Les meilleurs logiciels de notes de frais

logiciel notes de frais

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Parmi les tâches administratives des entreprises, la gestion des notes de frais est souvent considérée comme fastidieuse, tant pour les employés que pour les comptables. Seulement, ce qui est perçu comme un casse-tête administratif est un élément incontournable dans les processus financiers et ne doit donc pas être négligé. Il existe heureusement des logiciels pour simplifier l’acquisition et le traitement des notes de frais.

Que ce soit pour quelques déplacements ou pour de fréquents repas professionnels, la gestion des dépenses et des remboursements peut être grandement facilitée à condition de choisir la solution adaptée. Voici donc notre Top 10 des meilleurs logiciels et applications de notes de frais !

Les outils de cet article ont été sélectionnés par notre équipe et ne sont pas sponsorisés. Découvrez comment sponsoriser votre outil.

Lucca : le suivi des notes de frais dans un logiciel SIRH complet

Cleemy Notes de Frais devenu Lucca

Le logiciel de gestion des notes de frais par Lucca était connu jusqu’en 2025 sous le nom de Cleemy. Aujourd’hui, la nomenclature est simplifiée pour cet SIRH complet, qui comporte une gamme de solutions pour dépenses professionnelles parmi lesquelles se trouvent les outils pour notes de frais.

Lucca Notes de frais permet la saisie des frais pour les salariés de l’entreprise et l’archivage dématérialisé des reçus. Les données sont extraites des justificatifs fournis quelle que soit leur forme (photo, fichier PDF, mail) et les distances annoncées pour les indemnités kilométriques sont contrôlées via Google Maps. Doublons et autres anomalies sont détectés par l’outil, le tout dans un système configuré ad hoc pour l’entreprise.

Les points forts de Lucca Notes de frais :

  • Analyse automatique des justificatifs
  • Contrôle des frais kilométriques et des saisies incohérentes
  • Synchronisation des cartes de paiement
  • Carte bancaire Lucca pour éviter d’avancer des frais
  • Alertes en cas de dépenses anormales ou de doublons
  • Application mobile

Tarifs :

Hors frais de mise en place, 5,70€ HT par déclarant et par mois, pour les entreprises de plus de 100 collaborateurs. Pour les autres situations, prix sur devis.

Spendesk : gestion automatique et digitalisée des notes de frais

notes de frais dématérialisées avec Spendesk

Spendesk est un outil conçu pour gérer les dépenses professionnelles et notes de frais dématérialisées dans les PME. Il se présente sous la forme d’une application web et mobile, sur laquelle les employés déposent les justificatifs des frais qu’ils ont engagés. Le processus est simple, l’outil rapide à prendre en main.

Ses fonctionnalités permettent ensuite au service comptable de l’entreprise de traiter et valider les remboursements en quelques clics. Tout est dématérialisé et archivé, si bien que cela remplace toute saisie manuelle. Pour une meilleure visibilité, l’interface centralise les dépenses de chaque collaborateur et de chaque type.

Les points forts de Spendesk :

  • Dématérialisation et archivage des notes de frais
  • Tableau de bord pour la visibilité globale
  • Calcul automatique des indemnités kilométriques
  • Remboursement instantané
  • Appli web et mobile pour soumettre les demandes de remboursement

Tarifs :

Suivi des notes de frais et remboursements possibles dès le pack Essentials. Tarif précis en fonction de l’entreprise, sur devis.

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N2F : logiciel de gestion de note de frais 100% connecté

N2F outil notes de frais

La solution proposée par N2F promet l’efficacité maximale dans le traitement des frais en entreprise. La fonction de scan intelligent sert à extraire les informations des reçus pris en photo. Le document est ensuite transmis aux responsables comptables pour approbation ou rejet, le tout en quelques clics. Le logiciel calcule aussi les indemnités kilométriques ou forfaitaires, et prend en compte les titres restaurants.

N2F réunit des fonctionnalités avancées, avec 11 langues disponibles, l’aide de l’IA dans l’extraction de certaines informations et surtout l’intégration et la connectivité à de très nombreux outils ERP.

Les points forts de N2F :

  • Scan intelligent des notes de frais
  • Indemnités kilométriques et forfaitaires
  • Détection des erreurs et doublons, avec aide de l’IA
  • Nombreuses intégrations possibles
  • Archivage à valeur probante pendant 10 ans (en option)
  • Appli mobile
  • Cartes de paiement (en option)

Tarifs :

À partir de 4,80€ HT/mois pour un utilisateur avec un abonnement annuel, puis 6,60€ HT/mois pour les petites et moyennes entreprises, et sur devis pour une gestion multi-société et de gros besoins. Archivage à valeur probante en option à 1,50€/mois.

