Test du logiciel de prise de rendez-vous en ligne SmartAgenda

Difficile d'échapper à la popularité de SmartAgenda : lancée en 2010, cette solution de prise de rendez-vous en ligne bénéficie de très bons avis Google et de retours client positifs. Ciblant les petites entreprises comme les grands groupes, elle propose la réservation de créneaux 24h/24 et un agenda en ligne automatiquement synchronisé. Nous avons voulu tester le site par nous-mêmes pour bien comprendre comment il parvient à simplifier la gestion des rendez-vous professionnels au quotidien.

À qui s'adresse SmartAgenda ?

En tant qu'éditeur de gestion de rendez-vous et de planning, SmartAgenda est conçu pour simplifier les agendas professionnels en s'adaptant à des utilisateurs aux besoins très divers. Simple à prendre en main, personnalisable et doté de nombreuses fonctions, cet outil apporte une aide concrète pour optimiser les réservations et l'organisation du temps de travail.

Il s'agit d'une solution française bien établie, apportant un solide accompagnement quotidien à ses clients. Son suivi client depuis la France est une véritable plus-value !

Une solution pour tous les professionnels

SmartAgenda est une solution généraliste s'adressant à tous les professionnels qui travaillent sur rendez-vous. Les entreprises comptant de 20 à 100 salariés constituent son cœur de cible, mais ce logiciel est parfaitement adapté à de nombreux autres cas de figure également.

Les professionnels qui utilisent SmartAgenda pour la prise de rendez-vous et la gestion de planning sont :

• Les petits indépendants et professions libérales
• Les startups et jeunes entreprises
• Les petites entreprises et TPE de secteurs variés
• Les PME et réseaux de franchise
• Les administrations et grands comptes
• Les gros groupes

Un outil qui s'adapte à votre secteur professionnel

Cette pluralité se retrouve dans les métiers accompagnés par SmartAgenda. En dehors de la restauration et de la gestion de billetterie pour l'événementiel, la société opère dans de très nombreux secteurs, avec une solution pertinente pour un large éventail d'activités professionnelles.

On trouve parmi les secteurs qui font appel à SmartAgenda :

• Les organismes de secteur public, collectivités, mairies et administrations publiques
• Les professionnels de l'éducation et établissements scolaires (notamment des universités)
• Le secteur bancaire
• Les professionnels de santé (par exemple, des regroupements médicaux et laboratoires)
• Le secteur de l'énergie

Le gros atout de cette solution est d'être hautement personnalisable en fonction de chaque secteur. SmartAgenda peut s'adapter à n'importe quel processus métier. Il peut être configuré selon les contraintes de très nombreuses activités et s'interconnecte facilement avec les outils déjà utilisés en interne. Cela le rend très compétitif sur le marché, comme nous avons pu nous en rendre compte en le testant.

Quel usage peut-on faire de SmartAgenda ?

SmartAgenda est une solution complète combinant deux outils principaux :

• Un agenda partagé sur-mesure à destination des professionnels : il est adaptable à chaque métier et se met à jour automatiquement lorsque des rendez-vous sont réservés.
• Une solution de prise de rendez-vous en ligne personnalisable, utilisable sur votre site web, avec possibilité de modification et d'annulation par le client.

L'automatisation des rendez-vous avec SmartAgenda, c'est la solution pour un gain de temps notable dans votre activité.

Cette solution s'appuie sur des fonctionnalités fondamentales pour fluidifier la gestion des rendez-vous professionnels, et notamment la mise en place de rappels automatiques par SMS et e-mail. Elle bénéficie aussi d'intégrations simplifiées et permet la synchronisation avec Google Calendar et Outlook.

