Comparatif des meilleurs logiciels de facturation pour agences de communication

Les agences de communication relèvent du secteur du conseil, où la facturation doit être étroitement liée aux projets réalisés. Le logiciel adopté ne doit pas se résumer à la simple édition d'un document standard. Il doit détailler des prestations intellectuelles, s'adapter à différents types de factures et relier cette étape à l'ensemble de la chaîne de relation client.

Voici les conseils de Codeur.com pour trouver une solution correspondant réellement au quotidien des professionnels de la communication, quels que soient la taille de leur organisation et leur volume de facturation.

Pourquoi adopter un logiciel de facturation pensé pour les agences de communication ?

Les agences de communication vendent bien plus que des prestations ponctuelles. Elles accompagnent souvent leurs clients sur la durée, en pilotant des projets mobilisant plusieurs intervenants ou sous-traitants. Elles doivent pouvoir coordonner l'ensemble des équipes, tout en gérant simultanément plusieurs projets et en maintenant une relation solide avec leurs clients. Cette complexité opérationnelle nécessite un outil capable de fluidifier le travail au quotidien.

Par ailleurs, ces agences requièrent un système de facturation flexible. Du développement d'un site web à la mise en place d'une stratégie SEO, en passant par la création d'un logo ou d'une campagne publicitaire, la diversité des missions réalisées implique des formats de factures variables selon les projets. Le bon logiciel doit s'ajuster à ces différentes modalités, sans rigidifier l'organisation.

Les enjeux de la facturation dans la communication :

• Simplifier le passage du devis à la facture, sans ressaisie ni perte d'information.
• Adapter le mode de facturation en fonction de la mission (avec ou sans acompte, à l'abonnement, à l'avancement, au forfait, à la régie, etc.).
• Limiter les impayés et les litiges, grâce à des relances automatisées.
• Respecter les obligations liées à la facturation électronique.
• Suivre l'avancée des projets, au global, par sous-tâche et par intervenant.
• Contrôler la rentabilité des projets en suivant le temps dédié et les dépenses liées.
• Centraliser les factures de vente et d'achat (prestataires, imprimeurs, studios, etc.).
• Constituer une base de clients avec un historique complet de la relation.

Les qualités d'un logiciel de facturation adapté

Pour les agences de communication, une bonne solution doit combiner gestion comptable, administrative et commerciale. Il doit être suffisamment souple pour permettre les différents modes de facturation du secteur. Il doit également dépasser la simple édition de documents et être relié aux projets et aux clients afin de refléter la réalité opérationnelle de l'activité.

Il sert aussi à soulager l'agence dans les tâches chronophages : des automatisations fiables et une interface ergonomique sont indispensables pour que facturer les clients ne soit plus un casse-tête, mais devienne un véritable levier de développement.

D'autre part, il doit garantir la conformité, la sécurité des données et la fiabilité des processus, tout en étant compatible avec la facturation électronique. Enfin, les meilleurs logiciels sont des solutions évolutives, ouvertes et interopérables, capables de s'intégrer facilement à vos outils internes.

Les axes essentiels pour gérer la facturation dans une agence de communication

Les logiciels les plus à même de répondre à l'ensemble des besoins des professionnels de la communication intègrent la facturation au fonctionnement global de l'activité. Voici quatre grands axes que vous pourrez retrouver dans ces solutions.

Devis et facturation

C'est le module central de ces plateformes, et il doit être structuré pour correspondre aux besoins réels des agences. Vous devez pouvoir générer des devis, les faire signer électroniquement et les transformer facilement en factures. Les documents créés doivent être personnalisables afin de respecter votre charte graphique et le détail de vos prestations.

Un logiciel adapté proposera un éventail élargi de modalités de facturation, à utiliser selon la nature des missions :

• facture classique pour les livrables simples
• acomptes, factures récurrentes ou factures d'avancement pour les projets longue durée
• factures au forfait, au temps passé ou à la régie pour les prestations impliquant plusieurs intervenants.

CRM, vente et pipeline commercial

L'orientation commerciale du logiciel est un atout de taille pour une agence de communication. Une bibliothèque de prestations, des modèles de devis avec grille tarifaire spécifique, ou encore une base clients bien structurée, reliée aux devis et factures, facilitent le suivi commercial et soutiennent la croissance de l'activité.

Les solutions qui intègrent une dimension CRM permettent de mettre en place un pipeline commercial afin de gagner en efficacité dans la prospection, puis dans la gestion des commandes remportées. Cette continuité entre prospection, vente et facturation est un vrai levier de performance.

Gestion des projets et suivi de la rentabilité

Planning, disponibilités des équipes, attribution de sous-tâches par contrat remporté : les fonctionnalités de gestion de projets sont un vrai plus pour un logiciel utilisé en agence. Il devient alors un véritable outil de pilotage, au service de la supervision comptable comme d'une organisation efficace. Par ailleurs, les plateformes les plus complètes relient les factures aux projets en y rattachant la vente mais aussi les dépenses (achats, sous-traitance) : c'est idéal pour suivre la rentabilité réelle de chaque mission.

Suivi de la trésorerie

Les plateformes que nous comparons ici sont structurées de façon moderne, ce qui se traduit par une interface intuitive mais aussi des tableaux de bord permettant un suivi efficace des performances de l'agence.

