Test de la plateforme agréée pour la facturation électronique Open Bee

Vous connaissiez Open Bee comme coffre-fort numérique ? Vous pouvez désormais l'utiliser pour réceptionner et émettre vos factures dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, qui entre en vigueur en 2026.

Immatriculée comme plateforme agréée, Open Bee met en avant l'hébergement sécurisé des données en France, des automatisations très pratiques et une grande souplesse via une interopérabilité élargie. Nous avons voulu tester cette solution et voir en quoi cette double identité de PA et GED pouvait être un avantage pour les entreprises utilisant Open Bee.

Open Bee, une plateforme agréée pour petites entreprises

Open Bee s'adresse aux entreprises françaises avec une solution pensée avant tout pour les TPE et PME. La plateforme s'adapte à différents processus métiers, avec des cas d'usage par secteur d'activité pour que chacun puisse bénéficier d'un flux documentaire correspondant réellement à ses besoins. Elle ne nécessite néanmoins aucune compétence technique car l'installation est automatisée et la plateforme immédiatement opérationnelle.

Ce qui fait toute la différence avec Open Bee, c'est le module de plateforme agréée intégré à sa solution GED, et ce quelle que soit l'offre souscrite. Immatriculée en tant que PA auprès de l'administration fiscale, Open Bee facilite le passage à la facturation électronique des TPE et PME, à la fois pour transmettre des factures aux normes, les réceptionner, les archiver et en assurer le suivi.

Le point fort d'Open Bee : une plateforme agréée aux normes associée à un coffre-fort numérique sécurisé.

Il ne s'agit pas d'une solution minimaliste, bien au contraire, car Open Bee réunit tout ce que l'on peut rechercher dans une plateforme agréée. Ainsi, elle assure la conversion des factures PDF dans les formats légaux (Factur-X, UBL et CII) et celle de l’EDI vers UBL. Elle est également compatible avec Peppol, le réseau européen d'échange de documents électroniques, et avec Chorus pour le secteur public.

Open Bee est une solution française dotée de toutes les certifications essentielles. Son coffre-fort numérique est certifié NF, l'hébergement est 100% français et sécurisé SecNumCloud, et sa sécurité est garantie par la certification ISO 27001.

Les avantages d'Open Bee pour passer à la facturation électronique

Open Bee a bâti une solution extrêmement complète et pratique, avec des fonctionnalités pertinentes pour les besoins des entreprises, ainsi qu'une grande flexibilité dans son offre. Voici les quelques points qui ont particulièrement retenu notre attention :

Déploiement simplifié pour petites et moyennes structures

Open Bee garantit un réel gain de temps grâce à un système d'auto-installation très efficace. Elle est la première GED à proposer ce service et il faut reconnaître que c'est un atout de taille pour une TPE ou PME souhaitant alléger son administratif. Il vous suffit de quelques clics et, en moins d'une heure, vous avez un outil parfaitement opérationnel, avec GED et PA prêtes à être utilisées.

C'est Open Bee qui se charge d'immatriculer le client et de mettre en place sa plateforme.

Offre flexible pour entreprises en croissance

L'offre d'Open Bee est particulièrement intéressante pour les entreprises en développement, car elle propose un nombre d'utilisateurs illimité sur la plateforme agréée, ainsi que dans les offres Essential et Advanced de la GED. Cela signifie que la solution est capable d'accompagner la croissance d'une TPE ou d'une PME, avec une scalabilité fluide et sans surcoût.

Accès gratuit pour l'expert-comptable externe

Une entreprise qui utilise Open Bee comme plateforme agréée appréciera également de pouvoir y donner accès gratuitement à son expert-comptable. C'est inclus par défaut dans les trois offres proposées. Cela s'inscrit complètement dans la centralisation rendue possible par Open Bee puisque le comptable peut gérer les factures directement sur la plateforme.

