Mise en place d’un système automatisé de convocations par SMS

Nous sommes PODIUM, un concours organisé dans plusieurs villes françaises.

Nous organisons environ un casting par mois, avec en moyenne 100 personnes inscrites par casting.

Nous recherchons un freelance spécialisé en SMS / automatisation / CRM pour mettre en place un système de convocations simple, fiable et réutilisable par notre équipe.

Nous ne maîtrisons pas particulièrement ce type d’outils : nous souhaitons donc que le freelance choisisse avec nous la solution adaptée, la configure entièrement et nous apprenne ensuite à l’utiliser simplement.

Notre besoin

Environ 7 jours avant chaque casting, nous devons envoyer un SMS de convocation à une centaine de personnes.

Toutes reçoivent quasiment le même SMS.

Seules certaines informations varient :

VILLE — DATE — ADRESSE — HEURE DE PASSAGE

Nous n’avons pas besoin de personnaliser le SMS avec le prénom.

Exemple de SMS

— CONVOCATION CASTING PODIUM —

Merci de confirmer votre présence en répondant « OK » à ce SMS.

📅 DIMANCHE 13 SEPTEMBRE 2026
⏰ Votre heure de passage : 10h00

📍 Studio Clotis
6 rue Ancienne Madeleine
13100 Aix-en-Provence

Pour le casting :
• Venez coiffée et maquillée comme à votre habitude
• Tenue sombre et soignée (pas de survêtement)
• Talons appréciés, mais non obligatoires

Les participantes mineures doivent être accompagnées d’un parent ou représentant légal.

Merci de répondre « OK » pour confirmer votre présence.

L’équipe PODIUM

Ce que nous souhaitons pouvoir faire

Notre équipe doit disposer d'une interface ou d'un tableau très simple avec par exemple :

Nous souhaitons pouvoir :

importer environ 100 contacts pour un casting ;
attribuer différents horaires de passage (9h30, 10h00, 10h30, etc.) ;
envoyer les convocations en masse avec l’horaire correspondant à chaque personne ;
vérifier si chaque SMS a bien été délivré ;
permettre aux personnes de répondre « OK » pour confirmer leur présence ;
retrouver facilement les réponses ;
identifier les personnes qui n’ont pas répondu ;
relancer uniquement les personnes sans confirmation ;
envoyer un SMS de rappel la veille du casting.
Problème rencontré actuellement

Nous avons déjà utilisé Octopush pour nos envois en masse.

Malheureusement, nous avons constaté que plusieurs personnes ne recevaient pas nos SMS, ce qui pose un véritable problème pour nos convocations.

La délivrabilité des SMS en France est donc une priorité.

Nous souhaitons que le freelance puisse nous conseiller sur le prestataire SMS le plus fiable pour notre utilisation et configurer correctement celui-ci.

E-mail de secours

Nous aimerions également étudier la possibilité d’envoyer automatiquement la convocation par e-mail en complément du SMS.

L’objectif est que si, pour une raison quelconque, le SMS n’arrive pas, la personne puisse tout de même retrouver sa convocation par e-mail.

Volume

Nous organisons actuellement 6 castings sur la saison, avec environ :

100 inscriptions par casting
soit environ 600 personnes par saison, auxquelles s’ajoutent les SMS de relance et de rappel.

Il ne s’agit donc pas d’un système nécessitant des milliers de SMS chaque jour.

Nous sommes ouverts sur la technologie

Nous ne souhaitons pas imposer un logiciel particulier.

Le freelance peut nous recommander la solution qu’il considère la plus adaptée : Brevo, Twilio, Make, Zapier, Airtable, Google Sheets ou autre.

Notre priorité est :

FIABILITÉ + SIMPLICITÉ + COÛT RAISONNABLE

Nous préférons une solution simple qui fonctionne à un système très sophistiqué difficile à utiliser.

Ce que nous attendons du freelance

Nous souhaitons une prestation clé en main comprenant :

Analyse rapide de notre fonctionnement actuel
Recommandation de la solution SMS adaptée
Création et paramétrage de notre compte
Mise en place du tableau/interface de gestion
Configuration de l’envoi des convocations
Gestion des différents horaires
Mise en place des confirmations « OK »
Suivi de la délivrabilité des SMS
Mise en place des relances
Mise en place du rappel J-1
Si possible, envoi parallèle par e-mail
Tests complets avant utilisation réelle
Formation rapide de notre équipe
Petit guide expliquant comment reproduire l’opération pour chaque nouveau casting
Résultat attendu

À terme, nous voulons que notre équipe puisse simplement :

Importer les contacts → renseigner les horaires → envoyer → suivre les confirmations → relancer → envoyer le rappel.

Une fois le système configuré, nous devons pouvoir gérer chaque nouveau casting nous-mêmes, sans avoir besoin de rappeler le freelance tous les mois.

Merci de nous préciser dans votre réponse

Votre proposition devra nous indiquer :

la solution que vous recommandez ;
pourquoi vous la recommandez pour des SMS envoyés en France ;
comment fonctionne la confirmation « OK » ;
comment nous pourrons vérifier qu’un SMS a été délivré ;
si l’envoi d’un e-mail en parallèle est possible ;
le coût estimé des logiciels/SMS après installation ;
le prix de votre prestation de mise en place ;
le délai de réalisation ;
et si vous avez déjà réalisé un système similaire.

Le système devra être testé et opérationnel avant son utilisation avec nos candidates.