Assistante personnelle

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction expérimenté(e), véritable bras droit, capable de structurer, prioriser et piloter nos workflows au quotidien. Vous maîtrisez Notion, Monday et Slack, savez gérer des boîtes mail complexes, orchestrer des projets multi-intervenants et déléguer aux bonnes personnes pour maximiser l’efficacité. Poste à 35h/semaine, avec souplesse possible en soirée/week-end selon besoins et roulement.

Missions principales

- Gestion d’agenda et emails
- Triage et priorisation quotidienne (inbox zero, règles SLA, réponses préparées)
- Planification/réservation de rendez-vous, coordination multi-timezones
- Pilotage de projets et tâches
- Structuration et suivi de projets dans Notion et/ou Monday (boards, timelines, automatisations)
- Création et maintenance de SOP/checklists/process dans Notion
- Coordination des contributeurs, relances, gestion des dépendances et risques
- Communication et coordination
- Animation des échanges sur Slack (canaux, threads, mentions, escalades)
- Rédaction de comptes-rendus, notes de réunion, points d’arbitrage
- Interface avec prestataires/clients, préparation de documents Google Workspace
- Délégation et exécution
- Définition claire des briefs, attribution des tâches, contrôle qualité
- Suivi des délais et des livrables, reporting quotidien et hebdomadaire
- Amélioration continue
- Mise en place d’automatisations (Monday/Notion/Slack/Gmail)
- Propositions d’optimisation process et outils, veille d’amélioration

Outils requis (maîtrise avancée)

- Notion: bases de données liées, vues, templates, documentation, espace Ops
- Monday: structures projets, automations, vues, intégrations
- Slack: organisation des canaux, bonnes pratiques de communication, règles d’escalade
- Google Workspace: Gmail/Calendar/Docs/Sheets/Drive, partage et gouvernance des accès

Compétences et profil

- Expérience confirmée en assistanat de direction / chief of staff junior / office & ops management
- Excellente gestion des priorités, sens de l’anticipation, rigueur et autonomie
- Capacité à déléguer efficacement et à coordonner plusieurs parties prenantes
- Aisance rédactionnelle en français; anglais professionnel
- Sens de la confidentialité, fiabilité, culture du résultat et de la qualité

Ce que nous attendons

- Rapport quotidien synthétique: avancées clés, points bloquants, décisions à prendre
- Revue hebdomadaire: état des projets, roadmap semaine suivante, risques/opportunités
- Mise en place rapide d’un espace Notion opérationnel (Projets, Tâches, Inbox, SOP)
- Amélioration mesurable de la vélocité (délai de traitement, taux d’achèvement)

Conditions

- Contrat: 35 h/sem
- Disponibilités: cœur de journée + souplesse ponctuelle soir/week-end (roulement/astreinte)
- Rémunération: selon profil et séniorité
- Lieu: télétravail possible; présence ponctuelle appréciée (Île-de-France)

Process de recrutement

- Étape 1: envoi CV/portfolio + exemples concrets (captures Notion/Monday anonymisées)
- Étape 2: entretien 30 min + étude de cas courte (organisation d’un mini-espace Notion ou board Monday)
- Étape 3: échange final sur rituels, SLA, et mise en route

Pour postuler

Envoyez:

- CV + message de motivation synthétique
- 2–3 références ou cas concrets (lien/description) démontrant votre maîtrise Notion/Monday/Slack
- Vos disponibilités et fourchette de rémunération

Objet: Candidature Assistant(e) de direction – Bras droit opérations

Bonus apprécié

- Expérience d’onboarding d’équipes dans Notion
- Connaissance IA : Chatgpt, LLM
- Expérience en coordination de prestataires (design, dev, marketing, sales)