Outil de passation de commande et gestion

Ci-dessous le besoin d'une jeune société de distribution de jeux de société en rapide expansion. Nous achetons des jeux de société à des éditeurs dans le monde entier et nous les revendons à plus de 250 boutiques spécialisées en France et Belgique, principalement.

Afin d'optimiser sa gestion, l'entreprise a besoin d'un outil de gestion comme décrit plus bas.

Comment nous travaillons aujourd'hui :
Nos stocks sont gérés par une plateforme logistique d'une société tierce distante plusieurs centaines de km de notre lieu de travail.
Nous leur donnons l'ordre de préparation de commande en envoyant un fichier "shipping list" csv et une facture en format pdf sur un serveur ftp de la société tierce.
Le cvs doit être formaté d'une façon bien particulière et la facture doit reprendre un nom aussi structuré selon des spécifications simples et qui pourront faire l'objet d'un cahier des charges plus détaillé. La facture est imprimées par la société tierce et incluse dans le colis en préparation. Le serveur répond par un mail de confirmation de prise en charge de la commande ou de refus en cas d'erreur dans la structure de la shipping list ou d'une commande déjà préparée et donc plus modifiable et si la confirmation est positive et que tous les produits sont en stock la société prestataire prépare et expédie les commandes. Tous les jours nous recevons un fichier Excel avec les donnés relatives aux expéditions (numéro de commande, poids, tracking number, etc), dit "récapitulatif des expéditions". Nous recueillons toutes ces informations journalières dans un fichier Excel de suivi des expéditions structuré comme le récapitulatif.

Une fois par semaine nous recevons un fichier Excel avec un état des stocks (mais il est possible de le recevoir à une fréquence plus élevée, comme une fois par heure, par exemple)

La shipping list a un format très peu lisible, les commandes sont donc saisies sur un fichier de bon de commande, également sous Excel, et un ficher intermédiaire convertit les informations de la commande dans un format compatible à la shipping list. Ces informations sont en suite copiées et collées (en valeur, pour ne pas conserver les formules de conversion, dans le fichier cvs de shipping list définitif.

Nos factures sont générées semi-automatiquement encore sous Excel à partir des donnés dans le bon de commande Excel et d'une base de donnée clients, aussi sous Excel (avec notamment les coordonnées du client pour la livraison et la facturation, numéro de TVA, conditions de paiement négociées, commentaires, etc).

Pour les envoi, le choix des transporteurs se fait semi automatiquement dans le fichier intermédiaire utilisé pour créer les shipping lists selon le lieu de livraison et en gérant quelques exceptions (par exemple, si la ville de destination est Toulouse, nous utilisons un transporteur différent du reste de la France). A termes, ces informations pourraient être rajoutées dans la base de données clients car elles pourraient être différentes de client à client.

Un fichier Excel nommé Récapitulatif de facturation, me sert à avoir une vision globale des commandes facturées : quand, à qui, quels montants, a-t-elle été expédiée (en liaison avec le récapitulatif des expéditions), a-t-elle été payée...)

Nous vous enverrons un exemple des fichiers mentionnés (en gras) si vous souhaitez chiffrer notre demande.

Tout ce qui concerne les paiements reçus par les clients et le paiements effectués vers mes fournisseurs (ou remboursements vers mes clients) est géré par un outil online mis à ma disposition et hébergé par mon expert comptable.

Comment nous souhaitons travailler (fonctionnalités de l'outil souhaité) :
Saisir les commandes sur un fenêtre de saisie avec une structure similaire à nos bons de commande d'aujourd'hui (fonctionnalité nécessaire). Nous sommes 2 aujourd'hui à pouvoir passer commande et sur 2 postes différents (chacun travaille à domicile). L'outil doit permettre à d'autres utilisateurs éventuels qu'on embaucherait de s'y connecter aussi. Suite à cette saisie, nous souhaitons que la Shipping List Cvs et la facture pdf soient créées et envoyées automatiquement au serveur ftp du préparateur de commande (fonctionnalité nécessaire).
Dans la fenêtré de commande nous devons pouvoir modifier exceptionnellement les prix unitaires et les libellés des produits (fonctionnalité nécessaire).
A partir de cela et des informations envoyées par la plateforme logistique nous souhaitons pouvoir effectuer un suivi de facturation, des expéditions et des stock avec les même information d'aujourd'hui. L'outil doit pouvoir permettre des extractions Excel de différentes informations de suivi (fonctionnalité nécessaire).
Le module de passation de commande doit pouvoir accepter des commandes exceptionnelles de prestation de service de ma part (on parle, là, de prestations diverses qui ne peuvent pas être référencées comme les jeux par le code à barre) (fonctionnalité nécessaire). L'outil dont doit me permettre de facturer de prestations de service de natures diverses et les intégrer dans le suivi de facturation (fonctionnalité nécessaire).

Peu-importe que l'outil soit installé sur nos ordinateurs (Sous Windows) ou accessible par internet, mais d'après notre logisticiens, la plupart de ses autres clients ont des outils similaires à celui qu'on souhaite qui ont été créé à partir de modules Prestashop préexistants.

L'outil doit pouvoir créer de sauvegardes locales ou sur un cloud (merci de coter les deux possibilités) des toutes les données et de façon sécurisée.

L'outil doit pouvoir se mettre à jour pour s'adapter aux formats d'envoi et de réception des données de notre prestataire logistique.

Fonctionnalités optionnelles, "sacrifiables" :
"Option clients BTB" : possibilité pour nos clients de passer commande directement sur une fenêtre équivalente à la notre mais sans possibilité de modifier les libellés ni les prix. Pour cela il faut donc gérer les identifiants et mots de passes propres à chaque utilisateur. Afin de certifier que le client est bien un professionnel, la fiche client devra être renseignée par nos soins. Le client pourra modifier le mot de passe à sa guise. Les clients doivent pouvoir suivre si leur commande a été expédiée et, si oui, connaitre le numéro de tracking. Les clients devraient également pouvoir avoir accès à l'historique de leur commandes, s'elles nous résultent réglées ou pas et pouvoir télécharger les factures pdf.

"Option BTC" A terme nous voudrions que n'importe quel particulier puisse aussi commander des jeux mais à des prix de vente supérieurs à ceux de nos clients BTC (particuliers). La fiche client BTC doit être saisie par le particulier lui même.
Ils s'agit des même fonctionnalités que l'option BTB mais avec module de paiement pas carte bancaire et/ou Paypal.

Nous souhaitons recevoir une estimation des coûts pour développer un outil de ce type, avec les options BTB et BTC chiffrées à part, et les coûts éventuels de mise à jour de l'interfaçage avec le système informatique du prestataire logistique (par exemple il arrive par fois qu'ils modifient les noms de leurs fichiers, les noms de colonnes).
Dans le cas de solutions hébergées en ligne, merci de coter les coûts d'hébergement annuels.

Pour une cotation précise nous vous fournirons tous les détails que vous souhaitez.