Les avantages de SmartAgenda :

• Un gain de temps significatif au quotidien grâce à l'automatisation des rendez-vous.
• Des réservations en ligne sans intervention manuelle et 24h/24, y compris en dehors des horaires d'ouverture : cela répond aux habitudes d'environ 40% des clients et patients, et permet de booster le volume de rendez-vous.
• Une réduction des rendez-vous oubliés et des non-présentations grâce aux rappels automatiques.
• Une satisfaction client en hausse grâce à une expérience fluide et agréable.
• Une organisation plus efficace, alignée avec les besoins réels de votre activité.
• Une image de marque soignée, plus moderne.

Un site simple à prendre en main, et pourtant très complet

Nous avons voulu tester par nous-mêmes l'utilisation de SmartAgenda afin de vérifier la praticité de cet outil. Et force est de constater que la configuration est extrêmement rapide, avec un parcours très intuitif dans lequel l'utilisateur est guidé pas à pas.

Tout d'abord, l'inscription se fait en quelques secondes, et sans aucune difficulté. Il suffit de suivre quelques étapes simples de pré-configuration :

• On entre ses coordonnées
• On définit la couleur de base de l'interface, son secteur d'activité et le nombre de plannings dont on souhaite disposer
• On sélectionne ses besoins (prise de RDV en ligne, cours collectif, RDV à distance avec visio, paiement)
• On crée des motifs de réservation grâce à un catalogue de prestations proposé, avec leur libellé, leur durée et éventuellement leur prix
• On ajoute les horaires de réservation possibles

Le petit plus : le vocabulaire utilisé par SmartAgenda s'adapte au secteur d'activité que l'on a renseigné !

Une fois cette configuration terminée, on accède à son agenda préconfiguré et SmartAgenda propose alors une visite guidée pour une prise en main simplifiée. Un assistant virtuel vous accompagne afin de découvrir toutes les fonctionnalités du tableau de bord : pratique pour s'approprier le site !

Si vous n'êtes pas à l'aise avec internet, vous pouvez recevoir l'aide d'un conseiller pour configurer votre page de prise de rendez-vous en 15 minutes.

L'interface se compose d'un menu à quatre entrées principales :

• Agenda : pour consulter son planning et visualiser ses rendez-vous
• Planifier : pour définir ses plages d'activité et disponibilités sur internet
• Réglages : pour configurer l'agenda
• Site RDV : pour visualiser son site de prise de rendez-vous en ligne

S'ajoute à cela une base de clients, avec des fiches répertoriant les coordonnées et toute information utile.

Une solution hautement personnalisable

L'une des grandes forces de SmartAgenda, c'est de permettre une personnalisation très poussée. Le didacticiel initial sert à prémâcher le travail de configuration, mais on peut ensuite reprendre toutes les informations en entrant dans les réglages. On a alors accès à de multiples paramètres, adaptables un à un.

En suivant les différentes étapes, personnalisez pas à pas la page de prise de rendez-vous à intégrer à votre site. Vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise, afficher le module aux couleurs de votre choix, ajouter du texte, essayer plusieurs modèles de présentation (avec ou sans carte, par exemple), ou encore intégrer des liens vers vos réseaux sociaux pour étendre la communication avec vos clients. En quelques minutes, vous obtenez une page de prise de rendez-vous parfaitement cohérente avec votre site web.

Une solution d'agenda partagé qui centralise les rendez-vous

Le premier usage de SmartAgenda lorsque l'on s'inscrit est de créer un agenda pour son activité professionnelle. On découvre alors un outil flexible et parfaitement adaptable aux spécificités de très nombreux métiers.

Cet agenda en ligne est entièrement paramétrable selon les besoins de chaque professionnel et ses habitudes de travail. À chacun donc de le configurer avec ses horaires, ses types de rendez-vous et de prestations, ainsi que toutes les contraintes qu'il souhaite intégrer à l'organisation de ses journées. L'agenda respecte la réalité de votre métier et n'en est que plus utile au quotidien.

Les nombreuses possibilités de personnalisation offertes permettent de créer un agenda réellement sur mesure.

