Léna Buffa
Parmi les démarches administratives incontournables, la gestion des notes de frais est une contrainte à laquelle aucun professionnel n’échappe, pas même les indépendants. Il existe heureusement des logiciels spécialement conçus pour alléger cette corvée, et même apporter un vrai plus à la comptabilité. Voici ceux que nous avons sélectionnés pour les réponses concrètes qu’ils apportent aux freelances.
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Quel logiciel de notes de frais choisir quand on est freelance ?
Logiciel minimaliste ou complet ? Isolé ou intégré à la comptabilité ? Gratuit ou payant ? Si vous ne savez pas quel logiciel de notes de frais adopter, voici les meilleurs du marché pour les professionnels indépendants et leurs besoins spécifiques.
Finom : gestion des notes de frais simplifiée
Pour les freelances, gérer les notes de frais peut vite devenir chronophage et source d’erreurs. Finom simplifie cette tâche grâce à une solution centralisée et intuitive, pensée pour les professionnels indépendants.
Avec Finom, les freelances gagnent du temps et gardent un contrôle total sur leurs finances :
- Cartes bancaires personnalisables : virtuelles ou physiques, avec plafonds et règles ajustables en temps réel pour un suivi précis des dépenses.
- Justificatifs dématérialisés : photos ou factures numérisées directement depuis l’application, pour un archivage et un classement simplifiés.
- Suivi instantané des flux financiers : pilotage en temps réel de la trésorerie et meilleure visibilité sur les dépenses.
- Export comptable avancé et réconciliation automatique : PDF ou CSV, prêt pour l’expert-comptable, conformité URSSAF et TVA garantie.
- Sous-comptes et portefeuilles dédiés : budgets par projet ou collaborateur avec IBAN propre, pour une gestion fine et flexible.
Finom combine simplicité, automatisation et contrôle, offrant aux freelances un outil clé pour gérer leurs finances intelligemment tout en restant concentrés sur leur activité.
Jenji : logiciel robuste et gratuit pour les notes de frais des freelances
Gratuit pour les indépendants, le logiciel Jenji permet de gérer ses frais professionnels efficacement. C’est un outil puissant, doté de fonctionnalités avancées. Il s’appuie notamment sur une reconnaissance optique de caractères (OCR) extrêmement développée.
L’aide de l’IA facilite la numérisation des justificatifs, mais aussi leur analyse afin d’offrir des voies d’optimisation. Jenji convient aux freelances qui souhaitent à la fois traiter leurs frais, calculer leurs indemnités kilométriques et analyser leurs dépenses. Un dashboard offre en effet une vue globale sur les frais et les classe pour une meilleure lisibilité.
Les points forts de Jenji :
- Dépôt des tickets par photo et exports standards (CSV, Excel, PDF, ZIP)
- Technologie OCR augmentée (98% de fiabilité)
- Conversion automatique des devises étrangères
- Gestion des indemnités kilométriques via Google Maps
- Tableau de bord d’analyse des dépenses
- Appli mobile (iOS et Android) et web
- Archivage numérique en option
Tarification pour les freelances : gratuit avec la formule Jenji Solo.
ONexpense : pour une gestion simplifiée des notes de frais
ONexpense est une solution prisée par les micro-entrepreneurs qui veulent une solution unique pour la gestion des notes de frais et l’archivage légal. C’est précisément car il inclut cette fonctionnalité qu’il a un coût, quoique minime pour un logiciel de cette qualité. En revanche, il se focalise uniquement sur les frais, et le fait avec efficacité.
Très simple à prendre en main, ONexpense mêle IA et technologie OCR pour extraire automatiquement les informations des reçus. Il permet de mettre en place un workflow simple, du dépôt des justificatifs jusqu’à l’export vers les grands logiciels de comptabilité, sans nécessiter de ressaisie.
Les points forts de ONexpense :
- Reconnaissance par IA et détection des doublons
- OCR à 90% de précision
- Détection multi-TVA
- Calcul automatique des frais kilométriques
- Appli mobil (iOS et Android) et web (Windows, Mac, Linux) ou utilisation en ligne, avec synchronisation instantanée
- Archivage probant inclus
- Export fluide vers les logiciels comptables
Tarification pour les freelances : 3,40€/mois. Essai gratuit de 30 jours.
Tiime : logiciel intuitif pour gérer ses notes de frais
Simple d’utilisation avec une application et une interface intuitives, Tiime propose une offre dédiée aux auto-entrepreneurs. La gestion des frais apparaît dans les formules payantes, intégrée aux fonctionnalités de comptabilité et de facturation, ce qui permet de tout regrouper.
Bien que moins poussé que d’autres logiciels de notes de frais, Tiime correspond aux besoins simples que peuvent avoir les freelances. Les justificatifs d’achats peuvent être déposés de trois manières différentes : via photo avec un smartphone, via transfert d’e-mail et en drag & drop. Le système calcule les indemnités kilométriques et vous disposez d’un suivi de vos dépenses, avec des indicateurs personnalisables.
Les points forts de Tiime :
- Tableaux de bord personnalisés
- