Automatiser la gestion de la boîte mail d'un établissement de santé

Le besoin :
Un établissement de santé reçoit chaque jour beaucoup de mails de nature très différente : des bons de livraison de fournisseurs, des factures, des questions de patients, des mails divers. Aujourd'hui tout est traité à la main par l'équipe, ce qui fait perdre du temps sur des tâches répétitives qui pourraient être automatisées.

L'établissement cherche quelqu'un pour construire une automatisation qui :
- Trie automatiquement les mails entrants selon leur nature (la liste précise des catégories sera fournie au prestataire retenu : bons de livraison, factures, questions patients, etc. — environ 8 catégories).
- Envoie directement les bons de livraison à la bonne personne côté logistique, et les factures vers l'endroit où elles doivent être archivées/traitées — avec la pièce jointe et le mail d'origine, pas juste un résumé.
- Propose un brouillon de réponse uniquement quand c'est pertinent, pas sur n'importe quel mail.
- Fasse tout ça de façon fiable, sans erreur d'aiguillage.
Point non négociable : la confidentialité des données

Certains mails contiennent des données de santé de patients. C'est un point sur lequel l'établissement est intransigeant :
- Toute cette automatisation doit tourner dans un environnement sécurisé et conforme aux exigences applicables aux données de santé (hébergement HDS).
- Les mails contenant des données patient ne doivent à aucun moment être envoyés vers un outil ou un service grand public non conforme (pas de traitement par un outil cloud classique non sécurisé).
- Cette boîte mail doit être une boîte professionnelle dédiée à l'établissement, séparée de toute boîte personnelle.

L'établissement n'a pas de compétence technique en interne et laisse le prestataire proposer la solution la plus adaptée pour répondre à ce besoin — l'important est que ça fonctionne et que ce soit sécurisé. Les outils proposés devront respecter la contrainte ci-dessus.

Résultat attendu
- Une automatisation qui fonctionne réellement en conditions réelles, testée sur un échantillon de mails réels.
- Un gain de temps significatif sur le traitement de la boîte mail (aujourd'hui tout est traité manuellement, l'objectif est d'automatiser la grande majorité des mails).
- Une explication simple du fonctionnement du système, compréhensible par l'équipe même sans compétence technique.
- Une session de présentation du résultat, avec un temps de questions/réponses.