Comparatif des meilleurs logiciels de facturation pour experts-comptables

Les experts-comptables ont avant tout besoin de gérer efficacement leur propre facturation, mais ils doivent également pouvoir conseiller une solution adaptée à leurs clients. Pour qu'un logiciel de facturation réponde parfaitement aux besoins des cabinets comptables, il doit donc couvrir un certain nombre de critères. Voici les recommandations de Codeur.com pour faire votre choix.

Quels sont les besoins des experts-comptables en matière de facturation ?

Pour un cabinet d'experts-comptables, la facturation recouvre deux grands enjeux :

• Facturer les missions du cabinet
• Gérer les flux de facturation des clients

Les besoins concrets varient dans l'un ou l'autre des cas et les logiciels adaptés ne sont pas nécessairement les mêmes. Voyons les deux cas de figure :

Facturer efficacement les missions du cabinet

Comme n'importe quelle activité de conseil, un cabinet comptable a besoin de facturer ses missions. Il doit pouvoir compter sur un logiciel permettant de couvrir différents modes de facturation, afin de générer des documents conformes quel que soit le type de prestation fournie.

Il doit s'agir d'un outil en mesure d'automatiser les honoraires récurrents liés à des lettres de mission, tout en permettant de gérer leur révision. Il faut également avoir les moyens de facturer des prestations exceptionnelles ou générer des acomptes et des avoirs. De plus, pour les cabinets d'expertise-comptable qui suivent les heures consacrées à chaque dossier, il est important de disposer d'un outil de collecte des temps.

Par ailleurs, dans un souci d'allègement de la charge administrative, pouvoir compter sur des fonctionnalités automatisées est essentiel. Le but : se concentrer sur son métier de conseil et d'accompagnement comptable.

Équiper les clients du cabinet

Le second enjeu des experts-comptables consiste à accompagner leurs clients dans leur facturation, ce qui constitue précisément le cœur de leur métier. Quel que soit le statut des entreprises suivies par le cabinet, elles ont toutes besoin d'une solution adaptée à leur profil autant qu'à leur volume de facturation.

Un bon logiciel doit faciliter la collaboration entre le cabinet et ses clients. Il doit centraliser les factures et les justificatifs de dépenses. En soutien de la pré-comptabilité, veillez à pouvoir automatiser les écritures comptables et ainsi accélérer les rapprochements tout en réduisant les ressaisies et les risques d'erreur.

Une solution efficace aide aussi le comptable à guider ses clients dans le passage à la facturation électronique. Le logiciel doit en ce sens garantir la conformité de l'ensemble du portefeuille clients et assurer que chacun dispose d'un outil fiable. Il ne s'agit pas seulement de gagner en productivité au sein du cabinet, mais aussi d'offrir un accompagnement plus fluide aux clients.

Quelles fonctionnalités rechercher pour la facturation des experts-comptables ?

Par ses qualités, un bon logiciel de facturation pour experts-comptables ne permet pas uniquement d'émettre des factures conformes. Il doit bien s'intégrer à l'organisation du cabinet, et même la soutenir en facilitant la gestion du portefeuille clients et le suivi des missions. Voici les fonctionnalités essentielles pour les besoins de la profession.

Factures récurrentes et ponctuelles

Il est très fréquent pour un expert-comptable de facturer des honoraires mensuels, trimestriels ou annuels selon un forfait préétabli. Il est donc indispensable de pouvoir mettre en place une facturation régulière et automatisée pour ne pas avoir à recréer les mêmes documents à chaque échéance.

Après avoir créé une première facture correspondant à une lettre de mission, le logiciel doit permettre d'établir la fréquence à laquelle elle sera à nouveau générée, la numéroter correctement et la transmettre au client sans intervention manuelle.

Les cabinets réalisent aussi des prestations exceptionnelles, qui nécessitent une facturation standard. L'idéal est de disposer d'un catalogue de services dans lequel piocher pour, en quelques clics, soit créer un devis et la facture correspondante, soit ajouter une mission supplémentaire sur la facture mensuelle.

Acomptes et avoirs

Un audit exceptionnel, une mission ponctuelle ou la création d'une entreprise, par exemple, peuvent nécessiter le versement d'un acompte au démarrage de la prestation puis l'émission d'une facture de solde. De même, il est parfois nécessaire de régulariser la facturation après une révision d'honoraires, par le biais d'un avoir. Il est important que le logiciel soit adapté à ces cas de figure et intègre ces fonctionnalités pour aider le cabinet à s'adapter en évitant les traitements manuels.

