Une application gestion des stagiaires en Windev

1.3. Problématique
Vue la quantité importante des demandes reçues et leur consultation non périodique ainsi que le stockage des dossiers papiers, la décision de choix des stagiaires et leur suivi deviennent des tâches bien compliquées et faites manuellement. Ainsi, le risque de perte des données est très élevé puisqu’il s’agit d’un nombre très important des dossiers et documents circulant d’une personne à une autre qu’il faut imprimer, signer, agrafer, mettre sous pli, etc.
Un exemple des tâches effectuées manuellement est présenté par la figure

En soumettant ce sujet à notre étude, la poste attend de nous une application dont l'objectif principal est de permettre la traçabilité des stagiaires. L'application que nous proposons comporte les fonctionnalités suivantes :
 Faciliter l’accès aux données ;
 Limiter la multiplication des supports papier ;
 Automatiser l’acquisition des demandes des stages ;
 Automatiser les attributions des stages ;
 Automatiser la génération et l’envoie des attestations aux stagiaires ;
 Assurer une authentification pour l’information.

2.2.1.1 les besoins fonctionnelles
Les besoins fonctionnels se rapportent aux fonctionnalités que l'application en question doit offrir pour satisfaire les utilisateurs. Il s'agit des fonctionnalités du système. Ce sont les besoins spécifiant un comportement d'entrée/sortie du Système. Dans ce contexte, notre système doit permettre la :

 Remplir des demandes:
Cette tâche va être effectuée par un agent. Il s’agit de remplir un formulaire de stagiaires.
 Gestion des demandes reçues :
Cette tâche est confiée au responsable (l’administrateur de l’application), ce qui nécessitera une authentification avant toute utilisation. Elle consiste essentiellement au traitement des demandes reçues.
Le système doit permettre au responsable les fonctionnalités suivantes :
• Affichage de la liste des demandes par ordre d’envoi.
• La recherche (multicritère) des demandes pour le but de consultation, d’édition ou de suppression.
• L’édition de ces demandes : accepter/refuser ou mettre en attente.
 Gestion des demandes acceptées :
Après toute acceptation, le système insère automatiquement les informations correspondantes au : stage, équipe du travail, stagiaire et formation dans la base de données et envoie automatiquement un mail d’avis favorable au demandeur contenant un login et mot de passe, que le système doit générer automatiquement, pour que le stagiaire puisse accéder à son compte personnel par la suite.
Le système devra permettre au responsable de :
• Consulter la liste des stages (effectués ou qui seront effectués) avec la possibilité de les éditer (ajouter les informations du tuteur, sujet du stage…).
• Mettre à jour les informations.
• Savoir quels sont les stages ayant un rapport.
 Messagerie interne :
Le système doit assurer le contact entre le responsable et les autres utilisateurs.

 Evaluation du stage :
A la fin du stage, le stagiaire est censé rendre un rapport de stage afin de faire le point sur son expérience. Donc, le système doit permettre aux stagiaires d’importer leurs rapports et au responsable de les évaluer (les stagiaires) à l’aide d’un formulaire à multi choix.
2.2.1.2 les besoins non fonctionnelles
Les besoins non fonctionnels sont indispensables et permettent l'amélioration de la qualité logicielle de notre système. Ils agissent comme des contraintes sur les solutions, mais leur prise en considération fait éviter plusieurs incohérences dans le système. Ce sont des besoins en matière de performance, de type de matériel ou de type de conception. Ces besoins peuvent concerner les contraintes d'implémentation (langage de programmation, type SGBD, de système d'Exploitation...)
Notre application doit répondre aux exigences suivantes :
Authentification : le système doit permettre à l'utilisateur de saisir son login et son mot de passe pour accéder au système. Cette opération assure la sécurité du
système et limite le nombre des utilisateurs.
Ergonomie : le système devra offrir aux utilisateurs une interface qui soit la plus riche possible afin de limiter le nombre d'écrans. Par ailleurs, l'interactivité devra être adaptée (usage du clavier, menu, etc..).
Compatibilité : la compatibilité avec des systèmes d’exploitation différents – sur lesquels doit-il être capable de fonctionner?
Capacité : mémoire(Stockage) – combien de données le système doit-il être capable de stocker?
performance : temps de réponse – le chargement de l’application, ouverture d’écran et des délais de rafraîchissement, etc.
La sécurité : il faut prendre les mesures de sécurité nécessaires afin de protéger les données confidentielles du système et assurer sa fiabilité.