Rydoo : la gestion des notes de frais intelligente

gestion des dépenses avec Rydoo

Rydoo entend accélérer les processus comptables les plus simples et routiniers. Pour cela, l’entreprise définit ses propres règles de validation, puis celle-ci est automatique pour les frais à faible risque.

Le dépôt des notes de frais passe par une application avec capture instantanée. Les responsables financiers peuvent alors les valider d’un simple swipe. Pour tout ce qui doit être contrôlé de façon plus approfondie, Rydoo donne accès à des rapports détaillés. Le logiciel met en avant sa parfaite conformité avec les législations locales comme avec la politique interne de l’entreprise.

Les points forts de Rydoo :

  • Appli mobile poussée
  • Reconnaissance optique des reçus
  • Validation par swipe pour les frais simples
  • Indemnités kilométriques et per diem
  • Détection des anomalies par IA
  • Intégration à de nombreux autres outils
  • Cartes de paiement (en option)

Tarifs :

Deux formules sont possibles. L’une est en libre-service à 8€ ou 10€ par utilisateur et par mois selon le niveau choisi. L’autre est spécialement destinée aux entreprises de plus de 30 ou 50 employés, avec des conseils personnalisés et une assistance dédiée, et son pricing est fourni sur devis.

Jenji : l’outil de frais automatisé, gratuit pour les indépendants

logiciel notes de frais Jenji

Logiciel de gestion de notes de frais doté de 10 ans d’expertise et rattaché au groupe Silae, Jenji est un autre outil de dématérialisation. Pour se passer ainsi du papier, ce programme assure l’automatisation du traitement. De plus, il s’appuie sur l’intelligence artificielle pour l’analyse des documents et sur un OCR (reconnaissance optique de caractères) fiable à 98%.

Jenji a la particularité de proposer une formule gratuite pour un utilisateur solo. C’est parfait pour les freelances, afin de calculer des frais professionnels et indemnités de déplacement, et cela permet aussi à tout à chacun d’essayer ce logiciel avant de s’abonner.

Les points forts de Jenji :

  • Automatisation des processus
  • Analyse des dépenses par l’IA
  • Bonne intégration aux ERP
  • Formule de base gratuite
  • Appli mobile

Tarifs :

Gratuit pour un utilisateur, ce qui permet de tester le logiciel. Payant pour les TPE et PME, sur devis.

iPaidThat : solution tout-en-un pour la gestion comptable et financière des entreprises

appli mobile de gestion des frais iPaidThat

L’appli mobile de iPaidThat est faite pour prendre directement en photo les notes de frais à transmettre à l’employeur. On peut aussi scanner des factures et stocker les justificatifs dans un espace personnel. L’extraction des données via OCR est garantie avec une fiabilité de 99%, soit le meilleur taux du marché.

Le logiciel permet aussi le calcul des indemnités kilométriques. Au-delà du traitement des frais, iPaidThat réunit de nombreuses autres fonctionnalités pour la gestion comptable des TPE et PME : collecte depuis les sites fournisseurs, paiement à échéance, rapprochement bancaire, rapports comptables et, dès 2026, la facturation électronique.

Les points forts de iPaidThat :

  • OCR efficace à 99%
  • Valeur probante des notes de frais scannées
  • Gestion des indemnités kilométriques
  • Rapport de dettes et prévisionnel de trésorerie
  • Application mobile

Tarifs :

Ensemble du pack SIRH à partir de 59€ HT/mois avec abonnement annuel, incluant les notes de frais pour un utilisateur. Autres packs entreprise à 99€ HT/mois (deux utilisateurs) et 249€ HT/mois (cinq utilisateurs) ou offres personnalisées sur devis.

ONexpense : gestion de frais efficace à petit prix

appli notes de frais à petit prix ONexpense

L’application de notes de frais ONexpense simplifie le processus des remboursements professionnels. Il suffit de prendre une photo du justificatif pour établir une note. Ensuite, l’OCR capte automatiquement les informations pour une meilleure fiabilité des données transmises. On peut corriger toute donnée au besoin, et ensuite consulter les demandes transmises et suivre leur acceptation.

ONexpense est un logiciel apprécié pour sa flexibilité et son interopérabilité. Il s’utilise soit en application iOS/Android, soit sur ordinateur via une appli Windows, Mac, Linux ou en ligne. L’outil traite aussi les fichiers Excel et CSV, et est compatible avec SAGE et d’autres grands systèmes de comptabilité.