Suivi des temps

Dans tous les métiers du conseil, mesurer le temps consacré à chaque client se révèle très utile. Les experts-comptables n'y font pas exception : cela peut servir à établir une facturation adaptée si le cabinet a choisi de valoriser chaque mission en fonction du temps qu'elle requiert. Cela peut aussi, tout simplement, aider à mieux évaluer la charge de travail des collaborateurs. Un tel outil sert, en cascade, à identifier les dossiers chronophages, à contrôler la justesse des honoraires et à anticiper la planification des équipes.

Suivi automatisé des paiements

Comme dans tous les métiers du conseil, des fonctionnalités automatisées sont essentielles pour consolider la gestion des cabinets. Avec un logiciel performant, vous devez notamment pouvoir suivre les règlements, détecter et signaler les factures en attente et envoyer une relance en cas de retard de paiement. Ce cycle doit se gérer sans intervention humaine grâce à une intégration bancaire et au rapprochement entre les écritures et les documents, de sorte que les équipes consacrent moins de temps à la gestion des impayés.

Gestion de la relation client

La facturation s'inscrit dans une relation durable établie avec les clients. En ce sens, le logiciel aide à consolider cette relation, en centralisant les échanges et les documents relatifs à chaque client (factures mais aussi contrats et lettres de mission). Cet historique sert de socle à la relation, puisqu'il permet à n'importe quel collaborateur du cabinet de répondre rapidement et de façon personnalisée aux demandes des clients. Le logiciel peut ainsi soutenir la mission de conseil des experts-comptables en offrant un accompagnement personnalisé.

Pilotage financier du cabinet

Comme tout autre professionnel, un expert-comptable a besoin d'accéder à une vision globale de son activité. Des tableaux de bord clairs contribuent à superviser les performances du cabinet, et par extension à consolider sa trésorerie. Ils aident à suivre le chiffre d'affaires, mais aussi les marges et la répartition de l'activité par collaborateur. Des indicateurs aident aussi à contrôler la rentabilité par client et par mission. De ce point de vue, les données extraites de la facturation fournissent un support précieux pour mieux piloter l'activité et développer les missions de conseil autour de chaque client.

Les fonctionnalités indispensables pour gérer les flux de facturation des clients

Pour recommander un logiciel de facturation spécifique à un client, les experts-comptables doivent s'assurer que celui-ci comporte des fonctionnalités adaptées. Il ne s'agit pas uniquement de s'orienter vers un outil simple à déployer : il doit être doté de fonctions qui s'accordent avec une gestion quotidienne fluide et fiable, à la fois pour les entreprises suivies et pour les cabinets.

Collecte des factures d'achat

La récupération des factures d'achat couvre aussi bien la fourniture en matériel, que les abonnements ou la sous-traitance. Les clients d'un cabinet comptable sont aussi variés que leurs usages et le logiciel doit leur permettre de facilement déposer ces justificatifs, tout en facilitant leur récupération par l'expert. Un système d'OCR est très utile afin d'extraire les informations principales de ces factures : les pièces sont alors disponibles rapidement, avec une grande part du travail de traitement allégée.

Édition et suivi des factures de vente

L'un des besoins essentiels des clients est de générer leurs factures de vente, de même que des devis à faire valider pour leurs propres prestations. Il faut pour cela un module simple et moderne, basé sur les automatisations et la récupération d'informations afin de limiter les tâches manuelles. Il ne faut pas oublier que les clients du cabinet ne sont pas eux-mêmes experts-comptables et doivent pouvoir facilement adopter leur solution de facturation pour qu'elle soit véritablement utile.

Centralisation des documents comptables

Les plateformes de facturation ne servent pas seulement à générer des documents, mais aussi à les stocker et les classer. Un bon logiciel centralise factures d'achat, factures de vente, devis, justificatifs de dépenses, contrats divers et relevés bancaires. C'est essentiel afin de facilement retrouver tout document nécessaire à la comptabilité, en limitant échanges et latence.

Automatisation des écritures comptables

Un autre des principaux intérêts des logiciels de facturation actuels est de limiter les ressaisies. Les fonctions automatisées apportent un grand soulagement dans le quotidien puisqu'elles facilitent les écritures comptables, grâce notamment au rapprochement bancaire et à la détection de la TVA. La pré-comptabilité s'en trouve accélérée et les experts peuvent consacrer plus de temps au suivi de leurs clients.

