post-it » collés sur un mur. Pour bien comprendre Kanban, le moyen le plus simple est de voir la philosophie dans son ensemble et de l’appliquer dans votre vie quotidienne.

Si vous lisez, comprenez et adoptez les 4 principes de base, alors le passage à la pratique vous semblera logique. Visualiser le workflow, régler les limites du travail en cours, gérer les flux, s’assurer des prises de décision et des améliorations va amener votre processus de travail bien au-delà de ce que vous aviez imaginé. N’oubliez pas d’organiser des boucles de Feedback régulièrement, afin que ces éléments, tous ensemble, finissent par révéler le vrai pouvoir de la méthode Kanban.

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