Développement d'une application supporté par Power Plateform

Le développement d’une application numérique est souhaité afin de renseigner, suivre et monitorer le processus d’intégration des nouveaux arrivants constituant quelques centaines d’enregistrements. Lors de son embauche, un arrivant doit souvent s’affranchir d’une période de préavis. Cette période est généralement de 3 mois. Au cours de ces 3 mois précédent l’arrivée, un certain nombre de préalables sont à réaliser et un parcours de formation doit être adopté lors des premiers mois suivant l'embauche.

L’outil numérique souhaité pour porter ce processus devra être capable de réaliser les fonctions suivantes :
- Enregistrement d’un nouvel arrivant : un parrain ou manager ou représentant des ressources humaines doit pouvoir réaliser un nouvel enregistrement dans la base de données avec les données suivantes : Nom, prénom, Fonction occupée, Date d’arrivée ainsi que la possibilité ou non de « cocher » les éléments de la liste « préalables ».
- Modification d’un enregistrement : L’outil doit proposer la possibilité de réaliser une requête dans la Base de données pour sortir un enregistrement existant et pouvoir le modifier et le réenregistrer. Un cas typique d’utilisation sera le parrain qui veut renseigner une date de réalisation d’une formation du nouvel arrivant dans l’application, et enregistrer la modification.
- Monitorer l’activité : un manager ou un représentant RH doit avoir accès à une vue monitoring de ses équipes ou des effectifs pour les RRH. Un reporting sous forme de KPI connecté à la base de données est souhaité pour cette fonctionnalité
- Pilotage du planning : Les dates limites et délais de formation devront être calculés automatiquement dès la date d’arrivée d’un nouvel arrivant indiquée. Lors d’un non-respect d’un délai un visuel ou une alerte devra être déclenchée.
- Envoi automatique d’e-mails : Idéalement, à chaque début de semaine, un mail automatique à destination du nouvel arrivant, parrain, manager et RRH dressera le programme de formations à réaliser pour la semaine à venir, les éventuels retards ou anomalies dans les données.

Les données que l’application exploitera sont des données RH. Par conséquent un niveau de confidentialité existe sur ces dernières. Il faudra donc adopter une approche de cloisonnement de la donnée ainsi qu’un développement de différents profils avec des niveaux d’accès différents :
- Le profil nouvel arrivant : L’utilisateur ayant ce profil ne pourra avoir accès qu’à l’enregistrement correspondant à sa personne. Il pourra voir la progression de son parcours, ce qui est réalisé et à réaliser. Il a un droit de lecture/écriture sur cet unique enregistrement
- Le profil parrain : Ce profil ne pourra voir que les enregistrements dont il est mentionné en tant que parrain. Il a les mêmes droits que le profil nouvel arrivant pour les profils qu’il parraine.
- Le profil manager : Ce profil est exactement similaire au profil parrain sauf qu’il aura accès à toutes les personnes dont il est le responsable.
- Le profil RH : Ce profil est le plus haut niveau en terme de confidentialité. Le profil RH a accès à l’ensemble de la base de données donc peut voir/modifier tous les enregistrements existants. En plus, ce profil est le seul autorisé à avoir accès aux indicateurs de performance du processus.
- Le profil administrateur : Ce profil est orienté maintenance, développement ultérieur pour modification des champs de la BDD, ajout ou retrait, développement de nouveaux indicateurs, dépannage etc..
Pour l’authentification lorsqu’un utilisateur veut accéder à l’application, l’idéal serait l’exploitation du compte Microsoft professionnel.