Parmi les possibilités offertes par SmartAgenda, on retient notamment le fait de :

• Visualiser un ou plusieurs plannings sur un même écran
• Adapter l'affichage à ses préférences : vue quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle
• Personnaliser l'agenda avec les couleurs et prestations de son choix
• Partager l'accès de l'agenda à ses collaborateurs
• Pouvoir consulter l'agenda n'importe où

Un agenda collaboratif

Il s'agit d'un agenda partagé et multi-accès, auquel il est possible de se connecter depuis plusieurs postes de travail. C'est une solution très pratique pour permettre à plusieurs collaborateurs d'avoir accès à une même information : c'est essentiel, par exemple, entre un responsable de service et son secrétariat. Chacun dispose des mêmes informations concernant les disponibilités, les rendez-vous programmés et l'organisation des journées et semaines de travail à venir.

Un agenda centralisé pour les franchisés et les grands comptes

Via son offre Entreprise, SmartAgenda permet aussi la gestion multi-sites, avec des agendas indépendants mais administrés depuis une interface commune. En synchronisant la prise de rendez-vous et en centralisant les plannings dans un seul environnement tout en assurant l'autonomie de chaque site, cela en fait une solution adaptée aux réseaux de franchise et aux grands comptes.

Nul besoin de se connecter sur chaque agenda individuellement : le pilotage est centralisé. Tous les sites sont coordonnés, les doublons évités et les clients mieux orientés, ce qui est garant d'une meilleure performance et d'une expérience plus harmonieuse pour tous. Cela permet aussi de créer des prestations et des règles communes à chaque site.

Une vision claire et toujours à jour de votre activité

SmartAgenda apporte aux équipes une vision claire, centralisée et actualisée de leur planning. L'agenda se met à jour en temps réel lorsque des créneaux sont réservés par les clients ou des modifications apportées par un utilisateur autorisé à y accéder.

L'agenda sur mesure de SmartAgenda offre aux professionnels une lecture instantanée de leur activité pour une organisation plus efficace.

Un seul agenda, accessible partout

Son autre grande force est qu'il accompagne les professionnels partout. Que vous soyez au bureau, en télétravail ou en déplacement, vous disposez d'un accès sécurisé et pouvez visualiser votre agenda sur n'importe quel support (ordinateur, tablette, mobile) pour consulter les derniers rendez-vous fixés.

L'intégration simplifiée aux agendas professionnels et calendriers en ligne les plus populaires (Google Agenda, Outlook, Microsoft 365, Apple) permet de synchroniser les informations, qui restent donc cohérentes partout. Cela évite les saisies multiples et limite énormément le risque d'erreurs.

Intégration de SmartAgenda à vos processus métiers

Une brique BPM de SmartAgenda répond aux processus de prise de rendez-vous complexes de certaines grandes organisations. Le logiciel peut alors totalement s'intégrer dans les outils existants en s'adaptant pleinement au métier, via une API, un Webservice ou un Webhook.

Un expert vous accompagne pour mettre en place une intégration fluide et synchroniser SmartAgenda avec vos systèmes internes. Dès lors, vous recevrez des notifications lors des actions réalisées sur l'agenda : création, modification ou suppression de rendez-vous.

Prise et gestion de rendez-vous en ligne : une solution autonome et efficace

Avec SmartAgenda, on dispose donc d'un agenda complet pour le quotidien de son activité professionnelle. Mais là où ce site se démarque, c'est qu'il intègre une prise de rendez-vous autonome, accessible partout et à tout moment. C'est loin d'être anodin et cela apporte de nets avantages dans de nombreux métiers.

Les clients et patients ont en effet accès à l'outil quand ils veulent : ils font leurs réservations en ligne 24h/24, sans intervention manuelle et sans dépendre des horaires d'ouverture. D'une part, c'est beaucoup moins contraignant pour eux, plus flexible, et par conséquent susceptible de fortement booster le remplissage des agendas. D'autre part, cela représente un gain de temps important pour les équipes, qui n'ont pas à gérer les demandes de créneaux ou modifications de rendez-vous.

