Recherche Freelance – Expert HubSpot / Ringover / Automatisation CRM

Recherche Freelance – Expert HubSpot / Ringover / Automatisation CRM & Data

Projet : création de l’écosystème commercial et opérationnel complet de Japan Spec

Dans le cadre du développement de Japan Spec, société spécialisée dans l’importation et la commercialisation de véhicules provenant du Japon, nous recherchons un(e) freelance / consultant(e) expert(e) HubSpot, Ringover, automatisation CRM et architecture de données.

Japan Spec dispose notamment de showrooms à Paris et Dubaï et travaille avec une clientèle professionnelle B2B et particulière B2C.

Nous souhaitons construire un environnement centralisé permettant de gérer l’intégralité du parcours :

Lead → Prospection → Recherche véhicule → Vente → Achat au Japon → Importation → Suivi logistique → Services → Livraison → SAV → Fidélisation.

⚠️ Nous ne recherchons pas une simple installation de HubSpot.

Nous recherchons une personne capable de comprendre notre business model, concevoir l’architecture, challenger nos besoins, configurer les outils, créer les automatisations, tester le système, former les équipes et livrer une solution clé en main.

Notre priorité :

Automatiser tout ce qui peut raisonnablement l’être, supprimer les doubles saisies et permettre aux commerciaux de consacrer leur temps à vendre.

⸻

1. Audit et architecture CRM

La mission devra commencer par un véritable atelier de cadrage.

Le prestataire devra analyser notre fonctionnement et déterminer la meilleure architecture permettant notamment de gérer :

Contacts → Entreprises → Recherches clients → Véhicules → VIN → Opportunités → Commandes → Services → Paiements → Documents → Logistique → Fournisseurs → Incidents → Marges → Commissions → SAV.

Nous attendons des recommandations sur :

* objets HubSpot standards ;
* éventuels objets personnalisés ;
* propriétés ;
* associations ;
* pipelines ;
* workflows ;
* automatisations ;
* droits utilisateurs ;
* intégrations ;
* API/développements éventuels ;
* gouvernance des données.

L’architecture doit être évolutive et ne pas reposer sur des dizaines de règles codées en dur difficiles à maintenir.

⸻

2. Nettoyage et enrichissement des leads

Nous disposons déjà de bases importantes de prospects, notamment des professionnels de l’automobile.

Nous souhaitons :

* nettoyage ;
* normalisation ;
* déduplication ;
* enrichissement des entreprises ;
* emails professionnels manquants ;
* téléphones manquants ;
* portables lorsque disponibles ;
* identification des décideurs ;
* dirigeants ;
* gérants ;
* responsables achats ;
* responsables VO ;
* directeurs commerciaux ;
* vérification des coordonnées ;
* import propre dans HubSpot.

Le prestataire devra également mettre en place un processus permettant de poursuivre l’enrichissement des nouveaux leads.

Merci d’indiquer les outils utilisés et les coûts éventuels.

⸻

3. Gestion B2B / B2C

Le CRM devra distinguer clairement :

Professionnels – B2B

Particuliers – B2C

Cette distinction impactera notamment :

* tarification ;
* services ;
* communications ;
* processus commercial ;
* reporting ;
* éventuellement commissions et conditions commerciales.

⸻

4. Gestion multi-showrooms / multi-marchés

Japan Spec dispose notamment de :

🇫🇷 Paris

🇦🇪 Dubaï

Nous devons pouvoir rattacher :

* leads ;
* clients ;
* commerciaux ;
* véhicules ;
* commandes ;
* CA ;
* marges ;
* stock ;

au marché/showroom correspondant.

L’architecture devra permettre d’ajouter facilement d’autres implantations dans le futur.

⸻

5. Gestion multidevise

Le système devra notamment supporter :

EUR €

AED – Dirham des Émirats arabes unis

et rester compatible avec d’autres devises.

Nous devons pouvoir distinguer :

* devise d’achat ;
* devise de vente ;
* taux de change ;
* valeur de référence ;
* marge locale ;
* marge consolidée.

Le prestataire devra proposer une méthode évitant que les fluctuations de change faussent nos analyses.

⸻

6. Fiche véhicule basée sur le VIN

Le VIN / numéro de châssis doit être l’identifiant principal et permanent du véhicule.

L’immatriculation ne doit pas être utilisée comme identifiant principal.

