Fichier importations croisés paie

Objet : Demande de développement d'un outil d'automatisation pour la synchronisation mensuelle des données de paie
Madame, Monsieur,
Nous souhaiterions obtenir le développement d'un outil d'automatisation pour rationaliser notre processus de préparation de paie mensuelle. L'objectif est de transférer automatiquement les données de notre système de pointage (contenues dans la "Feuille de temps mensuelle") vers notre fichier modèle d'importation de paie ("import_variables_paie.xlsx") à chaque fin de mois. Cette automatisation vise à minimiser le temps consacré et à garantir une remontée des données au plus juste, réduisant ainsi les erreurs de saisie manuelle.
1. Fichiers source et cible
• Fichier source (pointeuse) : Le fichier Excel original nommé "Feuille de temps mensuelle - Bottino-Giuge - [Téléphone visible pour les membres Pro] to [Téléphone visible pour les membres Pro] (1).xlsx", dont des extraits ont été fournis. Ce fichier est désigné comme la "FEUILLE DE TEMPS BRUTE de l'équipe".
• Fichier cible (importation de paie) : Le fichier "import_variables_paie MULTIPLE .xlsx", dont le modèle a été fourni sous forme de PDF. Ce fichier est principalement conçu pour les éléments additionnels ou exceptionnels de la paie [Précédente réponse].
2. Fonctionnalités requises de l'outil
L'outil devra être capable de :
• Lire le fichier Excel de la pointeuse : Accéder et interpréter les données du fichier "Feuille de temps mensuelle" [Ma requête].
• Identifier les employés : Établir une correspondance entre le "Nom complet" de la feuille de temps et le champ "Collaborateur" du fichier d'importation, et entre le "Code membre" et le champ "Matricule" [Précédente réponse].
• Convertir les formats horaires : Toutes les durées exprimées au format "Xh Ym" dans la feuille de temps (par exemple, "3h 32m") devront être converties en format décimal (par exemple, 3.53 heures) avant d'être insérées dans le fichier cible [Précédente réponse].
3. Extraction et gestion des éléments de paie pour la période d'août 2025
Les informations suivantes devront être extraites de la feuille de temps mensuelle et, si pertinent, agrégées puis insérées dans les champs correspondants du fichier "import_variables_paie.xlsx".
• Heures normales (point d'attention spécifique) :
◦ La "Feuille de temps mensuelle" contient une colonne intitulée "Heures normales". Des valeurs y sont enregistrées quotidiennement, telles que "7h 00m" pour Biba Hakim (par exemple, les 1/8/2025, 4/8/2025, 5/8/2025, 6/8/2025, 7/8/2025, 8/8/2025), "9h 00m" pour Parat Amaury le 4/8/2025, ou "9h 15m" pour Sandrine S-1 (par exemple, les 4/8/2025, 18/8/2025, 19/8/2025, 21/8/2025, 22/8/2025, 25/8/2025, 26/8/2025, 28/8/2025, 29/8/2025).
◦ Cependant, les extraits du fichier "import_variables_paie.xlsx" ne présentent pas de champ direct et global pour l'importation de ces "Heures normales" de base.
◦ L'outil devra être capable de lire et de calculer le total des "Heures normales" par employé pour la période concernée. Néanmoins, en l'absence d'un champ dédié dans le modèle d'importation fourni, ces heures ne seront pas exportées dans le fichier "import_variables_paie.xlsx", car il est supposé que le logiciel de paie gère ou calcule ces heures de base par un autre moyen [Précédente réponse].
• Travail des jours fériés :
◦ L'outil devra surveiller la colonne "HS jour férié" dans la feuille de temps.
◦ Si des heures sont enregistrées dans cette colonne (les extraits actuels montrent "0h 00m" pour le 15/8/2025), elles devront être extraites, converties en décimal, et reportées dans la colonne "Nombre d'heures habituelles (fériés)" du fichier d'importation.
◦ Le "Taux de majoration % (fériés habituels)" (qui est à "0,00" dans la source pour les colonnes de taux d'HS) devra être repris ou rendu configurable.
• Travail du dimanche :
◦ L'outil devra identifier les jours de travail tombant un dimanche et extraire les valeurs de la colonne "Heures de paie" pour ces jours. Par exemple, "Sandrine S-1" a 1h 00m le 24/8/2025.
◦ Cette valeur extraite (par exemple, 1h 00m deviendra 1.00) sera reportée dans la colonne "Nombre d'heures habituelles (dimanche)" du fichier d'importation.
◦ Le "Taux de majoration % (dimanche habituel)" (qui est à "0,00" dans la source pour les colonnes de taux d'HS) devra être repris ou rendu configurable.
• Gestion des congés payés (point d'attention crucial) :
◦ Les congés payés dans la feuille de temps ne sont pas indiqués par une valeur dans la colonne "Congé payé" (qui affiche "0h 00m" dans les extraits fournis), mais par un code couleur sur la cellule dans le fichier Excel original [Ma requête].
◦ L'outil devra être capable de détecter cette coloration spécifique dans le fichier Excel source.
◦ Pour chaque jour identifié comme un congé payé par cette coloration, l'outil devra créer une entrée dans la section "Ajout de congés payés" du fichier "import_variables_paie.xlsx", en renseignant les champs "Début CP (date)" et "Fin CP (date)".
◦ Concernant le "Nombre d'heures" associé à ces congés (non explicite dans la colonne "Congé payé"):
▪ Il faudra soit que l'outil permette de configurer une durée journalière standard (par exemple, 7 heures par jour) à appliquer pour chaque jour de congé détecté.
▪ Soit laisser le champ "Nombre d'heures" vide si le logiciel de paie gère l'absence par la date uniquement et applique une durée contractuelle par défaut. Nous demandons une clarification sur la meilleure approche pour ce point.
• Autres heures supplémentaires et complémentaires :
◦ Bien que les colonnes "HS quotidiennes", "HS double quotidiennes", "HS hebdomadaire", "HS jour de repos" soient actuellement à "0h 00m" dans les extraits fournis, l'outil devra être conçu pour pouvoir extraire ces heures si elles apparaissent à l'avenir.
◦ Ces heures devront être mappées aux champs correspondants dans la section "Ajout d'heures supplémentaires", tels que "Heures à 25% (h)", "Heures à 50% (h)", "Heures à X% (h)".
◦ De même, l'outil devrait être extensible pour prendre en compte les "Heures complémentaires" (à 10%, 25% ou taux spécifique) ou le "Travail de nuit" (heures habituelles et exceptionnelles avec taux de majoration) si des valeurs non nulles apparaissent dans la feuille de temps source à l'avenir.
4. Agrégation des données et génération du fichier
• L'outil devra agréger toutes les heures pertinentes pour chaque employé sur la période mensuelle (par exemple, août 2025).
• Il devra générer un nouveau fichier "import_variables_paie.xlsx" formaté correctement avec toutes les données extraites et mappées pour les éléments variables et additionnels.
Objectifs du développement
Ce développement vise à :
• Réduire significativement le temps alloué à la saisie manuelle des données de paie.
• Minimiser les erreurs humaines lors du transfert d'informations.
• Améliorer la fiabilité et la cohérence des données de paie.
Nous sommes à votre entière disposition pour fournir les fichiers exemples (Excel original pour les tests de code couleur) et discuter de tout détail technique nécessaire à la réalisation de cet outil.
je souhaite travailler sur drive et google sheet