Intégration simplifiée à votre site web

L'outil de réservation en ligne de SmartAgenda s'intègre à votre site internet grâce à un widget ou à un plugin WordPress. Cela permet d'y imbriquer directement la solution et d'offrir aux visiteurs une expérience très fluide. En ne cliquant pas sur un lien sortant du site, c'est plus simple pour eux et cela évite aussi la mise en concurrence de votre activité dans un annuaire généraliste. Vous incitez vos clients à rester dans votre environnement et gardez la main sur votre communication.

Le plugin WordPress proposé est gratuit, de même que le widget d'intégration, parfaitement compatible en HTML et PHP. L'installation se fait en quelques clics seulement et les équipes de SmartAgenda vous accompagnent dans ce déploiement en cas de besoin.

La prise de rendez-vous s'intègre directement sur votre site web. Accessible à tout moment, cette page permet aux clients d'être autonomes pour réserver un créneau ou modifier un rendez-vous.

Rappels de rendez-vous par mail et SMS

Pour répondre au frein majeur que sont les no-shows et les oublis, SmartAgenda intègre un système de rappels automatiques de rendez-vous. Les clients reçoivent une alerte par mail ou SMS avant chaque rendez-vous, des notifications qui leur permettent d'anticiper leur venue et sécurisent le créneau bloqué pour les professionnels.

Cette fonctionnalité est entièrement personnalisable depuis la plateforme. Vous pouvez adapter le texte du message pour qu'il reflète bien le ton que vous souhaitez y donner. Accédez pour cela à la partie Réglages, puis cliquez sur Modèles de mail/SMS ou sur Préférences. Vous pouvez mettre en place différents modèles (rappel de RDV, confirmation, report et suppression) et définir quand envoyer le message.

Organisation de rendez-vous collectifs

En plus des rendez-vous individuels, la mise en place de rendez-vous groupés est possible via SmartAgenda. C'est très utile pour proposer des cours, des ateliers, des réunions d'information ou autre.

Ils se créent directement depuis votre agenda, sur la plateforme : sélectionnez le créneau horaire, entrez une description et fixez le nombre de participants possibles. Une fois les modalités d'inscription définies, ce créneau devient réservable sur votre site (on peut aussi ajouter soi-même des participants depuis l'interface) et SmartAgenda met automatiquement à jour les effectifs au fur et à mesure des réservations. Vous avez ainsi une visibilité constante du taux de remplissage.

Les petits plus de SmartAgenda

Différentes fonctionnalités et divers modules complémentaires viennent enrichir le service proposé par SmartAgenda, pour en faire une solution très complète. Voici ce qui a retenu notre attention.

Affichage de vos horaires sur Google

Un des gros avantages de cette solution, c'est son optimisation pour le référencement naturel sur les moteurs de recherche. SmartAgenda référence automatiquement la page de prise de rendez-vous intégrée à votre site. Cela permet d'afficher les bons horaires sur Google, avec les informations pratiques de votre commerce, et c'est un vrai moteur pour augmenter le volume de prise de rendez-vous.

Paiement en ligne au moment de la prise de rendez-vous

Pour encore plus d'efficacité, SmartAgenda permet le paiement en ligne : vous décidez si vous souhaitez que vos clients payent un acompte ou la prestation complète lorsqu'ils fixent leur rendez-vous. C'est une fonctionnalité très bénéfique pour faciliter le paiement des prestations et assurer une trésorerie fluide. De plus, une fois la prestation payée, l'absentéisme diminue significativement et votre agenda est beaucoup plus stable.

Le module de paiement en ligne Stripe est à activer si vous le souhaitez pour valider le rendez-vous.

