Grille d'Audit En Ligne

Les Junior-Entreprises (J.E.) sont des associations qui permettent aux étudiants de compléter leurs enseignements théoriques en réalisant des projets pour des entreprises, collectivités, administrations, entrepreneurs, etc. Les Junior-Entreprises fonctionnent sur le modèle de cabinets de conseil et sont regroupées au sein de la Confédération Nationale des Junior-Entreprises (CNJE).

Afin de veiller à la qualité des prestations réalisées, la CNJE réalise annuellement auprès de chacune des 160 Junior-Entreprises, un audit organisationnel et un audit trésorerie. L’audit organisationnel a pour but de contrôler le fonctionnement interne (gestion associative, suivi des projets, développement commercial, recrutement, qualité des projets etc.) de la Junior-Entreprise tandis qu’en audit trésorerie sont notamment vérifiés le bon suivi de la comptabilité, le remplissage des déclaratifs sociaux et fiscaux, les achats et ventes, etc.

Le processus actuel d’audit se déroule de la manière suivante :
- Pour chaque campagne d’audit (une par an), la CNJE conçoit le modèle des grilles à utiliser.
- La Junior-Entreprise qui va être auditée pré-remplit certains champs de la grille en amont de l’audit. Elle déclare également l’intégralité des projets réalisés. Il s’agit de donner à l’auditeur des informations lui permettant de préparer l’audit.
- La CNJE sélectionne les projets qui seront audités et le type d’audit qui sera réalisé pour chacun de ces projets sélectionnés : audit complet ou partiel.
- Puis, lors de l’audit, l’auditeur remplit la grille intégralement en partant des données déjà renseignées. En ce qui concerne la partie relative aux projets à auditer, il y aura simplement plus ou moins d’informations à renseigner selon le type d’audit de projet (complet ou partiel).
- Enfin, à la fin de l’audit, l’auditeur uploade la grille remplie sur l’extranet utilisé par la CNJE.

Jusqu’à maintenant, les grilles sont conçues et remplies sur Microsoft Infopath. Ce mode de fonctionnement présente des problèmes de compatibilité notamment entre Windows et mac. De plus, la lourdeur du traitement des informations une fois tous les audits terminés est considérable. Cependant Infopath présente l’avantage de pouvoir facilement créer des modèles de grilles avec des champs de tous types et des tableaux dynamiques.

Nous souhaitons passer à un système en ligne via une application web afin de pouvoir se connecter depuis n’importe quel ordinateur. Le tout en gardant les fonctionnalités que nous offre Infopath. Il n’y aura plus d’upload de grilles sur l’extranet de la CNJE mais simplement un lien permettant de visualiser l’ensemble des données saisies pendant l’audit.

Il s’agit donc de pouvoir générer des modèles de grille à chaque campagne d’audit, de pouvoir les pré-remplir par la Junior-Entreprise, les remplir par l’auditeur, le tout en ligne. Enfin, il devra être possible de visualiser les données qui ont été rentrées, ainsi que de pouvoir les analyser de façon automatisée.

Une grille est un ensemble de formulaires classés en thèmes, sous thèmes, dont le type de champs (texte, entier, nombre décimal, combobox, checkbox, etc.) doit pouvoir être fixé. Il peut également y avoir des champs de type « tableau » pour lesquels on pourra ajouter autant de lignes que l’on veut.
Pour information, un modèle de grille généré sous Microsoft Infopath est disponible en pièce jointe. Code d’accès :
- Vision Junior-Entreprise pour remplissage pré-grille : prégrille
- Vision CNJE pour sélection projets à auditer : configje
- Vision auditeur : grille

Les informations récupérées via l’application web seront bien entendu sauvegardées dans une base de données dans l’optique de les récupérer pour faire des statistiques sur la qualité des Junior-Entreprises qui pourront être pondérées par la suite.

Enfin, un système d’API sera mis en place entre l’extranet de la CNJE et l’application de grille d’audit en ligne afin d’utiliser les logins des utilisateurs de notre extranet et ainsi permettre d’accorder les droits d’accès en fonction du type d’utilisateur.