Test du logiciel de facturation Axonaut pour agences de communication

Peut-être avez-vous entendu parler d'Axonaut comme d'un logiciel de facturation avec CRM intégré à destination des freelances et des PME ? Cette solution française, très populaire sur le marché des outils professionnels, a en réalité plus d'un tour dans son sac. Codeur.com a voulu la tester pour voir si elle pouvait s'adapter aux contraintes des agences de communication, et elle a en effet de sérieux atouts à faire valoir.

Axonaut, un logiciel pour les agences de communication ?

Afin de sélectionner le bon outil pour une agence de communication, la première question à se poser est celle de ses besoins concrets en matière de facturation.

Un constat s'impose : ces organisations nécessitent un outil capable d'aller au-delà de la simple création de devis et de factures. Le cœur battant d'une agence doit être sa production créative et non le temps consacré à la gestion administrative. Or, leur quotidien est rythmé par des missions multiples, réparties entre les clients les plus fidèles et les petits contrats de prestations ponctuelles : une gestion vraiment efficace est donc nécessaire pour en tirer profit au lieu de se faire déborder.

Son approche tout-en-un fait d'Axonaut un solide allié pour structurer cette gestion. Il réunit une solution de facturation (agréée pour la facturation électronique), un CRM, un module de gestion de projet, le suivi des temps et bien d'autres outils utiles pour les prestations de conseil.

Ces briques complémentaires forment une plateforme unique, pensée pour faciliter la gestion administrative tout en optimisant les performances. Inutile de multiplier les logiciels et les coûts : l'essentiel est accessible sur une seule interface, avec une ergonomie malgré tout bien lisible.

Devis et modalités de facturation flexibles pour s'adapter à chaque mission

En faisant preuve de flexibilité dans la création de factures, Axonaut répond aux besoins variés des agences en communication, publicité et conseil. Du devis jusqu'à la facturation finale, l'ensemble du processus peut être personnalisé et adapté aux usages de votre secteur.

Établir le devis d'une campagne

La première étape consiste à créer un devis depuis la plateforme Axonaut. Intuitive et organisée autour d'un menu clair, l'interface guide l'utilisateur à travers les différents champs à renseigner. Indiquez le détail de vos prestations en les sélectionnant dans le catalogue de services que vous avez constitué. Si une campagne se découpe en plusieurs tâches, ajoutez simplement une ligne ou une section via les boutons apparaissant sur le document.

Sélectionnez votre client dans le CRM intégré, ou créez une nouvelle fiche en quelques secondes. Les mentions légales sont quant à elles pré-enregistrées. En un clic, vous pouvez encore ajouter la signature électronique, et votre devis est désormais prêt.

Le petit plus d'Axonaut : permettre de créer les devis directement chez les clients, via l'application mobile. C'est très utile quand un prospect demande à obtenir un devis sur le champ.

Acompte, forfait et régie pour sécuriser les règlements

Vous pouvez générer une facture classique pour une mission ponctuelle, mais aussi adapter le mode de facturation pour vos missions longue durée. Le logiciel permet de générer un acompte au moment de finaliser le document, lequel sera ensuite automatiquement déduit du solde. Cela se fait littéralement en un clic, puisque cette fonctionnalité est intégrée de façon très fluide à l'ensemble du processus.

Axonaut va plus loin en permettant la facturation au forfait, idéale pour les prestations réalisées en plusieurs phases. Admettons que vous réalisez un audit stratégique pour une entreprise, suivi de la création d'un site web et de l'accompagnement SEO des employés : vous pouvez établir une somme forfaitaire pour chacune de ces prestations et les intégrer dans une même commande.

Enfin, les prestations réalisées en équipe peuvent faire l'objet d'une facture en régie (ou au temps passé) sur la base de votre taux horaire ou journalier. Axonaut répond à ce besoin en s'appuyant sur des feuilles de temps, à renseigner pour chaque intervenant et sous-tâche d'un projet.

Fidéliser les clients avec des factures récurrentes

Les prestations récurrentes représentent une part importante de l'activité des agences de communication lorsqu'elles ont constitué un portefeuille de clients. La fonctionnalité de factures récurrentes allège grandement la gestion de ces contrats.

Il suffit de choisir la fréquence à laquelle vous souhaitez générer les documents, et le logiciel se charge du reste : il attribue une numérotation conforme, transmet les factures à la date prévue, puis suit leur statut afin de contrôler qu'elles sont payées dans les temps.

Les factures envoyées automatiquement aux échéances de votre choix : une solution très adaptée aux agences qui vendent des prestations récurrentes, par exemple en community management, en SEO ou en maintenance de site web.

Comment Axonaut facilite le suivi de la trésorerie d'une agence de communication

Entre les acomptes, les forfaits, les factures d'avancement ou récurrentes, sans oublier les dépenses engagées pour le compte des clients, la trésorerie d'une agence de communication évolue en permanence. Axonaut permet de disposer à tout moment d'une vision fiable des flux financiers et aide ainsi à piloter son activité avec davantage de sérénité.

