Automatisation des réservations VTC

1. Objectif

Mettre en place un système en ligne permettant aux réceptionnistes d’hôtels de réserver une course VTC pour leurs clients, avec : enregistrement automatique dans Google Calendar (avec vérification de disponibilité) et génération + envoi automatique d’un bon de commande au format PDF par email.

2. Interface utilisateur (UI)

Accès via un lien ou QR code personnalisé. Formulaire simple, intuitif et rapide à remplir. Hébergement sur une plateforme comme Systeme.io, Google Site ou autre.

3. Contenu du formulaire

Champs obligatoires :

Nom de l’hôtel
Nom et prénom du client
Date et heure de la course
Lieu de prise en charge
Destination
Prix de la course
Nom du chauffeur (optionnel)
Nom du réceptionniste
Adresse email de confirmation

4. Automatisation (via Zapier ou Make)

Étapes :

1. Vérification de disponibilité dans Google Calendar
2. Création de l’événement si créneau libre
3. Génération du bon de commande en PDF
4. Envoi automatique du PDF par email

5. Bon de commande PDF

Contenu : toutes les infos de la course + réceptionniste + prix. Format propre, lisible, prêt à être imprimé ou archivé. Génération automatique à chaque soumission.

6. Sécurité & gestion des doublons

Vérification automatique des créneaux pour éviter les doublons. Si créneau déjà pris, alerte affichée ou email envoyé pour ajustement.

7. Accès multi-utilisateurs

Le formulaire peut être utilisé par plusieurs réceptionnistes en même temps, sans limitation.

8. Évolutivité (optionnel)

Possibilité d’ajouter un back-office, statistiques d’usage, ou notifications au chauffeur (email, SMS, WhatsApp).

Faites-moi votre proposition. Je n'ai pas le temps de le faire moi-même, donc je délégue à la meilleure offre (budget 2025 sont restreint pour vous et pour moi).