Vous avez décidé de faire passer votre entreprise à l’ère du numérique et souhaitez dématérialiser l’ensemble de vos documents comptables, fiches de paie, contrats, factures.
Il vous faut donc adopter un logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED). L’offre est large et, bien sûr, les fonctionnalités diffèrent et les tarifs ne sont presque jamais communiqués…
Ensemble découvrons les logiciels de gestion électronique de documents les plus populaires du marché.
1. Zeendoc, une application 100% française de gestion des documents unique sur le marché Sponsorisé
Disposez de l’information recherchée en quelques secondes, diffusez et partagez avec vos collaborateurs ou partenaires en toute sécurité. Grâce à Zeendoc, simplifiez votre travail au quotidien et gagnez en productivité.
Intuitive et évolutive, la solution SAAS Zeendoc est conçue et développée pour répondre aux besoins de recherche et de partage des informations dans les entreprises et collectivités. Depuis plus de 20 ans, nous vous aidons à mieux analyser et gérer vos documents et à tirer le meilleur parti de l’information qu’ils contiennent.
Zeendoc, c’est une information structurée, disponible et dynamique.
2. ELO ECM Suite Sponsorisé
ELO ECM Suite est un logiciel de gestion électronique de documents performant et sécurisé qui s’adapte à tous les services de votre société.
ELO Digital Office, éditeur de logiciel de gestion de contenu d’entreprise vous permet d’archiver numériquement et de partager en tout sécurité tous vos documents.
Nos solutions sont disponibles en mode SaaS/Cloud ou peuvent être installées sur vos serveurs.
Doté d’un outil de workflow très performant, d’un outil de reporting (tableaux de bord) et d’un module de signature électronique, ELO propose de dématérialiser l’ensemble de vos processus métier : factures fournisseurs, gestion des contrats, processus RH, suivi de la qualité….
Grâce aux outils de collaboration et de recherche proposés en standard et aux possibilités d’intégration avec vos autres applications (ERP, CRM…), tous les documents de la GED sont accessibles à distance (IOS/Android) et depuis vos applications tierces.
À lire aussi : Les 7 avantages de la Gestion Électronique des Documents
3. Oodrive
Commençons par un éditeur français, Oodrive, créé en 2000. Oodrive propose un logiciel de gestion électronique de documents s’adressant à des entreprises de toute taille.
Sa solution intègre une sauvegarde dans le cloud, la possibilité de signer numériquement les documents. Avec Oodrive vous pouvez centraliser tout type de fichier, les organiser et les échanger en toute sécurité. Accessibles par ordinateurs ou appareils mobiles, vos documents sont partageables par un simple lien.
L’ANSSI, et le RSG ont certifié ce logiciel.
4. Alfresco Digital Business Platform
Le logiciel de gestion de documents permet de stocker, gérer et contrôler des documents et des images. Les documents papier peuvent être capturés au moyen d’un scanner.
Le logiciel bénéficie d’une grande capacité d’intégration avec de nombreux logiciels (comme Salesforce) et fonctionne aussi bien à partir d’un appareil mobile que d’un ordinateur de bureau. Il dispose même d’une interface web. Vos collaborateurs ont donc le choix !
5. Open Bee
Open Bee est un autre système de Gestion électronique des Documents qui vous permet d’organiser le classement, la recherche et le partage de tous vos fichiers.
L’application centralise vos informations dans un espace documentaire sécurisé que vous pouvez partager avec vos collaborateurs, clients et partenaires.
Tous vos documents sont accessibles facilement depuis votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette grâce à une application dédiée.
Vous pouvez même créer des groupes de travail dans lesquels partager des documents avec vos collaborateurs.
6. Qualios
Créé en 2004, Qualios propose QualiosDoc, un logiciel GED disponible en licence ou SaaS. Qualios Doc est un logiciel de GED complet qui permet de créer et gérer vos documents.
Vous pouvez importer vos fichiers dans de nombreux formats (.doc, .xls, .ppt, .pdf, .avi, etc) et bénéficiez d’un outil de recherche multicritères ainsi qu’une gestion de favoris.
La validation des documents comprend le versionnage, le suivi et l’historique des actions des utilisateurs, garantissant une traçabilité parfaite.
Qualios a obtenu 7 certifications, dont la norme ISO 9001, référence internationale en matière de management de la qualité.
7. M-files
M-Files est un outil de gestion de contenu adapté aux petites et grandes entreprises dans de nombreux secteurs d’activité. Des déploiements sur site, dans le cloud ou hybrides sont possibles.
Ici, aussi vous avez le contrôle de version, l’accès mobile, la possibilité de signer électroniquement… Vous avez la possibilité de gérer des autorisations.
Le moteur de recherche permet de trouver un document par son nom, son type, des mots-clés, et permet surtout aux utilisateurs de faire des recherches dans le texte des documents !
M-files peut envoyer des notifications aux utilisateurs qui auraient besoin de revoir ou d’approuver une modification de document. Une fonction de « co-auteur » permet aux collaborateurs de modifier simultanément des documents.
Des intégrations sont possibles avec diverses applications, dont SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce et NetSuite.
8. eXo Platform
eXo Platform dispose d’une solution de gestion de documents permettant de stocker et de gérer des documents.
Le portail est personnalisable grâce à la possibilité d’utiliser le glisser-déposer. Un éditeur WYSIWYG permet également de personnaliser votre espace de travail dont l’interface est skinnable et vous permet donc d’arborer les couleurs de votre entreprise au sein du logiciel.
9. Efalia doc
Efalia est leader dans l’édition de logiciels de gestion de contenu. Leur logiciel GED, Efalia Doc, vous permet de stocker tous les documents de votre entreprise de manière sécurisée. Les documents sont accessibles par tous les collaborateurs de votre groupe, partout et à chaque instant.
Efalia Doc est une solution entièrement personnalisable. La solution peut s’adapter à votre métier et à vos besoins, pour vous permettre une gestion plus simple de vos documents au quotidien. Parmi les fonctionnalités, vous retrouverez notamment la traçabilité et le versioning des documents, l’archivage et la destruction des documents en fin de vie (délai réglementaire par exemple) ou encore la notification des utilisateurs pour gagner en efficacité.
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