Les 7 avantages de la Gestion Électronique des Documents

Article sponsorisé par notre partenaire Zeendoc.

Zeendoc les avantages de la GED

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Vous avez toujours voulu tout savoir sur la Gestion Électronique des Documents (GED) ? Alors cet article est pour vous !
À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises doivent passer à la facture électronique. Un outil de gestion documentaire s’impose donc comme essentiel pour se conformer à ce projet de loi de finances 2020… mais pas que ! En effet, digitaliser (ou dématérialiser) ses fichiers et documents présente de nombreux avantages.
En partenariat avec Zeendoc, nous vous présentons les 7 principaux avantages de la Gestion Électronique des Documents. Mais avant de commencer, quelques explications sur les fonctionnalités d’un logiciel de Gestion Documentaire.
 

La GED : Qu’est-ce que c’est ?

La « GED » ou « Gestion Électronique des Documents » ou encore « ECM » est un système informatique de gestion des documents numériques. Très utile aux entreprises sous forme de logiciel à installer ou en ligne (SaaS), elle permet de numériser des documents papiers mais aussi de dématérialiser l’ensemble des processus métier d’une entreprise.
Ainsi, un logiciel de GED dispose de multiples fonctionnalités pour gérer l’ensemble des étapes du cycle de vie d’un document numérique. Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus répandus dans un logiciel de Gestion Documentaire :

  • La conversion d’un document papier en version numérique (numérisation),
  • Le stockage, l’indexation et l’organisation autour d’un document électronique,
  • L’archivage électronique d’un document dans un temps préalablement défini,
  • L’échange et la consultation de documents numériques (factures, contrats, notes de frais…),
  • Un accès plus facile et rapide aux documents via des systèmes de recherches mieux adaptés aux entreprises,
  • La sécurisation des données hébergées.
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Mais au-delà de ces fonctionnalités, notre partenaire Zeendoc nous a dévoilé les 7 principaux avantages en lien avec l’utilisation d’une solution de Gestion Documentaire Électronique.

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1. L’amélioration de la gestion clients

Zeendoc gestion documentaire GED

La numérisation de vos documents améliore considérablement la gestion de vos clients. Un logiciel de Gestion Électronique des Documents s’intègre à votre outil de facturation pour envoyer et classer automatiquement vos factures.
Un circuit d’approbation peut y être associé qui permet au client d’approuver le document via leur tablette ou smartphone. Les factures sont alors classées, transmises à la comptabilité puis archivées. Simple et efficace !
En plus du gain de temps, vous minimisez les risques de pertes et d’erreurs. En un clic, vous retrouvez tous les échanges avec un client spécifique. Celui-ci est aussi épargné du traitement et conservation des factures en papiers. Tout le monde y gagne !

 

2. Un meilleur traitement des fournisseurs

55% des entreprises traitent plus de 500 factures fournisseurs par an. Le traitement annuel d’une facture coûte 14 €(1). Ajoutez celles de vos clients et vous imaginez que les coûts peuvent vite grimper !
La dématérialisation de votre dossier fournisseurs améliore de facto l’administration et la gestion de cet aspect de votre activité. 65% des décideurs(2) l’ont compris et priorisent la digitalisation. Comment ça marche ?

  • Tous les documents numérisés (ou électroniques) sont récupérés et regroupés dans un espace accessible.
  • Ils sont lus, classés, cryptés et horodatés de manière automatique. Vous pouvez alors les partager et exploiter avec vos collaborateurs.
  • Grâce à la signature électronique intégrée à la GED, vous pourrez envoyer par email vos documents et les faire signer électroniquement par vos clients depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette sans aucune installation préalable.
  • Les factures déposées dans Zeendoc seront lues automatiquement afin de générées les écritures et l’import vers votre logiciel de comptabilité. Ce qui vous permet de suivre votre situation vis-à-vis d’un fournisseur (alertes d’échéance ou de paiement de factures) et de réagir rapidement (pratique pour éviter les impayés et garder une trésorerie saine).

La gestion documentaire électronique simplifie et accélère vos process. En quelques clics, votre équipe accède à l’avancement d’un dossier en temps réel. Elle facilite également l’échange de documents entre les fournisseurs et vos collaborateurs.
 

3. La gestion documentaire au service des ressources humaines

Avec un logiciel de Gestion Électronique des Documents, vos employés peuvent signer électroniquement leurs contrats de travail, les EAE, les EP, etc. Chaque salarié possède son propre dossier, ce qui fluidifie les échanges entre les responsables des ressources humaines et l’ensemble de vos collaborateurs.
Cet espace, qui fonctionne comme un coffre-fort numérique, les données de vos employés sont sécurisées et les risques de perte ou d’erreur se réduisent.
Vous pouvez même paramétrer des alertes en cas de :

  • Dossiers incomplets
  • Fin de période d’essai
  • Fin de CDD
  • Arrêts maladie

Grâce à ces différents avantages, vous améliorez considérablement la productivité de votre département RH.
 

