Test de l'outil de signature de mail Signitic

Trop souvent laissées de côté ou gérées de façon peu professionnelle, les signatures des emails représentent pourtant un levier puissant en termes de communication. Elles sont les garantes d'une image de marque valorisante, cohérente dans l'ensemble d'une organisation, et soutiennent des campagnes marketing impactantes.

Mais encore faut-il pouvoir s'appuyer sur un outil à la hauteur de ces promesses, et ce sans imposer un coût disproportionné. C'est à ce défi que tente de répondre Signitic. Y parvient-il ? Nous l'avons testé pour le vérifier !

À qui s'adresse Signitic ?

Basée à Lyon, Signitic est une entreprise en pleine expansion, avec aujourd'hui des équipes réparties dans quatre pays européens. Parmi près de 5000 clients et plus de 850 000 utilisateurs de l'outil, on compte quelques grands groupes comme E.Leclerc, Accor ou King Jouet, ainsi qu'une solide base de PME.

Il s'agit d'une solution créée pour répondre à des besoins concrets en entreprise, avec deux cas d'usage principaux : la gestion des signatures de mail et celle des bannières que l'on peut y afficher.

Signitic s'adresse à différents types d'utilisateurs :

• Les PME souhaitant mettre en avant leur expertise via une messagerie structurée
• Les équipes marketing cherchant un outil puissant pour lancer des campagnes via les boîtes mail de l'entreprise et en suivre les performances
• Les DSI et équipes informatiques voulant simplifier la gestion des signatures en entreprise en assurant la synchronisation des champs à mettre à jour

L'utilisation de Google Workspace ou Microsoft 365 est un prérequis pour pouvoir utiliser ce service, mais il faut avouer que ce sont les suites de productivité les plus répandues, ça n'est donc pas bloquant.

L'harmonisation des signatures de mail en entreprise

Signitic répond d'abord à une problématique que connaissent beaucoup d'entreprises de taille moyenne : la nécessité de transmettre une bonne image à ses contacts en évitant les signatures artisanales, mal faites et disparates.

Le logiciel est fait pour uniformiser la signature de mail de tous les collaborateurs. Pour cela, l'utilisateur a accès à une bibliothèque de modèles à télécharger, avec des champs de texte, des images et des règles de style personnalisables. On obtient ainsi une véritable cohérence de l'image de marque.

Et Signitic va plus loin avec un détail que l'on aime beaucoup : tout l'annuaire de l'entreprise est réuni dans l'outil, tout en rendant possible une segmentation en plusieurs groupes.

C'est très utile pour différencier plusieurs services ou plusieurs marques au sein d'une même organisation. L'utilisateur visualise l'arborescence de l'entreprise et peut agir avec le niveau de granularité qu'il souhaite : pour tous les employés ou par département. Il est ainsi possible d'établir, par exemple, que les commerciaux, la direction et le R&D auront une couleur de police distincte dans leurs signatures.

Des signatures qui deviennent un levier de communication

L'offre de Signitic est intelligente car l'outil va bien au-delà de la simple création d'une signature classique. Il permet en effet d'ajouter des bannières et de créer une campagne d'affichage en bonne et due forme. La signature se transforme alors en un espace de communication et de publicité, et ce sans coût supplémentaire.

Sur ce point, on apprécie que le logiciel soit à la fois simple et robuste. On peut en effet ajouter la bannière soit en téléchargeant un visuel, soit en piochant un modèle préparé sur Canva, intégré nativement. Et le paramétrage est détaillé car on peut établir des dates pour la campagne, puis affiner la cible. Celle-ci peut être interne ou externe, voire correspondre à une liste répondant à des critères bien définis. C'est très bien vu !

Signitic, l'atout des équipes marketing

Le gros point fort de Signitic, c'est de savoir répondre à la perfection aux besoins des équipes marketing. L'outil ouvre de nouvelles stratégies grâce aux emails, souvent sous-exploités alors qu'il s'agit d'un espace de confiance pour les contacts d'une entreprise. Les signatures ne sont plus cantonnées à une gestion purement technique : les marketeurs prennent la main et y apportent de la valeur ajoutée.

Ce qui est, à notre avis, très bien pensé pour les équipes marketing :

• Pouvoir lancer une vraie campagne marketing via les mails de l'entreprise
• Promouvoir les événements importants de l'entreprise, par exemple en affichant des bannières de mail pour un salon professionnel
• Assigner la campagne à un groupe ou à un utilisateur unique
• Afficher des signatures saisonnières… mais aussi supprimer les signatures de vœux quand la période est passée !
• Mener un A/B test sur différentes solutions et en comparer les performances
• Suivre les performances en direct via le dashboard et analyser les statistiques (clics sur les liens) et le ROI
• Pouvoir exporter les données collectées

Une gestion centralisée puissante

On l'a vu, Signitic est un outil performant et complet. Sa palette de fonctionnalités est suffisamment élargie pour répondre à différents besoins. Pour autant, il permet à une seule personne de gérer les signatures de mail de toute une entreprise, même très grande.

Un tel outil permet de profondément changer les pratiques anciennes et crée de véritables opportunités pour les sociétés.

L'intérêt, c'est que la gestion des signatures et le déploiement de tout changement (logo, charte graphique, bannière) sont centralisés. C'est un gain de temps et d'efficacité puisque les signatures de tous les employés peuvent être mises à jour en une seule manipulation. Plus besoin de faire passer les équipes IT sur chaque poste de travail, et il faut avouer que ça soulage !