Lisibles et dotés d'indicateurs pertinents, ces tableaux aident à contrôler la marge d'une campagne et à vérifier que le temps créatif reste dans le budget prévu. Ils affichent aussi l'évolution du chiffre d'affaires et les prévisions de trésorerie. La synchronisation bancaire sert également à mettre à jour en temps réel le statut des factures et à rapprocher automatiquement les documents des paiements reçus et des dépenses.

Quelles fonctionnalités spécifiques rechercher pour la facturation des agences de communication ?

Pour tous les métiers du conseil, il est essentiel que le logiciel choisi serve de cadre solide pour la conformité légale, notamment en étant préparé pour le passage à la facturation électronique. Les fonctionnalités communes aux meilleures solutions couvrent également les automatisations et les outils de pilotage de l'activité.

Dans le cas spécifique des agences de communication, il est également important de retrouver certains critères supplémentaires, pensés pour les besoins concrets de ces professionnels.

Tracking du temps créatif

Étant donné que plusieurs intervenants peuvent collaborer sur les missions des agences, il est très utile de disposer de feuilles de temps (ou timesheets). Concrètement, les rédacteurs et créatifs renseignent leurs heures, et vous pouvez dès lors facturer la prestation au prix juste, pour qu'elle soit rentable. Axonaut, notamment, propose une fonctionnalité de suivi des temps, dimensionnée pour les projets de communication en équipe.

Staffing des campagnes

Le staffing est un point central de l'organisation des agences, quelle que soit leur spécialité. Un logiciel avancé sur ce point aide à croiser les projets avec les disponibilités des équipes, en intégrant les contraintes et en suivant les temps. C'est ce que permet de faire Furious : au moment d'ajouter de nouvelles tâches, vous visualisez les congés ou les périodes surchargées des collaborateurs grâce à un code couleur adapté.

Souplesse des modes de facturation

La facturation en agence repose sur différents critères selon les prestations proposées. Les modes les plus fréquents sont les factures au forfait, au temps passé, en régie, à l'avancement, par jalons, par livrable, avec acompte puis solde, ou encore récurrentes.

Furious a la particularité de proposer la facturation par jalons et par régie, tandis qu'Axonaut et Sellsy sont compatibles avec la mise en place d'un avancement personnalisé. Dans tous les cas, la flexibilité reste indispensable pour refléter la diversité des prestations d'une agence et ne pas être limité par un outil trop rigide.

Utilisation mobile

Plus que bien d'autres métiers, la communication se joue sur le terrain. Dès lors, il est essentiel de pouvoir compter sur une application efficace regroupant toutes les fonctionnalités de votre logiciel. Cela permet de générer un devis en réunion client, de le faire signer sans perdre de temps, mais aussi de déposer facilement vos justificatifs de dépenses et de suivre l'avancée des missions en déplacement, sur mobile ou sur tablette. La mobilité est aujourd'hui un outil essentiel pour une gestion quotidienne fluide et réactive.

Comment choisir votre logiciel de facturation pour agences de communication

Tous les logiciels que nous avons sélectionnés représentent des solutions de facturation fiables et pertinentes dans la communication. Votre choix dépendra donc de critères tels que le budget, le volume de factures émises par votre agence ou l'orientation fonctionnelle propre à chaque solution.

Selon la structure de votre agence de communication

Toutes les agences ne sont bien entendu pas structurées de la même façon. Si votre organisation réunit plusieurs équipes et pilote des projets ambitieux, avec une grande part allouée à la gestion et au suivi commercial, alors Sellsy et Furious seront des choix judicieux.

Axonaut est une excellente option pour les agences de petite à moyenne taille, avec jusqu'à 50 utilisateurs possibles. Il a l'avantage de réunir plusieurs outils en un seul, ce qui évite de multiplier les coûts annexes.

Si vous exercez en tant qu'indépendant, Indy est un choix intéressant pour sa simplicité et son petit prix. TS Facture se démarque par son adoption très simple et réunit toutes les fonctionnalités indispensables, sans complexité inutile. Ces deux outils peuvent correspondre aux besoins essentiels des petites équipes et libéraux en communication.

Selon les spécificités de chaque logiciel

Les logiciels que nous avons passés en revue ont chacun leur orientation propre :

• Axonaut est une plateforme tout-en-un qui réunit une solution de facturation complète avec un large écosystème de modules (CRM, gestion de projets, suivi des temps, etc.), idéale pour centraliser toute l'organisation.
• Sellsy se démarque par son orientation commerciale et marketing, ce qui peut être très utile en agence. Vous pouvez par exemple créer des segments dynamiques multi-critères pour vos campagnes de prospection, piloter finement les activités par tâches et relier pipeline commercial et factures.
• Furious est un ERP conçu pour aider les agences de communication à piloter leur activité. Il couvre le staffing, la gestion de projets, la rentabilité en plus de proposer des modes de facturation avancés.
• Indy et TS Facture privilégient la simplicité et des tarifs accessibles. Ils ne proposent pas de gestion avancée, mais un processus de facturation clair et rapide.

Le comparatif a été réalisé avec neutralité par l'équipe de Codeur.com, mais la position dans le comparatif peut être liée à un sponsoring (P1).