Un guide pour accompagner l'utilisateur

La transition vers la facturation électronique est un sujet qui peut inquiéter les petites entreprises n'ayant que peu de temps à dédier à l'administratif. Un des éléments que nous avons aimés chez Open Bee, c'est que l'utilisateur bénéficie d'un véritable guide qui l'accompagne. Une visite virtuelle assiste par exemple la prise en main de la plateforme. Les utilisateurs ont également accès à un véritable programme de e-learning, avec différents contenus de soutien.

Module de recouvrement intégré pour les factures impayées

Parmi les fonctionnalités les plus intéressantes d'Open Bee, nous avons beaucoup apprécié le module de recouvrement intégré. En cas d'impayé, il suffit d'un seul clic sur la facture concernée pour que le signalement soit transmis à un outil externe de traitement juridique, qui gère le litige.

Workflow décisionnel pour simplifier les paiements

Un module workflow vient en aide aux entreprises pour accélérer le traitement des factures. Grâce à cette technologie, vous pouvez facilement valider les paiements avec une signature électronique. Vous pouvez aussi faire en sorte qu'une facture entrante soit transmise à une personne désignée selon vos critères (montant, fournisseur, etc) afin qu'elle soit traitée de la façon la plus efficace.

Ce sont des fonctionnalités intelligentes qui simplifient grandement le circuit de validation et réduisent les délais. De plus, chacun peut mettre en place son propre workflow personnalisé et ainsi bénéficier d'une grande agilité parmi ses équipes.

Outils analytiques avancés

Le tableau de bord de la plateforme agréée Open Bee intègre des widgets d'analyse et de suivi. Très utiles pour visualiser, par exemple, ses flux de facturation, ces outils intelligents facilitent les décisions stratégiques de l'entreprise.

Plus qu'une plateforme agréée : une solution sécurisée de GED

Par rapport à de nombreuses autres plateformes agréées, l'une des grandes particularités d'Open Bee, c'est sa fonction de GED. Ce terme désigne la gestion électronique de documents et, par extension, les plateformes permettant de contrôler intégralement le patrimoine documentaire d'une entreprise.

En tant que GED-PA, Open Bee accompagne donc les entreprises dans leur mise en conformité avec la réforme mais aussi, plus globalement, dans la gestion de leurs documents administratifs. Avec un seul outil, vous bénéficiez de :

• La gestion automatisée des factures
• La centralisation, via un coffre-fort numérique, de l'ensemble des documents (factures électroniques, mais aussi Kbis, devis, bons de commandes, relevés de comptes)
• Une protection renforcée des données et des documents
• L'archivage à vocation probatoire (conforme à la norme NF 203), avec un historique complet et sécurisé

La GED d'Open Bee garantit une piste d'audit fiable en cas de contrôle. Il est très simple en effet de présenter des documents originaux et non altérés, car tout est archivé et centralisé.

Le stockage sécurisé fait partie des démarches obligatoires dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique. Open Bee répond donc à l'ensemble des besoins : réception, émission et archivage traçable des factures.

Un tableau de bord unique pour gérer ses documents

Tous les utilisateurs d'Open Bee bénéficient d'une base de GED, accessible via un tableau de bord unique et très facilement lisible. Ce que l'on peut faire depuis cette interface :

• Piloter son activité grâce à des actions rapides (un listing des suivis, par exemple) et des rappels d'échéances de paiement.
• Faire remonter des informations afin de générer des statistiques ou de suivre les échanges autour des factures.
• Retrouver facilement ses documents et dossiers via une barre de recherche avec une fonction de mots-clés et des filtres.
• Classer l'ensemble des documents dans une arborescence dynamique et personnalisée : vous pouvez, par exemple, faire en sorte que l'outil classe automatiquement les factures de téléphonie dans un dossier spécifique, y compris en les renommant si nécessaire.
• Accéder à des vidéos de présentation pour se remettre en mémoire le fonctionnement des modules ou monter en compétence.

Automatisation et gain de temps avec la plateforme agréée

Avec Open Bee, tout est fait pour gagner du temps, y compris à travers sa PA pour la facturation électronique. Accessible directement depuis le tableau de bord de la GED, elle a été pensée pour simplifier la mise en conformité des entreprises en réduisant les tâches manuelles et répétitives.