L'efficacité de Signitic repose aussi sur une intégration native avec les environnements Microsoft 365 et Google Workspace. Et c'est très simple : la connexion aux annuaires se fait en un clic pour préremplir automatiquement les informations de contact. D'autres intégrations et synchronisations sont proposées afin de relier un CRM (HubSpot, Sellsy, Zoho Mail, noCRM et autres) ou un SIRH (Lucca, LumApps), et d'assurer le maintien des données à jour.

Un logiciel moderne et facile à utiliser

Ce que l'on recherche aussi dans un logiciel d'entreprise, c'est sa facilité d'usage. Or, Signitic est un outil très simple avec une prise en main qui se fait en 5 étapes :

1. Créer l'organisation

Pour commencer à utiliser l'outil, vous devez d'abord le paramétrer en détaillant votre organisation. Vous devez entrer les infos de contact, mais vous pouvez également intégrer votre logo, votre charte graphique et créer une arborescence de l'entreprise, avec plusieurs groupes hiérarchisés.

2. Importer des utilisateurs

À ce stade, il faut ajouter des utilisateurs, soit via un connecteur Microsoft 365 / Google Workplace, soit via un import csv. Vous pouvez paramétrer la fiche de chaque utilisateur de façon tout aussi fine, avec son poste, sa photo, une formule de politesse personnalisée et des liens de réseaux sociaux.

3. Créer un modèle

Vient ensuite la personnalisation de l'apparence de la signature. Signitic prend alors des faux airs de Canva, et on verra que ça n'est pas anodin ! L'utilisateur a accès à différents modèles, il fait son choix, puis il peut ajouter ou supprimer des blocs et les paramétrer.

L'éditeur fonctionne en drag-and-drop et donne accès à toutes sortes de paramètres de mise en forme : taille du bloc signature, couleurs, alignement, bords arrondis ou carrés… Tout y est. Si vous êtes utilisateur d'Outlook, vous pouvez aussi ajouter des conditions pour afficher une signature spécifique uniquement dans certains cas de figure.

Signitic se base sur le glisser-déposer, avec un éditeur très simple à utiliser.

4. Créer une campagne

Avec le module Campagnes, vous pouvez planifier l'affichage de bannières dans les signatures. Ici, Signitic propose plusieurs fonctionnalités très intéressantes, notamment une connexion Canva permettant de créer une bannière moderne, voire même animée. Vous pouvez aussi ajouter un texte alternatif pour les personnes malvoyantes. Enfin, paramétrez la campagne dans les moindres détails : dates de diffusion, cible (interne/externe, groupes de destinataires, etc), niveau de priorité.

5. Déployer les signatures

Il vous suffit enfin de valider et, grâce aux connecteurs que vous avez configurés précédemment, votre signature est déployée dans les mails souhaités.

L'ensemble de cette phase de paramétrage est relativement longue à la première utilisation si l'on veut bien utiliser à fond toutes les fonctionnalités, néanmoins on est guidé à chacune des étapes. Des petits pop-ups explicatifs apparaissent quand on se lance pour la première fois. Et, sur la page d'accueil, un code couleur et un système de coches permettent de suivre l'avancée de la configuration. Au final, tout est extrêmement intuitif et on ne bloque à aucune étape.

La fiabilité d'un logiciel français et RGPD conforme

Avant de confier les données de contact de son entreprise à un logiciel en ligne, mieux vaut s'assurer de sa sécurité ! Et Signitic est tout à fait fiable. L'outil est certifié ISO/EIC 27001. Il est conforme au RGPD et le traitement des données est donc réglementaire.

C'est aussi une plateforme qui est hébergée en France. L'entreprise est basée à Lyon et son support client est francophone. Il est largement salué dans les avis clients car il répond en moins de 5 minutes, ce qui est une de ses cartes maîtresses.

Les tarifs de Signitic

Signitic a un atout de taille avec sa tarification, offrant un rapport qualité/prix redoutable par rapport à la concurrence.

Il existe trois formules pour utiliser le logiciel :

• Gratuit :

  Vous disposez gratuitement des fonctionnalités de base de l'outil, avec toutefois quelques limitations. Vous ne pouvez en effet créer qu'un seul modèle de signature ainsi qu'une campagne d'affichage de bannière. Cette solution implique par ailleurs de laisser apparaître le logo de Signitic dans votre signature. Enfin, elle est valable jusqu'à 19 utilisateurs.

• 1€ par utilisateur et par mois :

  Vous devez adopter cette formule pour utiliser 20 licences Signitic et ne pas afficher le badge Signitic dans vos signatures. Et c'est simple : elle est disponible sans limite quant au nombre d'utilisateurs, aux modèles de signatures et aux campagnes de communication lancées.

  Outre toutes les fonctionnalités de base, vous avez la possibilité de personnaliser un sous-domaine et de gérer plusieurs entités, avec une charte graphique dédiée. Vous avez accès à une fonction de A/B test pour peaufiner vos campagnes, ainsi qu'à des statistiques de performances.

  Avant de vous abonner, vous pouvez tester l'outil grâce à une période d'essai de 14 jours, sans entrer de carte bancaire.

• Sur mesure :

  Si votre entreprise a des besoins complexes, Signitic peut vous faire une proposition sur mesure. C'est la solution la plus appropriée pour connecter le logiciel de signature à un CRM ou un SIRH. Cette formule donne également accès à des cartes de visite digitales pour étendre un peu plus encore l'impact de l'outil sur votre communication professionnelle. Enfin, vous disposerez d'une équipe support et d'un account manager dédiés tout au long de votre abonnement.

Test réalisé à la demande de Signitic sans influence sur notre ligne éditoriale. Le contenu reste entièrement indépendant et reflète notre expérience et notre avis sincère.