4. L’optimisation du processus d’archivage

archivage des documents Zeendoc GED

Vous souhaitez pérenniser vos activités ? Vous devez miser sur l’archivage électronique des documents !
Cependant, c’est une tâche particulièrement fastidieuse et à faible valeur ajoutée… Sans oublier l’espace croissant que vos documents archivés peuvent occuper d’année en année.
Et si la solution se trouvait dans la GED ? Cette dernière met à votre disposition un espace de stockage virtuel sécurisé, dans lequel vous conservez vos documents numériques (ou numérisés). Vous définissez également des critères à partir desquels ils sont classés automatiquement afin de bénéficier d’un gain de temps considérable dans vos recherches documentaires.
Via des mots-clés, caractéristiques ou nature, vos employés peuvent vite retrouver les documents qu’ils recherchent.

Côté sécurité, sachez qu’un logiciel de gestion documentaire vous permet de gérer les accès aux archives, ainsi que les droits de modification.
 

5. La GED pour une comptabilité fluidifiée

Besoin de simplifier votre comptabilité ? La gestion documentaire peut vous y aider via 3 axes :

  • La dématérialisation des factures : les factures de vos clients et fournisseurs sont automatiquement analysées et classées.
  • La simplification de la saisie comptable : un outil de GED lit automatiquement les informations contenues dans les factures (OCR). Selon les critères définis, une imputation comptable est automatiquement proposée.
  • Grâce à l’application mobile Zeendoc, gérer les notes de frais devient facile. Une simple photo d’un ticket de caisse se transforme automatiquement en notes de frais dans Zeendoc. Plus de perte de justificatif et des dépenses immédiatement partagées avec l’entreprise.
  • La connexion avec les logiciels comptables pour synchroniser plus facilement les données.
Zeendoc export vers logiciel comptable


Votre service comptabilité est mieux organisé et les erreurs sont également limitées. Sans compter que les tâches chronophages peuvent être automatisées et donc vous faire gagner en productivité !
 

6. Une sécurisation des données

Les meilleurs logiciels de Gestion Électronique des Documents offrent une sécurité optimale pour vos données.
Par exemple, Zeendoc conserve ses données sur des serveurs basés en France. Ce qui garantit une conformité avec le RGPD européen. Deux data-centers, géographiquement éloignés, assurent une disponibilité record (99.99%) et continue de vos documents. Une réplique de vos fichiers originaux est automatiquement créée afin de prévenir d’éventuelles pertes en cas d’incident technique.
Son espace de stockage offre un haut niveau de protection contre les attaques et autres failles informatiques. L’entreprise mène régulièrement des tests de vulnérabilité et effectue des mises à jour en conséquence.
 

7. Une gestion écoresponsable de l’entreprise

L’écologie est à l’honneur dans tous les domaines ! Les notions de Green IT ou de Numérique Responsable prend de plus en plus de place dans la société. Bien souvent les consommateurs, avant de choisir une solution, s’informent sur les valeurs et engagements des entreprises. Ils n’hésiteront pas à choisir celle qui a une véritable conscience écologique.
Or, la gestion documentaire joue un grand rôle dans votre impact environnemental. Des milliards de documents papier sont produits chaque année par les entreprises françaises. Un logiciel GED Bas Carbone comme Zeendoc (et son programme « ZeenPlanet » vous permet d’atteindre l’objectif « zéro papier »… et de le valoriser dans votre communication !
La dématérialisation des documents vous évite ainsi d’imprimer des milliers de documents par an ou même d’envoyer des centaines de lettres par voie postale.
En 2021, une enquête réalisée par Zeendoc (l’entreprise française de Gestion Électronique des Documents) auprès de plus de 110 000 utilisateurs, démontre que 95% des utilisateurs Zeendoc ont gagné un temps précieux et que 92% sont très satisfaits d’utiliser cette solution en entreprise. Voici quelques-uns des avantages les plus mis en avant par les utilisateurs de Zeendoc :

  • Une prise en main rapide,
  • L’automatisation des tâches redondantes et sans valeur ajoutée,
  • La réduction des coûts de traitement manuel des documents,
  • La suppression des risques d’erreurs causé par la saisie d’informations,
  • La diminution des coûts d’envoi et de stockage des documents d’entreprise,
  • La réduction de l’empreinte carbone, démarche Citoyenne et respectueuse de l’environnement.

Comme nous l’avons vu, de plus en plus d’entreprises se tournent vers la dématérialisation des documents et l’archivage électronique. L’existence d’une solution de GED sécurisée, simple d’utilisation, bas carbone et française est une véritable bonne nouvelle pour les TPE et PME hexagonales.
 

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Sources : (1) Archimag, (2) Markess

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