Base de données système documentaire

Je souhaite réaliser une base de gestion des documents sur excel.
Gestion de la création, la codification, la version, les modifications, le validateur, l'approbateur, et la suppression.
je dois garder la main pour créer les catégories de documents :
par exemple,
P pour procédure
I pour instruction
CE pour Consignes d'exploitation
CS pour consignes sécurité
F pour formulaires
ENR pour enregistrement
....
Les documents auront le type de codification suivant :
P- num id theme - XX - num id doc
num id theme = numero correspondant aux chapitres d'une norme
XX : lettres identifiant le service émetteur
num id doc = numéro d'identification du document qui doit être généré par la base de données
Dans la base, je dois pouvoir avoir accès au documents en faisant une recherche par thème, services ou ateliers, ou catégories de documents ou directement par le numéro.
Je dois aussi avoir accès au document original en pdf en cliquant sur le lien.
Je dois pouvoir avoir accès au document original en word qu'avec un code d’accès en cliquant sur le lien.
Cette base de données doit être "transparente" dans le sens ou si nous souhaitons la modifier ultérieurement, nous devons avoir accès aux données de programmation.