Statistiques et reporting

Les tableaux de bord disponibles sur SmartAgenda offrent une visibilité claire et en temps réel de statistiques générées par la prise de rendez-vous en ligne. Vous bénéficiez d'indicateurs pertinents, basés sur votre activité concrète. Statistiques par catégorie ou prestation, tracking des no-shows… Autant de données que vous pouvez également exporter afin de les traiter par le moyen de votre choix.

Marketing et suivi client

Avec SmartAgenda, vous pouvez constituer une base de fiches clients, mais aussi automatiser et personnaliser vos échanges. Dans les messages à configurer dans les réglages, vous trouverez par exemple des SMS d'anniversaire ou des mails pour reprendre contact. Ces outils permettent de gagner en efficacité dans votre communication auprès de la clientèle, avec à la clé un gain de temps pour vous et une satisfaction en hausse pour eux.

Enquêtes de satisfaction

Afin d'optimiser vos rendez-vous sur la durée, des questionnaires sont transmis à vos clients. Ils peuvent être automatisés et permettent de recueillir leur avis à travers des notes et enquêtes de satisfaction. Les questionnaires sont intégralement personnalisables. Les réponses vous permettent d'améliorer vos prestations et services au fil du temps. Si les avis sont bons, c'est aussi votre réputation sur internet qui y gagne !

Tarifs du logiciel de prise de rendez-vous en ligne SmartAgenda

SmartAgenda fonctionne avec un abonnement mensuel et propose plusieurs formules afin de s'adapter aux besoins de chaque organisation. Les offres vont de la solution standard pour les indépendants et petites structures jusqu'à des accompagnements sur mesure pour les grands comptes, réseaux de franchises et administrations.

Les premiers forfaits démarrent à 39€ HT/mois avec l'offre Initial, qui comprend notamment un agenda partagé, une fiche client personnalisable et les rappels de rendez-vous. Les formules supérieures ajoutent progressivement des fonctionnalités comme la prise de rendez-vous en ligne, le paiement en ligne, les rendez-vous en visio, les enquêtes de satisfaction ou encore les rendez-vous collectifs.

Pour les besoins spécifiques, SmartAgenda propose également une offre Entreprise à partir de 150€ HT/mois, ainsi qu'une offre dédiée aux mairies à partir de 490€ HT/an pour un guichet. Le détail des forfaits, des tarifs et des fonctionnalités incluses est présenté dans le tableau récapitulatif disponible plus loin dans ce comparatif.

Des options payantes sont proposées en complément, avec des coûts additionnels clairement exposés :

• + 5€ HT/mois par planning supplémentaire
• + 0,10€ par SMS envoyé
• + 10€ / mois pour le paiement en ligne via Stripe

Un essai gratuit de 14 jours sans engagement permet de tester la prise de rendez-vous et toutes les fonctionnalités de SmartAgenda. Demandez aussi une démonstration personnalisée gratuite !

Notre avis : SmartAgenda vous aide à créer un site de prise de rendez-vous en ligne en toute simplicité

Nous retenons de notre test de SmartAgenda sa grande simplicité, sa flexibilité pour s'adapter à de multiples métiers et son caractère hautement personnalisable. Avec son architecture modulaire, son interconnectivité et des automatisations bien pensées, il se révèle très efficace dans de très nombreux cas de figure : réservation de rendez-vous individuels ou collectifs, alertes pour éviter les oublis et limiter la non-présentation, paiement à la réservation, mais aussi gestion partagée d'un agenda.

De fait, cela peut couvrir des besoins extrêmement variés, des indépendants jusqu'aux grands comptes et réseaux de franchises. Avec, en plus, des équipes support basées en France et un expert dédié dans son offre Entreprise, SmartAgenda a tout pour convaincre les professionnels de tous horizons.

Test réalisé à la demande de SmartAgenda sans influence sur notre ligne éditoriale. Le contenu reste entièrement indépendant et reflète notre expérience et notre avis sincère.