10 outils pour organiser vos réunions sans perdre de temps

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Avec les nouvelles applications à disposition, nul besoin d’une salle physique pour tenir une rencontre professionnelle avec vos clients ! Ce qui peut s’avérer très pratique pour les freelances souvent amenés à travailler à distance.

Intuitifs et performants, les outils collaboratifs présentés dans cet article vous permettront d’optimiser les briefings avec vos clients. N’hésitez pas à partager votre avis sur les solutions et vos questions en commentaire.

Article mis à jour le 02/03/2017

1) Vyte.in

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Rapide et très pratique, Vyte.in vous permet d’envoyer une invitation instantanée à vos invités, afin de prendre un rendez-vous. Vous avez également la possibilité de savoir rapidement les jours où vos invités sont disponibles.

Ce qui vous permet, par exemple, de proposer une date de réunion convenant à tous les participants depuis votre propre agenda, en limitant au maximum les allers et retours par email. 

 

2) Framadate

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Framadate est un outil collaboratif libre, gratuit et simple d’utilisation. Il permet de créer un sondage sur l’interface de votre terminal (ordinateur ou mobile) et d’envoyer le lien à vos clients et collègues. Le logiciel peut aussi servir d’outil d’aide à la prise de décision lors de vos réunions à distance.

Grâce à cet utilitaire, vous pouvez programmer vos dates de réunion ou choisir les sujets sur lesquels discuter avec vos invités. Le logiciel est compatible avec plusieurs navigateurs web (Google Chrome 19, Opéra 11, Firefox 12, etc.). 

 

3) Moreganize

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Moreganize propose au moins quatre options collaboratives sur sa plateforme. En plus de la fonctionnalité de prise de rendez-vous, il présente aussi une option dédiée à l’organisation d’enquêtes d’opinion anonyme et de sondages.

De plus, le logiciel offre la possibilité de créer des listes de tâches que vous pouvez partager à vos collaborateurs. Avec son interface multifonctionnelle, il est facile de suivre les avis de chaque participant pendant une réunion.

Enfin, sachez que Moreganize est une suite collaborative libre et gratuite, donc nul besoin de vous inscrire ou de casser la tirelire !

 

4) Doodle

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Avez-vous besoin de synchroniser votre agenda avec vos rendez-vous de manière automatique ? Testez le logiciel multisupport Doodle !

Cette application vous offre la possibilité de synchroniser un événement programmé avec plusieurs agendas à la fois. Ce qui facilite sa diffusion dans votre cercle de collaboration.

Grâce à ses multiples options, vous pouvez aussi vous informer facilement de la disponibilité de vos invités avant de fixer un rendez-vous commun.

 

5) Cisco Webex Meetings

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Cisco Webex Meetings propose des options en fonction de vos besoins. Pour faciliter vos réunions, l’outil dispose d’un support d’invitation comportant le lien pour rediriger les participants vers l’espace dédié à la réunion. C’est un moyen efficace de dispenser la bonne information, au bon moment.

Il offre aussi la possibilité de rassembler tous les fichiers dont vous avez besoin, lors d’une réunion, à un même emplacement. Vous pourrez ainsi passer d’un fichier à un autre sans avoir besoin de quitter l’interface du logiciel.

 

6) Mikogo

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Outil intuitif et facile à utiliser, Mikogo vous permet de partager l’écran de votre ordinateur avec vos collègues pendant vos conférences. Il peut fonctionner avec n’importe quel navigateur web et il est compatible avec plusieurs systèmes d’exploitation (Linux, Windows, etc.). C’est idéal pour des démonstrations en ligne.

L’application propose une interface multilingue, ce qui conviendra aux freelances travaillant avec des clients internationaux. Ils pourront aisément utiliser ce même outil et en comprendre toutes les fonctionnalités en choisissant la langue de leur choix.

 

7) GoToMeeting

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GoToMeeting est une application qui offre plusieurs avantages aux utilisateurs comme la possibilité de partager votre présentation et l’interface de votre écran d’ordinateur à vos invités. Cette option est utile pour intégrer davantage d’interactivité entre vous et vos clients.

Par ailleurs, l’outil est disponible sur différents terminaux (ordinateur, mobile, tablette) et chaque participant pourra ainsi choisir son support privilégié.

 

8) NeedToMeet

NeedToMeet vous permet d’organiser vos réunions en 3 étapes simples :

  • Renseignez les informations et les détails sur la réunion ;
  • Suggérez des dates et des heures ;
  • Envoyez des invitations aux personnes de votre choix.

Les invités sont avertis par mail et vous êtes vous-même notifié lorsque l’un d’eux répond. Vous pouvez aussi, grâce à NeedToMeet, visualiser en un clin d’œil leurs commentaires et suggestions pour modifier la réunion.

 

9) MeetingBooster

MeetingBooster est une solution qui vous simplifie la vie :

  • Avant la réunion : planifiez facilement la rencontre et assignez des tâches préparatoires au participants ;
  • Pendant la réunion : MeetingBooster permet de prendre des notes instantanément, que ce soit pour des réunions en personne ou en visioconférence ;
  • Après la réunion : analysez votre réunion, conservez et trouvez facilement tous les fichiers qui y sont associés et assignez rapidement des tâches pour faire suite aux discussions.

 

10) Google Agenda

Google Agenda peut aussi être un outil pratique pour planifier vos réunions : simple d’utilisation et très lisible, il permet de fixer rapidement un créneau pour une réunion et de le partager avec votre équipe.

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Gérer une réunion ou une conférence virtuelle exige l’utilisation d’outils performants et interactifs.

N’hésitez pas à tester les différentes applications proposées dans cet article pour améliorer la qualité de vos briefings avec votre équipe et vos clients.

Dites-nous en commentaire quel est votre outil préféré pour organiser des réunions à distance !

 

Auteur de l’article original : Fabien Berthoux

10 outils pour organiser vos réunions sans perdre de temps
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