7 astuces pour une communication d’événement réussie

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Aujourd’hui l’organisation d’un événement a un allié de taille : les réseaux sociaux. S’il est devenu facile de créer des évènements dématérialisés du type webinaire, formation en ligne, challenge, etc. les évènements et rencontres physiques sont également propulsés par les social media.
Faire connaître votre événement et communiquer dessus devient plus simple grâce à l’interactivité des réseaux sociaux et la visibilité qu’ils permettent. Comment tirer le meilleur parti des médias sociaux pour réussir la communication de votre événement ? Voici nos 7 astuces !
 

1. Définir vos objectifs et les actions à mettre en place

Comme pour toute stratégie, il est essentiel en premier lieu de réfléchir en profondeur à la manière dont vous souhaitez organiser votre événement.
Vous devez donc mettre au clair :

  • la forme de l’événement,
  • le nombre de participant,
  • l’audience visée,
  • l’objectif,
  • trouver des sponsors,
  • etc.

Cela vous permettra de cibler encore mieux votre communication sur les réseaux sociaux.

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2. Préparer les contenus de l’évènement

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Cette phase va comprendre différentes actions clés visant à récupérer les coordonnées des participants mais aussi à leur fournir des informations claires et à faire du teasing autour de votre événement.
Vous devrez donc créer :

  • La landing page de l’événement, c’est à dire la page web sur laquelle vont ramener toutes vos communications sur les réseaux sociaux. C’est par son biais que les participants pourront s’inscrire et obtenir les informations de base.
  • La séquence de mails envoyée à vos prospects pour les informer de l’événement. N’hésitez pas à segmenter votre audience et à n’envoyer vos communications par mail qu’à la partie la plus susceptible d’être intéressée.

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3.  Définir un hashtag

Une fois ces préparations préalables effectuées, vous allez pouvoir partir en quête de participants pertinents et qualifiés. Un bon moyen de mesurer l’impact de votre communication sur les réseaux sociaux dès le démarrage de votre promotion, est de définir un hashtag spécifique.
Vous pourrez ainsi suivre en temps réel toutes les conversations relatives à votre événement et mesurer sa portée.
Bien entendu, la cohérence est de mise. Utilisez le même hashtag sur tous vos réseaux.
 

4. Créer un événement Facebook

événement facebook Equita
Vous devrez vous y prendre à l’avance pour lancer la communication de votre événement sur les réseaux sociaux. En premier lieu, créez un événement Facebook. Cela vous permettra de rendre votre manifestation plus visible, mais aussi de lui faire gagner en crédibilité au fur et à mesure que les inscriptions grimperont.
Par ailleurs, un événement Facebook permet :

  • De communiquer directement avec les participants via le média social et de mettre à jour toutes les informations
  • De laisser la possibilité aux inscrits de publier à leur tour, ce qui peut être intéressant pour un teasing réussi
  • De partager la publication à une large audience puisque chaque utilisateur peut repartager sur son propre profil
  • D’être propulsé par une campagne de publicité Facebook Ads

N’hésitez pas à teaser régulièrement pour faire comprendre à votre communauté que vous la prenez en considération et que vous allez la chouchouter.
Pour cela, vous pouvez par exemple proposer des contenus « backstage », pour montrer l’évolution de l’organisation.  Vous pouvez aussi organiser des devinettes, des jeux concours, etc.

5. Communiquer sur tous les réseaux pertinents

Pour réussir votre communication d’événement, vous devrez bien sûr aller au delà de Facebook et partager régulièrement des informations sur tous les réseaux sociaux pertinents pour votre audience. Twitter et Linkedin sont particulièrement indiqués et Instagram peut également être un bon relais si votre cible s’y prête.

N’oubliez pas là encore d’utiliser votre hashtag spécifique.

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6. Partager des lives lors de l’événement

Si vous avez du travail en amont pour amener de nombreux participants à votre événement, vous en aurez aussi le jour-J pour maintenir le lien et continuer à créer l’événement même à distance.
N’hésitez pas à partager des photos mais aussi des vidéos live, des stories etc. pour faire vivre la manifestation à distance à ceux qui ne sont pas là et renforcer le sentiment d’exception pour les participants.
Cela vous permettra également d’avoir en votre possession des contenus que vous pourrez utiliser par la suite pour communiquer sur votre événement à posteriori.

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7. Maintenez le contact

Enfin, une fois votre évènement terminé, soyez vigilants et nourrissez le lien créé avec les participants. Envoyez des mails régulièrement, des remerciements et tout autre contenu qui permettra de ne pas vous perdre de vue.
 
Secrétaires à distance, community managers, professionnels de la communication, etc. sont disponibles pour vous aider à organiser et communiquer sur votre événement. Décrivez votre projet sur Codeur.com pour recevoir leurs devis.

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