Création de site Extranet et Intranet

EXPRESSION DE BESOIN MODULE VENTE VVL

Présentation de VVL
Vacances Voyages Loisirs est une association agissant dans le domaine du Tourisme Social faisant partie de l’Economie Sociale et Solidaire. Sa vocation est d’assurer l’organisation de séjours collectifs pour les enfants, de classes de découverte ainsi que des séjours pour les séniors et les familles. L’ensemble de ces populations nous sont adressées par les collectivités territoriales et les comités d’entreprises qui sont nos principaux clients. VVL intervient principalement en BtoB. La singularité de VVL se traduit par la gestion des centres de vacances que lui confient certaines villes adhérentes. VVL n’est pas en responsabilité sur le suivi du patrimoine mais réalise la production au sein des centres. A noter que l’association produit une partie de ces séjours en dehors des centres qui lui sont confiés que cela soit en France ou à l’étranger.

Carte d’identité VVL
✓ Association d’éducation populaire agissant sur le champ de l’économie sociale et solidaire ✓ Organisation de séjours de vacances pour les enfants et adultes. Classes de découvertes ✓ 6.5 M€ de CA ✓ 17 permanents ✓ Une centaine d’ETP saisonniers ✓ 10 centres confiés en gestion par les collectivités territoriales ✓ 19 adhérents / 16 collectivités et deux établissements publics /+ de 5000 personnes partent grâce à VVL

Analyse de l’existant
Le module de gestion des ventes est actuellement géré au sein d’un ERP actuel, dénommé VAX.
Un appel d’offre est en cours pour renouveler notre ERP. D’un système intégré VVL basculera vers plusieurs systèmes spécifiques indépendants qui devront pouvoir communiquer entre eux Compta/RH/Ventes.
Les deux premiers modules sont en cours d’étude. Le module vente quant à lui est un module spécifique métier nécessitant un développement adossé à une technologie existante.
L’appellation module vente n’est pas véritablement exacte. Car ce module recouvre actuellement plusieurs fonctionnalités
 Gestion des commandes (enregistrement des options puis commandes, avenants)
 Gestion des avis de transports (lieux de rendez-vous, liste voyageur)
 Planification des séjours (gestion des stocks, état de réservation)
 Facturation (778 factures émises en 2016)

Evolution souhaitée
Au-delà de la reprise de ces fonctionnalités (Facturation à voir) VVL souhaite rendre ses clients collectivités autonomes, en terme de réservations, d’inscriptions des enfants. Ce projet se doit d’être l’interface principale entre la ville et VVL. Au-delà de la simple commande cette interface doit également proposer du contenu et de l’archivage de documents. La mise en production de nos séjours est le résultat d’une collaboration étroite avec les villes. Le système devra devenir l’espace dématérialisé assurant la convergence de toutes les informations, tout en permettant à VVL de disposer d’une vue d’ensemble de son activité à venir. Les droits d’accès doivent pouvoir être géré en donnant la connexion à tout ou partie du site.
La technologie choisie devra permettre d’assurer de l’inscription BtoC en perspective du développement de VVL, avec le cas échant du paiement en ligne.
Verbatims
Workflow / limiter les saisies / évolutif / responsive / générer des rapports remontant de l’information pour un TB ou le rapport d’activité / l’unité d’œuvre est la journée vacance / système ouvert avec les solutions office 365 et-ou suite google / possibilité pour un administrateur éclairé d’assurer, à la marge, des modifications sans faire appel à un prestataire/disposer d’un accompagnement conseil.

Les FCS
Le coût récurrent doit être limité • La durabilité de l’éditeur doit être démontrée • Déterminer les besoins en termes de fonction plutôt que s’attacher à recréer un système identique • facilité d’interfaçage avec les modules RH et Co

EXPRESSION DE BESOIN INTRANET DIRECTEUR

Carte d’identité VVL
✓ Association d’éducation populaire agissant sur le champ de l’économie sociale et solidaire ✓ Organisation de séjours de vacances pour les enfants et adultes. Classes de découvertes ✓ 6.5 M€ de CA ✓ 17 permanents ✓ Une centaine d’ETP saisonniers ✓ 10 centres confiés en gestion par les collectivités territoriales ✓ 19 adhérents / 16 collectivités et deux établissements publics /+ de 5000 personnes partent grâce à VVL

Définition du besoin
Chaque Directeur à en responsabilité un séjour, il doit pouvoir disposer d’un espace dématérialisé où il va retrouver des informations générales communes à l’ensemble des séjours, des informations spécifiques à son séjour (itinéraire, adresse d’hébergement, budget, listes des enfants etc….). Le cas échéant un espace de dialogue lui permettant de laisser de l’information pour le séjour suivant, communiquer avec son manager et les villes d’où proviennent les enfants.
Verbatims
Workflow / limiter les saisies / évolutif / responsive / inter opérabilité avec les systèmes d’information VVL/ système ouvert avec les solutions office 365 et-ou suite google / possibilité pour un administrateur éclairé d’assurer, à la marge, des modifications sans faire appel à un prestataire/gestion des droits d’accès / disposer d’un accompagnement conseil / production des éléments / Les directeurs sont équipés de tablettes

Les FCS
Le coût récurrent doit être limité / facilité d’utilisation / production de l’outil par le partenaire