Site web pour un groupe d'achat de particuliers

Je gère un groupe d'achat de 40 personnes (particuliers) qui achetons des fruits chaque quinzaine (le nombre de produits différents par quinzaine est au maximum de 5)
Pour faciliter la gestion des achats (actuellement par des Doodle et un fichier Excel) nous souhaiterions disposer d'un site internet.
Sa fonction serait donc surtout de gestion avec un peu de contenu de présentation. Le côté esthétique est donc secondaire, mais il faut quand-même que ce soit ergonomique.
La gestion de ces achats consiste entre autres en l'inscription des quantités souhaitées par chacun sur le site, l'inscription du prix prévisionnel et final de chaque produit, les appels et rappels par mail des personnes en fonction de certains critères, le calcul des quantités finales et du prix à payer par chacun à chaque commande, l'état des comptes de chaque personne, etc..). Ce n'est pas du e-commerce (aucun paiement en ligne, pas de bénéfice) mais un fonctionnement de type associatif.
Il y a surtout je pense de la gestion des données et du calcul dans la conception du site.
Quant aux potentialités à plus long terme, il faut que le site puisse gérer dans le futur plusieurs groupes d'achat de caractéristiques similaires (duplication des groupes).
Et aussi la possibilité future que chacun puisse "remplir" son compte directement sur le site.
Le besoin serait pour le mois de février 2018.
Nous souhaiterions aussi que le concepteur assure un certain suivi, c'est à dire qu'il soit disponible dans le futur pour des mises à jours ou améliorations éventuelles.