Plateforme agréée pour la facturation électronique

Avec la réforme sur la facturation électronique, les clients doivent dès à présent s'équiper d'un logiciel conforme. Certains intègrent leur propre plateforme agréée, ce qui facilite grandement cette transition. Les experts-comptables jouent ici pleinement leur rôle de conseillers et accompagnent leurs clients dans cette mise en conformité.

Collaboration entre le cabinet et le client

Le caractère collaboratif de la plateforme est un critère essentiel. Le client et son comptable travaillent ainsi sur une base de données commune, avec un partage en temps réel des documents et une vision actualisée de la situation. C'est un atout pour renforcer la réactivité du cabinet, tout en améliorant grandement l'expérience des clients.

Quel logiciel de facturation choisir quand on est expert-comptable ?

Nous l'avons vu : les cabinets comptables ont deux besoins distincts, celui de facturer leur propre activité et celui d'équiper leurs clients avec une solution adaptée. À l'heure de la facturation électronique, c'est un défi pour ces experts, qui doivent attentivement étudier les solutions disponibles afin de faire le bon choix.

Voici comment se positionnent et se distinguent les logiciels que nous avons sélectionnés :

Pour facturer les missions du cabinet

Le plus spécialisé des logiciels que nous avons étudiés est fulll. Il est pleinement destiné aux experts-comptables, avec un ensemble de fonctionnalités qui correspondent spécifiquement à leur quotidien. Sage et Dext sont également des valeurs sûres pour des structures importantes, aux besoins de gestion avancés. Ils sont bien dotés pour digitaliser les cabinets, avec des fonctionnalités de production comptable, de fiscalité et de GED.

Les cabinets de toute taille recherchant une plateforme fortement orientée finances apprécieront Pennylane. Son module réservé aux experts-comptables inclut le suivi des temps. C'est par ailleurs une solution pour la gestion avancée des abonnements et des factures récurrentes, ainsi que la création de factures intermédiaires, d'acomptes et d'avoirs.

Axonaut convient aux petits cabinets souhaitant piloter leur activité avec une vision élargie. Il a l'avantage d'être un outil tout-en-un, réunissant la gestion des factures avec un CRM, le pilotage de projets, ou encore le suivi de la trésorerie. Le logiciel inclut les modes de facturation classiques (ponctuelle, récurrente, avec acompte ou avoir) et il a la particularité de proposer aussi le suivi des temps.

Shine s'adresse également aux petites structures, avec un petit prix mais aussi une amplitude moindre. Vous pouvez néanmoins gérer des acomptes, des remises et des factures récurrentes, tout en proposant un accompagnement à vos clients.

Pour équiper les clients du cabinet

En tant qu'outils de gestion à proposer aux clients du cabinet, les logiciels n'offrent pas tous la même latitude :

• Shine s'adresse avant tout aux freelances, micro-entreprises et TPE, avec un socle de fonctionnalités simples.
• Dext peut très bien convenir pour la collecte automatisée et la pré-comptabilité des TPE/PME.
• Pennylane offre un très bon service pour le pilotage financier des PME, mais peut aussi répondre aux besoins des plus petites structures.
• L'outil de facturation de Sage correspond bien aux clients déjà connaisseurs de cette suite. Il s'adresse aux TPE, PME et ETI.
• Axonaut est une excellente alternative pour proposer à vos clients un outil tout-en-un de facturation et de gestion administrative et commerciale. Cette solution s'adresse aux TPE et PME, et l'intégralité de ses fonctionnalités convient aussi bien aux cabinets qu'à leurs clients.

Il est important de noter que le choix doit porter sur un logiciel pensé pour un portefeuille de clients et non pour une entreprise spécifique. Il faut donc un ensemble complet de fonctionnalités pouvant répondre aux besoins de toute la clientèle du cabinet. Ce doit par ailleurs être une solution facile à paramétrer et à déployer, puis simple à utiliser pour un non-initié. Enfin, privilégiez un logiciel suffisamment ouvert et interopérable pour permettre une bonne intégration dans son écosystème et favoriser la collaboration avec le cabinet.

Le comparatif a été réalisé avec neutralité par l'équipe de Codeur.com, mais la position dans le comparatif peut être liée à un sponsoring (P1).