Principe :

1 VIN = 1 fiche véhicule permanente

La fiche devra notamment contenir :

* VIN / numéro de châssis ;
* marque ;
* modèle ;
* version ;
* année ;
* kilométrage ;
* motorisation ;
* caractéristiques ;
* options ;
* prix d’achat ;
* coûts ;
* prix de vente ;
* localisation ;
* destination ;
* statut logistique ;
* statut commercial ;
* client ;
* commercial ;
* commande ;
* documents ;
* historique.

Le système devra détecter/éviter les doublons de VIN.

⸻

7. Passeport numérique du véhicule

Chaque VIN devra posséder un véritable carnet de vie numérique.

Nous souhaitons conserver tout son historique :

🇯🇵 Achat Japon

↓

Inspection

↓

Transport

↓

Arrivée

↓

Homologation

↓

Préparation

↓

Entretien / réparations

↓

Vente

↓

Livraison

↓

Garantie / SAV

⸻

8. Historique technique et carnet d’entretien

Pour chaque véhicule :

* révisions ;
* vidanges ;
* entretiens ;
* diagnostics ;
* réparations ;
* mécanique ;
* carrosserie ;
* pneumatiques ;
* freins ;
* batterie ;
* préparation ;
* detailing ;
* contrôle ;
* homologation ;
* autres interventions.

Pour chaque intervention :

Date → Kilométrage → Type → Description → Prestataire → Coût → Facture → Documents → Prochaine échéance.

⸻

9. Gestion des problèmes et incidents

Nous devons pouvoir créer un incident associé au VIN :

* problème mécanique ;
* problème électronique ;
* dommage carrosserie ;
* dommage transport ;
* défaut esthétique ;
* document manquant ;
* problème homologation ;
* pièce en attente ;
* problème après livraison ;
* autre incident.

Avec :

* description ;
* date ;
* kilométrage ;
* localisation ;
* priorité ;
* photos ;
* vidéos ;
* documents ;
* responsable ;
* prestataire ;
* coût estimé ;
* coût réel ;
* statut ;
* résolution.

Exemple :

À traiter → Diagnostic → Devis → Intervention programmée → Réparation → En attente pièce → Résolu.

⸻

10. Gestion documentaire complète par VIN

Nous souhaitons retrouver depuis la fiche véhicule :

Japon

* documents d’achat ;
* documents d’enchère ;
* inspection ;
* photos ;
* factures ;
* documents export.

Transport

* documents transporteur ;
* expédition ;
* assurance ;
* état du véhicule ;
* photos.

Homologation

* dossiers ;
* certificats ;
* contrôles ;
* factures.

Entretien

* factures ;
* diagnostics ;
* devis ;
* réparations ;
* carnet.

Vente

* proposition ;
* devis ;
* bon de commande ;
* contrat ;
* facture ;
* paiements ;
* livraison.

⸻

11. Photos et états successifs

Nous souhaitons pouvoir conserver différents états :

Japon

Avant transport

Arrivée Luxembourg

Arrivée Paris

ou

Arrivée Dubaï

Après préparation

Livraison

afin de conserver une traçabilité et notamment identifier à quel moment un éventuel dommage est apparu.

⸻

12. Historique kilométrique

Chaque relevé devra pouvoir enregistrer :

Date → Kilométrage → Localisation → Source.

⸻

13. Sourcing / recherche personnalisée

Nous devons gérer les clients recherchant un véhicule qui n’est pas encore dans notre stock.

Exemple :

Mercedes Classe G

2020 minimum
< 80 000 km
Budget 70 000 €
Noir
Options spécifiques

↓

Recherche Japon

↓

Véhicules candidats

↓

Propositions

↓

Véhicule retenu

↓

Achat

↓

Création/association du VIN.

⸻

14. Enregistrement des recherches clients

Un même client pourra avoir plusieurs recherches actives.

Critères possibles :

* marque ;
* modèle ;
* version ;
* génération ;
* année min/max ;
* kilométrage max ;
* budget ;
* motorisation ;
* puissance ;
* transmission ;
* couleur ;
* intérieur ;
* options ;
* marché Paris/Dubaï ;
* B2B/B2C ;
* délai.

Nous souhaitons distinguer :

Critères obligatoires

et

Préférences

avec éventuellement des tolérances paramétrables.

⸻

15. Matching automatique Recherche ↔ Véhicule

Fonction particulièrement importante.

À chaque ajout d’un véhicule/VIN ou modification pertinente :

Nouveau véhicule

↓
Suite (Voir doc