On y retrouve bien les différentes étapes obligatoires : la partie invoicing, avec réception et émission de factures aux normes, et la partie e-reporting pour les déclarations fiscales.

Nous avons aimé la clarté de la plateforme agréée Open Bee, et son déploiement ultra rapide.

Réception et émission de factures

Le volet invoicing de la plateforme agréée Open Bee se présente sous la forme d'une interface très simple à comprendre, organisée à l'image d'une boîte mail avec deux espaces réception et émission.

Concernant les factures entrantes, le tableau affiche un historique des documents, et pour chacune ses informations clés : numéro et type de facture, fournisseur, date, montant, ainsi que son statut de traitement (qui peut évoluer manuellement ou de façon automatisée grâce aux outils métiers interconnectés). On a donc bien tous les éléments obligatoires selon la réforme.

Si on utilise le workflow de la plateforme pour automatiser la validation interne, cette interface indique si une facture a été validée ou refusée. Cette information est ensuite transmise au fournisseur, accompagnée de l'action attendue et d'un commentaire.

Ce fonctionnement s'applique également pour les factures émises par l'entreprise. C'est tout aussi simple, accéléré par des fonctionnalités automatisées. Lorsque l'utilisateur dépose une facture ou un lot de factures, Open Bee les convertit au bon format et se charge de les transmettre aux clients.

Déclarations fiscales

Concernant le e-reporting aussi, Open Bee se charge de tout et automatise les obligations de déclarations fiscales de données. L'utilisateur n'a pas besoin d'intervenir manuellement, c'est l'outil qui transmet un rapport selon l'échéance légale, c'est-à-dire tous les 10 jours, avec le nombre de factures ayant transité sur la plateforme, les montants et l'ensemble des informations légales.

Les entreprises peuvent ainsi faire remonter en temps réel les informations requises à l'administration fiscale et être averties directement si jamais une facture devait comporter un souci.

Les fonctions automatisées permettent de se mettre en conformité, mais aussi d'alléger nettement les tâches administratives chronophages.

Convertisseur automatique de factures intégré à la plateforme

L'un des grands différenciateurs d'Open Bee, c'est son convertisseur de factures, qui s'applique à l'ensemble des documents entrants. Il est accessible dès l'écran d'accueil et, à l'image du reste de l'outil, son fonctionnement est extrêmement intuitif.

C'est la plateforme elle-même qui transforme les documents dans les formats imposés par l'administration en s'appuyant sur la capture intelligente des documents. Cela évite les saisies manuelles, souvent sources d'erreurs, et cela apporte aussi un gain de temps notable dans le cadre du passage à la facturation électronique.

Comment cela fonctionne-t-il ?

• On envoie une facture au format de base, par exemple un PDF.
• L'outil capte les données par OCR et extrait les informations nécessaires.
• Il convertit en direct le document au bon format.
• Il affiche les informations, que l'on valide.
• Open Bee nous montre aussi que l'ensemble des besoins légaux sont bien remplis (structure de la facture, données obligatoires, dates, montants, etc). En cas de facture non-conforme (comme par exemple des mentions obligatoires manquantes) la facture est refusée et doit être corrigée).
• Enfin, la facture est envoyée directement au client par la plateforme.

Open Bee nous montre aussi que l'ensemble des besoins légaux sont bien remplis (structure de la facture, données obligatoires, dates, montants, etc). En cas de facture non-conforme (comme par exemple des mentions obligatoires manquantes) la facture est refusée et doit être corrigée).

Enfin, la facture est envoyée directement au client par la plateforme.

Cette conversion automatique a un réel intérêt opérationnel pour les entreprises, et particulièrement les petites structures. C'est très utile en effet pour quiconque n'est pas très à l'aise avec les différents formats de fichier. C'est aussi une aide très précieuse pour fortement accélérer les processus.

Le traitement OCR et le convertisseur automatique rendent la transformation des factures aux formats légaux totalement indolore !