Les points forts de ONexpense :

  • OCR puissant
  • Reconnaissance intelligente multi-TVA
  • Barème kilométrique URSSAF
  • En ligne ou sur application mobile et web PC/Mac
  • Archivage probant 6 à 10 ans en option

Tarifs :

Essai gratuit, puis à partir de 3,40€ HT/mois pour un utilisateur et dans le cadre d’un abonnement annuel. Forfait à 4,90€ HT/mois avec l’option de l’archivage probant. Formule sur devis pour les fonctionnalités les plus étendues.

Expensya : pour un contrôle des frais adapté à chaque entreprise

Expensya gestion des frais en entreprises

Intégrée à la suite Medius, la solution Expensya est pensée pour répondre aux paramètres spécifiquement définis par les entreprises clientes. On peut en effet entrer un workflow personnalisé, définir plusieurs niveaux de validation ou encore fixer un budget par équipe ou par employé. L’approbation des frais est automatisée en fonction de la politique de dépenses mise en place par l’entreprise.

L’outil est simple à utiliser, clair à comprendre tant pour les comptables que pour les collaborateurs. Il se base sur une technologie intelligente pour optimiser les processus. Les salariés numérisent leurs justificatifs, qui sont ensuite traités par l’OCR. L’intégration de Google Maps aide quant à elle à calculer les frais kilométriques.

Les points forts de Expensya :

  • Workflows personnalisés et approbation automatisée
  • Reconnaissance OCR
  • Aide de l’IA et du machine learning
  • Indemnités kilométriques via Google Maps
  • Intégration Microsoft Teams
  • Multi-devises et multi-pays
  • Application mobile et web

Tarifs :

Sur devis

Concur Expense : la solution notes de frais par SAP

SAP Concur Expense

Concur Expense est le logiciel de frais professionnels intégré à la suite d’outils de la plateforme SAP. Il est lié à toute une suite répondant aux besoins comptables des entreprises. Cet outil peut notamment être associé à Concur Travel pour la gestion des voyages professionnels et au logiciel d’ordre de mission Concur Request. Il s’intègre aussi à de nombreuses autres applications.

Ce logiciel est basé sur le cloud et se présente sous la forme d’une appli compatible iOS et Android. L’utilisateur doit simplement prendre ses factures en photo et les soumettre via l’appli. La reconnaissance optique accélère le traitement de la demande, qui peut ensuite être corrigée si besoin avant d’être soumise à l’entreprise pour approbation et remboursement.

Les points forts de Concur Expense :

  • Automatisation de la gestion des notes de frais
  • Gestion des voyages d’affaires et des frais kilométriques
  • Reconnaissance optique de caractères
  • Notifications pour approbation des notes
  • Rapprochement bancaire
  • Appli mobile

Tarifs :

Sur devis

Regate by Qonto : plateforme tout-en-un de gestion financière

gestion des notes de frais Regate by Qonto

La plateforme Regate by Qonto offre un service à 360° pour la comptabilité des TPE et PME. Cela inclut un outil de digitalisation des notes de frais. Il a pour fonction de faciliter la transmission des frais, l’identification d’éventuels manques et la conformité aux règles pré-établies.

Les fonctionnalités s’étendent à toute la gestion financière de l’entreprise, qui peut centraliser ses dépenses et contrôler ses budgets en fonction de sa politique interne. De plus, des cartes de paiement physiques ou virtuelles peuvent être fournies aux employés. L’outil permet aussi de calculer les indemnités kilométriques et le service s’étend à la fourniture de cartes de carburant.

Les points forts de Regate by Qonto :

  • Circuit de validation basé sur un budget pré-défini
  • Relance automatique pour les justificatifs manquants
  • Synchronisation avec plus de 80 outils comptables
  • Calcul automatique de la TVA
  • Cartes de paiement et de carburant
  • Appli mobile

Tarifs :

Outil de gestion des notes de frais intégré gratuitement aux forfaits Business et Entreprise de Qonto, respectivement à 99€ HT/mois et 199€ HT/mois avec un abonnement annuel.

Comment choisir son logiciel de notes de frais ?

Compte tenu du nombre de logiciels et applications de notes de frais disponibles sur le marché, il n’est pas forcément évident de faire un choix. Pour trouver l’outil de gestion des dépenses et remboursements le mieux adapté pour votre entreprise, il vous faut prendre en compte quelques critères importants, que voici.

