Création de GED

Mise en place du logiciel spécialisé pour la gestion des archives physiques
Le prestataire mettra à notre disposition un logiciel spécialisé dans la gestion physique des archives assurant les fonctionnalités suivantes :

 Gestion des habilitations ;
 Gestion des salles d’archives ;
 Gestion des entités versantes et des correspondants ;
 Gestion des emplacements ;
 Gestion des inventaires ;
 Gestion des diverses prestations à savoir :
 La gestion des nouvelles entrées.
 La gestion des recherches,
 La gestion des intégrations.
 La gestion des retours.
 La gestion des sorties définitives.
 La gestion des destructions.

 Le logiciel devra être en full Web et devra être compatible avec le système de gestion des bases de données relationnelle SQL Server, ou un SGBDR gratuit.
 Le logiciel doit permettre une utilisation illimitée quant aux nombres d’accès, d’utilisateurs, de salles d’archives gérés, de données saisies, Etc. ;
 Le logiciel et le code source du système développé deviennent propriété de la commune de Marrakech, aucune réutilisation du code source ne sera permise sans l’autorisation explicite de la commune de Marrakech ;
 Le prestataire devra assurer la maintenance de sa solution durant toute la durée du marché ;
 Le manuel d’utilisation du système d’archivage développé devra être fourni sous format papier et électronique.

La solution proposée doit satisfaire toutes les exigences techniques et fonctionnelles détaillées dans l’annexe « Tableau des exigences techniques et fonctionnelles de la solution ».
ANNEXE : TABLEAU DE CONFORMITÉ DE LA SOLUTION A METTRE EN PLACE (Tableau des exigences techniques et fonctionnelles de la solution)

N° Fonctionnalités Fonction de la solution
(A renseigner par le
soumissionnaire)
Existe Réf Guide Utilisateur
OUI/NON
1. Caractéristiques globales et exigences techniques (obligatoire)
1.1 La solution doit être propriété du prestataire avec la possibilité de rajouter de nouveaux modules selon le besoin.
1.2 La solution doit être complètement FULLWEB et accessible sur les navigateurs standards : Internet Explorer, Chrome, Firefox, Safari.
1.3 La solution Web doit respecter l'architecture 3 tiers (Navigateur Web, Serveur Applicatif, Serveur base de données).
1.4 La solution doit interagir avec une base de données centralisée de type SQL server
1.5 La solution doit posséder une fonction de journalisation qui permet de journaliser automatiquement les accès et les opérations effectuées.
2. 22. Authentification et contrôle des droits d'accès et habilitations (obligatoire)
2.1 L’accès à La solution doit nécessiter une authentification de l’utilisateur
2.2 Possibilité de définir des permissions par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs. Ces permissions comprennent les droits de :
(Lecture - Création -Modification -Suppression ).
2.3 Un utilisateur peut cumuler différents profils, en fonction de son rôle par rapport à un processus transverse.
2.4 La solution doit permettre de contrôler les droits d'accès de chaque utilisateur, en fonction du niveau de privilège qui lui y est affecté. Il n'apparaitra que le contenu des entités et services pour lesquelles il dispose d'un droit d’ajouter, de consulter, de modifier, de supprimer ……
2.5 La solution doit permettre d'activer et de désactiver un compte utilisateur tout en gardant l’historique des actions qu’il a réalisé.
3. Administration / Paramétrage (obligatoire)
3.1 La gestion des entités et des services versants d’archives :
Création et modifications des entités et des services selon le plan de classement
3.2 La gestion des correspondants archives :
Création et modifications des correspondants habilités
3.3 La gestion des natures de documents :
- Création des natures de documents par entité et service versant selon le plan de classement
- Création des champs d’index pour décrire le dossier avec un minimum de 10 champs d’index
- Création des champs d’index pour recenser le contenu du dossier
- Définir le délai légal de conservation pour chaque type de document

3.4 La gestion des indexes des natures de documents :
Le paramétrage des champs des métadonnées doit permettre de définir :
- L'intitulé du champ.
- Le format des valeurs à saisir (Numérique, alphanumérique, date, liste déroulante paramétrable par l'administrateur, case à cocher ...)
4. Gestion des magasins et des espaces de stockages (obligatoire)
4.1 Les emplacements de stockage doivent être décrits avec une granularité de 5 niveaux hiérarchiques (Local, Salle ou niveau, Rangée, Travée, Etage)
4.2 La solution doit permettre l'import automatique de la cartographie du local d'archives
4.3 La solution doit permettre aussi la saisie manuelle de la cartographie du local d'archives
4.4 La solution doit permettre l'affectation manuelle de l’emplacement des unités d’archivage à l’aide d’une arborescence des espaces de stockages
4.5 La solution doit permettre aussi l'import automatique des emplacements des unités de rangement en cas de besoin
5. Gestion des versements et la saisie du détail des unités d'archivages (obligatoire)
5.1 - Possibilité de Saisie du versement (unités de rangement et du détail de l'inventaire) par le service versant
- Workflow de validation du versement par le responsable hiérarchique et du service d'archives.
5.2 Possibilité de saisie du versement (unités de rangement et du détail de l'inventaire) directement par le service d'archives
5.3 La solution doit permettre le rejet provisoire d’un versement soit par le responsable hiérarchique ou par le service d'archives après contrôle en attendant la complétude des éléments par le service versant.
5.4 La solution doit permettre de gérer automatiquement la numérotation des versements
5.5 La solution doit permettre de gérer automatiquement ou bien manuellement la numérotation des unités d'archivages versés
5.6 La solution doit permettre de saisir l’inventaire des unités de rangement en bilingue (Français - arabe)
5.7 La solution doit permettre la saisie de l’inventaire d’une ou de plusieurs unités de rangement sous forme d’un tableau dynamique multicolonne en fonction des champs d’index de la nature du document choisi.
La solution doit permettre la possibilité de faire copier/coller des données extra système
5.8 La solution doit permettre le contrôle des champs de saisie en fonction du format déclaré (Date, numérique, texte, …)
5.9 Les champs « date » peuvent être saisis à partir d’un calendrier en cas de besoin.
5.10 La solution doit disposer d'une fonction d'importation et d'exportation de l'inventaire et des unités de rangement
5.11 La solution doit permettre d'éditer des statistiques et des indicateurs sur les versements par (Entité, service, nature de document, année, date de versement … )
6. Gestion de la communication des documents avec l'entité versante (Obligatoire)
6.1 La solution doit permettre l'import des demandes de communication de plusieurs unités de rangement en cas de consultation de masse.
6.2 La solution doit proposer un moteur puissant pour rechercher un document ou une unité d'archivage : par entité, par service, nature document, année de création, date versement ...

6.3 La solution doit disposer d'outils usuels d'aide à la recherche pour permettre d'élaborer des équations de recherches plus ou moins complexes : opérateurs booléens (ET, OU, SAUF), >, >=,<, <=, contient, ne contient pas, commence par, termine par …….
6.4 La solution doit permettre la saisie directement de la demande de consultation par le service demandeur habilité.
6.5 La solution doit permettre un workflow de validation par le responsable hiérarchique avant son traitement par le service archives
6.6 La solution doit permettre le suivi de la demande jusqu’à sa clôture soit par succès ou par échec.
6.7 La solution doit bloquer l'ajout de la demande de communication si le document e