Plateforme d'inscription à un Palmares

Palmares annuel qui enregistre plus de 400 entreprises avec un prix national aux 50 premières. Les inscriptions ouvrent mi-mai jusqu'à fin septembre.

3 besoins identifiés :

- Plate-forme Web pour les participants : inscription / upload documents ou validation des documents 2013 (déjà intégrés), suivi des validations par l'admin et accès aux commentaires en cas de refus
- Plate-forme Web pour les organisateurs : suivi des inscrits / visibilité et validation des documents liés au dossier ; Commentaire pour information des participants ; Filtre pour accès direct aux dossiers incomplets
- Formulaire multi-dimensions : champs ouverts / fermés / menus déroulants + document à uploader

Objectifs de la plateforme:

Plate-forme collaborative pour gérer aisément les projets et améliorer la productivité et l’efficacité :
- Interagir avec les participants
- Faciliter le process d’inscription d’un point de vue utilisateur et organisateur
- Sécuriser les données de l’entreprise participante
- Assurer un suivi personnalisé des inscriptions
- Limiter les erreurs de transmission des données

Besoins spécifiques pour la plateforme :
• Sécurisation https des accès
• Serveur dédié
• Création d’accès multi-comptes
• Contrôle des accès selon nom de domaine
• Reprise des éléments 2013 avec Workflow associé
• Mise aux couleurs Fast50
• URL dédiée
• Verrouillage des documents
• Signature électronique (optionnel)

1/ Cahier des charges UTILISATEURS

Page d’accueil :
• Accès personnalisé :
o Login = adresse e-mail
o Mot de passe :
 Haut niveau de sécurité : chiffres + lettres proposés par le système pouvant être modifié par l’utilisateur
o 1 compte = 1 dossier d’inscription
o Lors de l’ouverture des inscriptions tous les participants de 2013 recevront par e-mail une confirmation de leur login + mot de passe. En cliquant sur le lien de l’e-mail il sera nécessaire de saisir son mot de pass. Puis, il sera proposé :
 1// de le confirmer ou modifier (et confirmer le nouveau mot de passe).
 2// de partager l’accès avec des collègues (une restriction sur le nom de domaine @ sera opérée)
o Création d’accès jumeaux au même compte = mêmes fonctionnalités pour les nouveaux accès créés.
o Les nouveaux accès créés recevront par e-mail notification qu’ils peuvent se créer un compte à partir de l’adresse e-mail indiquée.
• Espace d’informations sur l’actualité du Palmarès (dates de candidatures, nombre d’entreprises déjà enregistrées, etc.)
• Rappel des règles pour concourir

Page d’inscription :
• Process d’inscription
• Information sur la sécurité des données
• Dashboard en 5 grandes étapes d’inscription :
o Coordonnées, raison sociale de l’entreprise, secteur d’activité, informations relatives à l’entreprise (ex : nombre de salariés)=> critères à reprendre de 2013
o Profile de l’entreprise en 500 mots
o Logo de l’entreprise : jpeg, eps, tif
o Tableau récapitulatif des données comptables de l'entreprise
o Justificatifs comptables
• Heure et mail de la dernière personne connectée à la plateforme sur un compte

Fonctionnalités des documents à télécharger :
• Le document pré-chargé pourra être downloadé en pdf par simple clic sur le picto.
• Les documents pre-chargés devront être confirmés par les participants pour 2014.
• Possibilité d’uploader un nouveau document (qui écrasera le précédent).
• Le statut « page » sera « Incomplet » jusqu’à la validation de chaque ligne par l’organisateur.
• Une fois validé par les organisateurs le document ne pourra plus être modifié. Le picto sera vert.
• L’organisateur précise les raisons de son refus dans la zone commentaire
• Un bouton « enregistrer » sera positionné en bas de la page permettant de sauvegarder la mise à jour des informations par le participant (à chaque connexion).

Des Workflow E-mail seront installés pour :
• Informer les participants :
o Confirmation d’ouverture du dossier d’inscription [page 1 avec données personnelles / entreprise]
o Confirmation de la qualité du format des documents uploadés
o Confirmation dossier de participation totalement terminé
o Chaque semaine, un récapitulatif « statut » des éléments du dossier sera envoyé (avec indication des statuts : A compléter I En cours de validation I Refusé I Validé)
o Lors du changement de statut par les organisateurs tous les membres du compte recevront un email d’alerte :
 Lorsqu’un document est refusé -> avec indication du commentaire
 Lorsqu’un dossier est totalement terminé / tous les champs et documents validés
• Informer les organisateurs :
o Lors de l’ouverture d’un « nouveau dossier d’inscription »
o Lors de l’upload de documents ou la confirmation de documents déjà uploadés

L’acceptation d’un document type « règlement » disponible en .pdf sera nécessaire.

Option : prévoir un espace de dialogue avec les participants

2/ Cahier des charges ORGANISATEURS

Page d’accueil du back office :
• Dashboard :
o Nombre d’inscrits
o Nombre de dossiers incomplets
o Nombre de dossiers complets
o Nombre de dossiers validés
• Listing :
o La liste des dossiers validés
o La liste des dossiers à valider
o La liste des dossiers incomplets

Fonctionnalités du traitement des dossiers :
- Entreprise éligible ou non en fonction de son secteur d’activité
- Statut du dossier : complet, incomplet, validé, non éligible
- Région dans laquelle l’entreprise concourt
- Prix pour le(s)quelle(s) l’entreprise concourt
- Nom de la personne qui valide le dossier d’inscription
- Horaire de dernière connexion
- Nom de la personne qui juge et attribue le classement au palmarès
- Accès au dossier via une icone

Fonctionnalités analytiques :
- Extraction excel du listing des inscrits
- Extraction excel du listing des dossiers incomplets
- Extraction excel du listing des dossiers complets
- Extraction excel du listing des dossiers validés
- Extraction excel du listing des dossiers refusés

Optionnel :
Il serait intéressant de pouvoir mesurer le nombre d’entreprises inscrites :
- Par région
- Par secteur
- Par taille d’entreprise

Retroplanning :
- Lancement de la plateforme : 12 mai