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Voici plus de détail sur mes besoins concernant notre événement.

Lors de notre événement, nous organisons un déjeuner assis, placé et tournant pour 280 personnes.
• Il y a 18 thématiques pour 35 tables réparties sur 2 étages ;
• Chaque table = 1 thématique animée par des experts (en majorité des partenaires) ; plusieurs tables vont traiter d’une même thématique (cf tableau de répartition)
• Chaque thématique est jouée 2 fois = entrée + plat (round 1) PUIS dessert + café (round 2)
• Le/les animateur(s) de la thématique eux ne bougent pas, c’est-à-dire qu’ils animent deux fois la même thématiques
• Les participants s’assoit chacune à une table correspondant à la 1ère thématique choisie en amont et au son de la cloche dans la salle, à la fin du plat, ils se lèvent et vont s’installer à une nouvelle table avec la deuxième thématique choisie.
• La répartition des tables doit donc se faire en amont de l’événement en fonction des inscriptions et des thématiques sélectionnées par les participants

Process d’inscription participants :
1. Je reçois une invitation email ; invitation personnelle
2. Je me connecte à la plateforme via mon email
3. Je remplis le formulaire en ligne :
a. Je participe à l'événement : Oui / Non
b. Je participe au déjeuner thématique : Oui/ Non ; Si la réponse est « oui » alors s’affiche « Choisissez 2 thématiques » (pas de restriction au-delà de 2) :
i. Thème 1
ii. Thème 2
iii. Thème 3
iv. …
v. Thème 18
c. Je participe aux ateliers de l'après-midi : Oui/ Non ; Si la réponse est « oui » alors s’affiche « Choisissez 2 thématiques » :
i. Thème 1
ii. Thème 2
iii. Thème 3
iv. …
v. Thème 10
d. Remplir ses coordonnées
4. Je reçois une confirmation d’inscription personnalisée
5. Les inscrits ne sont pas relancés

La plateforme : Invit’You
Celle-ci nous permet également d’envoyer les invitations, les relances et les confirmations.
Le suivi des inscrits peut se faire sur la plateforme et via une extraction XLS.
Une ligne = 1 cible ; pas de doublon
Pour suivre les cibles inscrites ET qui ont finalisé leur inscription, il faut se concentrer sur le statut « confirmé » (Colonne AL). Certaines cibles se sont préinscrites mais n’ont pas encore choisi leurs déjeuners/ateliers.

Notre besoin : création d’un outil (appli, macro, etc.) qui à partir de la plateforme ou de l’extraction Excel permette de faire la répartition de chaque participant sur chaque table pour chacun des deux rounds en respectant les contraintes suivantes.

Contraintes :
- Un flux simplifié par étage (2 étages avec 16 tables sur un étage et 18 sur l’autre) ; pas de changement de table d’un étage à un autre ;
- Un outil qui permet des ajustements jusqu’au dernier moment. Nous prévoyons un mail de rappel 5 jours avant l’événement ce qui génère souvent des désinscriptions et donc de devoir revoir la répartition des participants sur les tables.
- Un outil qui permette d’avoir une vue en temps réel sur la répartition des tables pour pouvoir gérer les annulations de dernières minutes. Ex : 5 personnes d’une même table qui ne se sont pas présentées le matin et qui donc ne viendront pas au déjeuner. Il faut éviter d’avoir une table entièrement vide.
- Permettre une répartition aléatoire des participants qui ont sélectionné plus de 2 thématiques. La plateforme ne permettant pas de restreindre le nombre de thématiques choisies, certains invités ont sélectionné une dizaine de thématiques… Je partirai bien du principe que ceux-là iront sur les tables les moins remplies.
- Certains partenaires ont choisi d’animer plusieurs tables en parallèle avec la même thématiques, le quota de place se fait donc par thématique et non par table. Par ex : Partenaire X anime 4 tables au round 1 et 4 au round 2. Ils ont choisi que 2 thématiques, c’est-à-dire qu’ils vont animer à chaque fois 2 fois la même thématiques en parallèle soit 4 fois la même thématique en tout avec la rotation. Ils auront donc 2 * 8 participants = 16 participants sur chaque thématique en round 1 et de même en round 2.
- Certains partenaires auront deux animateurs par tables tandis que d’autre n’en auront qu’un, ce qui signifie que pour certaines tables il ne reste que 6 places pour les invités * 2  donc un quota de 12 places restantes sur les 2 rounds alors que sur d’autres table avec un seul animateur, il y aura 7 places pour les invités  donc un quota de 14 places restantes sur les 2 rounds pour participer à une thématique.

Budget indicatif : 1 000 à 5 000 €

Publication : 18 août 2017 à 10h41

Profils recherchés : Développeur web freelance, Administrateur réseaux freelance

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