Numérisation des factures

Si vous envisagez d’adopter un logiciel de note de frais, vérifiez qu’il intègre une application de scan pour faciliter la conversion des justificatifs papier en données numériques exploitables. Tous les outils listés dans cet article offrent des fonctionnalités avancées de numérisation via la reconnaissance optique de caractères (OCR).

Simplicité de la prise en main

Optez pour un outil qui offre une navigation simple et des fonctionnalités clairement présentées, de sorte à être rapidement pris en main par votre équipe. Une interface intuitive accélère l’adoption du système par les utilisateurs et augmente donc l’efficacité du système de gestion des notes de frais adopté.

gestion des frais pour déplacements professionnels

Intégration avec vos logiciels comptables

L’interopérabilité est un élément clé pour assurer la fluidité des opérations financières. Par conséquent, choisissez un outil de notes de frais qui s’intègre harmonieusement avec les logiciels comptables que votre entreprise utilise déjà. Cela permettra de bien synchroniser les données, en évitant de dupliquer les tâches et les dépenses.

Personnalisation des workflows

Chaque entreprise a ses propres politiques en matière de finances et de notes de frais. Nous vous conseillons donc d’opter pour un outil offrant des options de personnalisation pour qu’il soit adapté à vos processus internes. Certains logiciels permettent de définir un budget par catégorie de dépenses ou par collaborateur, puis une approbation automatique en fonction.

Coût du logiciel de notes de frais

Prenez soin de comparer les plans tarifaires des outils de notes de frais en fonction de la taille de votre entreprise. Assurez-vous que l’investissement est proportionné aux avantages apportés. La plupart de ces logiciels étant facturés par mois et par utilisateur, pensez aussi à consulter les grilles tarifaires supérieures à votre offre, pour anticiper l’augmentation du prix selon l’évolution de la taille de votre entreprise.

Quel est le meilleur logiciel de notes de frais ?

Tous les logiciels de notes de frais que nous venons de passer en revue font partie des mieux notés sur le marché, avec des avis utilisateurs garantissant leur efficacité. Il existe toutefois quelques différences entre eux, avec des fonctionnalités plus ou moins avancées.

Appli mobile ou web ?

L’outil doit être pratique, surtout pendant un déplacement professionnel. Optez donc de préférence pour un logiciel qui dispose d’une application mobile, pour que les employés puissent déposer leurs demandes depuis leur smartphone : c’est le cas de toutes les solutions que nous avons listées. Certaines vont loin dans leur adaptabilité, comme ONexpense qui s’utilise en ligne ou en appli mobile et web compatible avec tous les systèmes d’exploitation : cela peut être très intéressant.

application mobile gestion des frais professionnels

Pour combien d’utilisateurs ?

Seuls quelques collaborateurs de votre entreprise soumettent des notes de frais chaque mois ? Alors, nous vous conseillons d’adopter une application de note de frais à moindre coût, comme ONexpense, N2F ou Lucca, par exemple. Jenji propose aussi un plan gratuit pour un utilisateur, qui peut être intéressant.

Un seul logiciel ou toute une suite ?

Chez Codeur, nous avons opté pour Lucca pour gérer nos ressources humaines. C’est donc naturellement que nous nous sommes tournés vers son application de notes de frais (anciennement Cleemy) pour faciliter l’envoi des justificatifs et le remboursement des dépenses de notre équipe. Si vous souhaitez, comme nous, pouvoir compléter votre outil pour le reste de vos besoins internes, choisissez une solution telle que Lucca, Concur Expense (SAP) ou tout autre logiciel SIRH disponible sur le marché.

D’autre part, notez que de nombreuses banques en ligne comme Shine intègrent la gestion des notes de frais liées aux cartes bancaires professionnelles de l’entreprise.

Faut-il garder les notes de frais papier quand on utilise un logiciel ?

L’un des buts de l’utilisation d’un logiciel de notes de frais est d’aller vers la dématérialisation totale et donc le zéro papier. C’est une démarche écologique tout à fait louable, mais qui n’est toutefois pas une obligation. En effet, si vous préférez conserver les justificatifs originaux de vos dépenses professionnelles, vous pouvez tout à fait les garder par précaution.

Ceci étant dit, depuis 2019 la loi française autorise les entreprises à dématérialiser les notes de frais et à ne conserver que des factures numériques. Par conséquent, n’hésitez pas à sauter le pas pour adopter la saisie et l’archivage des documents comptables et financiers dans les logiciels conçus pour cela. Et sachez que, si vous avez besoin d’aide pour installer un tel outil, vous pouvez également faire appel à un assistant RH freelance.