Une visibilité claire sur les encaissements

Tout d'abord, Axonaut facilite le suivi des paiements grâce à la synchronisation bancaire et au rapprochement automatique des mouvements du compte avec les factures émises. Vous savez immédiatement quelles prestations ont été réglées et lesquelles restent en attente de paiement.

Le système intègre également une fonction de relances automatiques, avec trois niveaux d'alerte paramétrables pour les clients en retard. Personnalisez les messages au moment de la configuration de la plateforme, et le système sera ensuite autonome pour les transmettre. Le suivi des paiements devient plus fiable et demande moins de temps aux responsables d'agence.

Des mesures de rentabilité pour chaque projet

Avec Axonaut, vous pouvez suivre les marges des projets que vous réalisez, afin de vérifier que le temps consacré par les équipes et les ressources mobilisées restent cohérents avec le budget prévu. Les indicateurs intégrés croisent l'ensemble des informations (feuille de temps, dépenses engagées, montants facturés) pour offrir une vision précise de la rentabilité de chaque mission. Ces analyses font aussi émerger les projets les plus performants et ceux qui nécessitent un ajustement, de quoi aider à la décision pour améliorer durablement le positionnement stratégique de l'agence.

Le reporting pour anticiper la trésorerie

Outre les outils de suivi quotidien, Axonaut met à disposition des tableaux de bord et un prévisionnel de trésorerie afin d'aider les agences à anticiper les mois à venir. Cela fait partie du socle de fonctionnalités pouvant directement soutenir les dirigeants dans la mise en place d'un suivi complet. Nul besoin de compiler manuellement les données, la plateforme s'en charge. Elle affiche les marges, le chiffre d'affaires et les prévisions de trésorerie dans différents tableaux ciblés, facilement lisibles.

Synchronisation bancaire, relances automatiques et prévisionnel de trésorerie : Axonaut apporte un précieux soutien aux agences dans le suivi de leurs finances.

Un CRM intégré à la facturation pour une gestion commerciale élargie

La structuration modulaire et tout-en-un d'Axonaut donne accès à de nombreuses fonctionnalités qui vont bien au-delà de la facturation et du suivi comptable. Le logiciel devient un véritable outil de gestion pour une agence de communication, qui peut tout centraliser afin d'optimiser chaque étape du cycle client.

Pipeline commercial

Axonaut réunit les différentes étapes du cycle de vente en reliant l'ensemble des informations au sein d'un même environnement. Pilotez votre pipeline commercial, repérez les prospects contactés, relancez-les si nécessaire : vous pouvez suivre chaque étape jusqu'au moment de la validation d'un client.

La clarté avec laquelle Axonaut présente ces éléments permet d'identifier rapidement les actions prioritaires, et donc de prendre les bonnes décisions. C'est une aide précieuse pour relancer un prospect après une proposition commerciale, anticiper les besoins humains de l'agence lorsqu'une signature approche ou encore repenser votre prospection si les opportunités saisies se font trop rares.

Synchronisation avec les e-mails et l'agenda

Nous avons particulièrement apprécié qu'Axonaut soit un logiciel très ouvert, capable de s'intégrer à de nombreux outils professionnels. Via la molette "Configuration" en haut à droite de l'écran, vous pouvez notamment synchroniser vos e-mails et votre agenda Google ou Microsoft, ce qui facilite la centralisation des échanges.

Cette connexion enrichit directement le pilotage de la prospection. Le système détecte en effet les rendez-vous clients (physiques ou par appel téléphonique) et identifie les échanges d'e-mails avec les prospects : toutes ces informations stratégiques sont rassemblées dans le CRM et offrent un suivi très fin de la relation commerciale, contextualisée et sans nécessiter de recherches manuelles entre différents outils.

Historique complet de chaque client

Toutes ces données enrichissent les fiches clients, qui recensent également les coordonnées, l'historique des interactions, les devis et factures et le détail des projets réalisés. Chaque nouveau client peut être ajouté directement au portefeuille depuis un devis et sa fiche personnalisée se remplit automatiquement au gré des échanges.

C'est une manière de transformer rapidement un prospect en client, mais aussi d'assurer un pilotage poussé, utile à l'ensemble de l'agence. Si un collaborateur intervient ponctuellement sur une mission ou reprend un dossier, il accède à l'intégralité des informations utiles sur le client. Des notes internes peuvent même être ajoutées à chaque fiche pour afficher une synthèse de ses préférences et habitudes.

Automatisation d'actions pour le suivi commercial

Le CRM d'Axonaut se base aussi sur un ensemble d'automatisations dont le but est de rendre le suivi commercial plus efficace, tout en soulageant les agences. Vous pouvez en effet créer des workflows personnalisés, puis configurer des actions qui se déclencheront automatiquement en fonction d'événements clés et de délais que vous aurez paramétrés.

