Mise en place d’une base documentaire + site

Mise en place d’une base documentaire et du site Internet
Association de moins de 10 salariés qui a pour vocation d’animer le secteur social et médico-social en vue de faire évoluer et d’adapter les politiques publiques, les pratiques professionnelles et institutionnelles aux attentes des usagers.
L’une de ses missions consiste à compiler, diffuser et valoriser l’ensemble des informations produites par le secteur afin de permettre à chacun de mieux comprendre et connaitre le domaine social et médico-social.
Dans ce cadre, elle propose plusieurs types de service :
- La recherche documentaire et l’accompagnement sur site ;
- La veille documentaire ;
- L’annuaire social et médico-social, disponible en ligne sur un site provisoire ;
- La mise en place de séminaires et de colloques.
Bien qu’elle existe depuis plusieurs années, l’association est très peu connue. Les usagers qui sont à la recherche de matière dans le domaine ne connaissent pas ou peu l’étendue des documents mis à disposition par la structure et n’ont pas toujours ciblé leur demande lorsqu’ils se présentent.
Avec la veille et les newsletters, la responsable de la documentation est notifié des évolutions du secteur, retraite l’information et maintient à jour la base mis à disposition des usagers et en interne (installation d’un réseau commun).
L’ensemble des documents sont ainsi consultables sur un poste en accès libre sans limitation de droit (suppression/modification) ou d’accès à Internet. Et, les usagers doivent se plier aux horaires d’ouverture du site qui ne sont pas toujours adaptés à leurs contraintes.
La structure dispose d’une base conséquente (3000 revues, 700 ouvrages) composée de textes législatifs et réglementaires, de guide du secteur, de dictionnaires, d’ouvrages scientifiques de références, de revues professionnelles, de littératures grises (mémoires, études, …), de travaux de recherche (thèse), de dossiers thématiques de professionnelles et d’étudiant (rapport, mémoire).
Ainsi, pour mieux répondre à sa mission d’animation du secteur, l’association doit :
- Se faire connaître du grand public, des professionnels et des étudiants ;
- Disposer d’un outil d’évaluation de la fréquentation du site afin de remonter des éléments quantitatifs à l’autorité de tutelle ;
- Faire connaitre l’étendue de la documentation sur les différents thèmes ;
- Faciliter l’accès et la recherche de la documentation pour les usagers (plage horaire d’ouverture contraignante et ne correspondent pas aux besoins des usagers) ;
- Diminuer le temps passé au retraitement et à la diffusion de la veille documentaire ou des newsletters.