Développement d’automatisations avec mes application

Bonjour,

Je souhaite automatiser plusieurs processus au sein de mon entreprise en utilisant Zapier pour améliorer l’efficacité et la précision de nos opérations. Voici une description détaillée des automatisations que je souhaite mettre en place :

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1. Automatisation des rendez-vous commerciaux et analyse de la rentabilité des sources de leads
• Objectif : Suivre la performance des sources de leads et des commerciaux. 
• Processus :
• Lorsqu’un rendez-vous est planifié dans Google Agenda, le titre de l’événement commence par un code représentant la source du lead, par exemple :
• (C) pour Call Center
• (ADS) pour Google Ads
• (L1) pour Lead fournisseur 1
• (L2) pour Lead fournisseur 2
• Ces informations sont automatiquement transférées vers une feuille Google Sheets dédiée, où sont centralisés tous les prospects (ciblés ou déballés) pour faciliter les relances.
• Une analyse est effectuée pour évaluer la rentabilité de chaque source de leads en comparant le coût d’acquisition au chiffre d’affaires généré.

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2. Suivi automatique des performances des commerciaux
• Objectif : Évaluer en temps réel les performances de l’équipe commerciale.
• Processus :
• Lorsqu’un commercial modifie le titre d’un rendez-vous dans Google Agenda pour indiquer le statut (par exemple : “Déballé”, “Ciblé”, “Vente conclue”), ces informations sont automatiquement mises à jour dans une feuille Google Sheets dédiée.
• Les données suivantes sont suivies :
• Nombre total de rendez-vous
• Nombre d’opportunités (ciblées)
• Nombre de ventes
• Chiffre d’affaires généré
• Taux de conversion
• En cas de vente conclue, le commercial est invité à préciser :
• Le montant de la vente
• Le type de produit vendu
• Le moyen de paiement

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3. Gestion automatisée des interventions techniques
• Objectif : Assurer une planification efficace des interventions techniques.
• Processus :
• Lorsqu’un bon de commande est reçu via Kizeo Forms par email, les pièces jointes sont automatiquement extraites.
• La “Fiche Préparation de Chantier” et la date de pose sont identifiées.
• Une intervention est automatiquement créée dans TechTimes à la date prévue, avec les documents et photos pertinents attachés.

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4. Suivi automatisé des techniciens et des véhicules
• Objectif : Optimiser le suivi des heures travaillées et de l’utilisation des véhicules.
• Processus :
• Chaque lundi, un rapport hebdomadaire de Verizon concernant l’utilisation des véhicules est reçu par email.
• En croisant ces informations avec TechTimes, il est possible de déterminer quel technicien était assigné à quel véhicule chaque jour.
• Les heures travaillées sont calculées automatiquement, en déduisant une heure pour la pause déjeuner, et les informations sont mises à jour dans une feuille Google Sheets dédiée.

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5. Automatisation du suivi financier et des dépenses avec Axonaut
• Objectif : Simplifier la gestion des dépenses en associant automatiquement les factures aux transactions bancaires.
• Processus :
• Lorsqu’une nouvelle transaction bancaire apparaît dans Axonaut, une recherche est effectuée dans les emails (Gmail ou Outlook) pour trouver une facture correspondante.
• Si une correspondance est trouvée (montant identique, fournisseur correspondant), une dépense est créée automatiquement dans Axonaut avec la facture en pièce jointe.
• Si aucune facture n’est trouvée, une alerte est envoyée pour une validation manuelle.

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6. Génération automatique de rapports mensuels
• Objectif : Obtenir une vue d’ensemble mensuelle des performances commerciales, financières et comptables.
• Processus :
• Rapport Commercial :
• Analyse de la rentabilité des sources de leads.
• Performances individuelles des commerciaux (chiffre d’affaires, taux de conversion, etc.).
• Calcul des salaires et commissions.
• Rapport Financier :
• Total des encaissements et décaissements.
• Bénéfice net.
• Répartition des dépenses par catégorie.
• Rapport Comptable :
• Prévisionnel de TVA basé sur les encaissements et les achats.
• Vérification que chaque transaction bancaire est justifiée par une facture ou un document pertinent dans Axonaut.

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Technologies et intégrations envisagées :
• Google Agenda : Planification des rendez-vous commerciaux.
• Gmail / Outlook : Réception et extraction des factures et bons de commande.
• Google Sheets : Suivi des statistiques commerciales et des heures des techniciens.
• Axonaut : Gestion financière et comptable.
• TechTimes : Planification et suivi des interventions techniques.