Vous pouvez notamment automatiser :

• La création de projets après l'acceptation des devis
• La création de tâches ou d'opportunités commerciales
• Le déplacement des opportunités dans le pipeline
• L'envoi de notifications internes aux équipes

À l'image des autres fonctionnalités d'Axonaut, la configuration de ces actions automatisées est très simple et c'est une manière efficace de gagner du temps dans le quotidien.

Une gestion collaborative des projets pensée pour la réalité des agences

Pour mener à bien un projet dans la communication, il faut généralement réunir plusieurs intervenants. Chef de projet, créatifs, développeurs web, qu'ils soient salariés, consultants ou freelances… Une agence, c'est une pluralité de profils, ce qui implique une bonne coordination. La manière dont Axonaut est structuré peut se révéler très utile dans ce contexte.

Organisez les projets et coordonnez les intervenants

Axonaut comprend un véritable module de gestion de projets qui renforce la place centrale que prend le logiciel dans la vie d'une agence. En communication, il est fréquent de piloter simultanément plusieurs dossiers, en opérant en parallèle sur de gros contrats et de petits projets plus volatiles : vous pouvez tous les intégrer à votre environnement et personnaliser celui-ci à votre convenance.

Chaque mission peut être structurée en différentes tâches afin de conserver une vision d'ensemble de la charge de travail et de l'avancement. Vous gardez un œil permanent sur les échéances et identifiez les points de blocage grâce à une vue d'ensemble optimisée.

Cette partie de la plateforme sert aussi directement à superviser une équipe d'intervenants. Lorsque vous créez un projet, vous pouvez affecter des collaborateurs à chaque tâche et suivre l'avancée de l'ensemble de la campagne. Cela facilite le travail avec des prestataires externes, tout en faisant ressortir clairement les responsabilités de chacun.

Suivez efficacement les dépenses liées aux missions

Les dépenses engagées dans le cadre d'un projet représentent également un élément important à superviser pour les agences. Les frais liés à l'achat de matériel ou la réservation de lieux pour mener à bien les campagnes commandées par vos clients se retrouvent dans un onglet spécialement dédié aux factures d'achats.

Vous pouvez aussi prendre en compte les frais engagés par vos collaborateurs, dans un processus qui révèle une nouvelle fois toute la force de cette plateforme tout-en-un. Axonaut centralise en effet les frais de déplacement des équipes et permet le suivi de leur temps de travail grâce à des timesheets directement reliées à la facturation.

Les tarifs du logiciel de facturation Axonaut

Pour les agences de communication, l'abonnement à Axonaut est un choix pertinent et abordable, du fait de son positionnement tout-en-un. Le coût se base sur la durée de l'abonnement et sur le nombre d'utilisateurs, sachant qu'il s'adresse aux indépendants autant qu'aux structures comptant jusqu'à 50 collaborateurs.

Le coût de l'abonnement est plus intéressant sur la durée :

• 1 mois : 97,00 € HT / utilisateur / mois
• 1 an : 58,20 € HT / utilisateur / mois
• 2 ans : 48,50 € HT / utilisateur / mois
• 3 ans : 38,80 € HT / utilisateur / mois

Le prix d'un utilisateur supplémentaire est lui aussi dégressif : 30€ HT dans le cadre d'un abonnement d'un mois, puis 18€ HT/mois si vous vous engagez pour un an, 15€ HT/mois pour deux ans et enfin 12€ HT/mois dans les contrats de trois ans, soit jusqu'à 60% de réduction.

Tout est inclus, du logiciel de facturation jusqu'au CRM, en passant par les modules de gestion de projet, de notes de frais, de trésorerie et bien plus encore. Il n'existe aucune limite dans l'utilisation, et vous bénéficiez aussi d'un support client réactif en français.

Pour tester toutes les fonctionnalités d'Axonaut, inscrivez-vous pour un essai gratuit de 15 jours, sans engagement.

Notre avis sur le logiciel de facturation Axonaut pour les agences de communication

Au-delà de la richesse fonctionnelle que met en avant Axonaut, notre test confirme que la plateforme est à la hauteur des attentes des professionnels de la communication. Que vous soyez indépendant ou en agence de petite à moyenne taille, vous y trouverez la correspondance nécessaire avec votre métier.

Axonaut permet de s'appuyer sur un seul outil pour tout gérer : facturer selon les modalités du secteur, mais aussi cadrer le budget des campagnes, suivre et valoriser le temps créatif, centraliser les prospects, optimiser les opportunités. En somme, c'est une solution très solide pour la facturation, avec une orientation CRM qui en fait un choix pertinent pour les agences de communication.

Test réalisé à la demande d'Axonaut sans influence sur notre ligne éditoriale. Le contenu reste entièrement indépendant et reflète notre expérience et notre avis sincère.