Interconnexion avec les outils métiers, y compris internes

Autre point fort que nous avons particulièrement apprécié : l'interopérabilité d'Open Bee avec les logiciels utilisés en entreprise. La plateforme se distingue par sa capacité à s'interconnecter avec des CRM, des logiciels comptables, des SIRH ou des ERP, y compris si vous les avez développés en interne.

Là aussi, chaque utilisateur profite d'une grande flexibilité car il peut choisir lui-même les outils métiers qu'il souhaite relier. Cela signifie que vous pouvez adopter Open Bee en tant que plateforme agréée avec gestion documentaire intégrée sans devoir remplacer l'environnement logiciel déjà en place dans votre organisation.

C'est très pratique, on gagne du temps, et c'est aussi économique !

Quelques avantages pratiques à cette interconnexion :

• Elle facilite l'automatisation du traitement des factures en évitant les saisies multiples.
• Elle permet la centralisation des documents et donc leur classement bien organisé, leur consultation et la synchronisation des données.
• Elle permet d'automatiser la mise à jour du statut d'une facture. Si les traitements ont été déjà faits dans un outil métier, l'information remonte via Open Bee et la mise à jour se fait en direct.
• Si une facture émise est déjà au bon format, il suffit de la déposer directement dans son ERP connecté.

Parmi les outils déjà reliés à Open Bee, vous retrouverez tous les logiciels phares du marché comme Salesforce, Cegid, Sage et tant d'autres. Il existe aussi une belle liste d'outils métiers spécialisés dans certains secteurs d'activités tels que le BTP et l'automobile. Et chaque utilisateur peut demander à la plateforme la connexion logicielle qu'il souhaite : on ne peut pas faire plus flexible !

C'est Open Bee qui s'adapte à l'utilisateur, et non l'inverse

C'est la conclusion qui s'impose naturellement après avoir testé Open Bee : il s'agit d'une solution suffisamment souple pour s'adapter aux besoins de chaque petite ou moyenne entreprise. Cette flexibilité facilite grandement la gestion de la facturation électronique, un sujet sensible pour n'importe quelle organisation aujourd'hui.

Cette adaptabilité provient en grande partie de la double identité de GED et PA d'Open Bee. Tous les usages liés à la plateforme agréée peuvent être décuplés ou personnalisés grâce aux fonctionnalités de la GED en fonction des besoins de chaque utilisateur.

Et l'une des grandes forces d'Open Bee, c'est vraiment que l'utilisateur a la liberté de choisir son environnement. Vous n'êtes pas contraint de passer par un outil particulier pour émettre vos factures : c'est Open Bee qui s'adapte à votre manière de travailler grâce à l'intégration de très nombreux outils métiers. Et vous pouvez définir l'ensemble de la plateforme à votre goût, jusqu'à la manière dont vous souhaitez classer vos documents.

Combien coûte la plateforme agréée Open Bee ?

Pour utiliser la plateforme agréée d'Open Bee, la première offre proposée est la formule Essential à partir de 45€ HT / mois. Cette offre s'adresse aux entreprises de 6 à 49 employés et elle propose :

• Gestion documentaire et 3 usages au choix : facturation client, RH et facture fournisseurs)
• Un nombre d'utilisateurs illimité
• Les bulletins de paie de 50 salariés si le module RH est choisi
• Un stockage sécurisé de 1 Go à 9 Go (soit 10 000 pages à 90 000 pages)

Il existe également une autre offre pour les PME, celle de la formule Advanced (50-249 employés), qui comprend un nombre d'usages et un stockage plus larges. Enfin, Open Bee propose une offre Enterprise pour les PME ayant des exigences particulières ainsi que les ETI et grandes entreprises.

Les tarifs sont fournis sur devis mais il faut savoir que le service est moins cher dès lors que l'on s'abonne sur 24 mois.

Le plus important est que la plateforme agréée s'intègre totalement à Open Bee : elle est gratuite pour les utilisateurs de la GED.

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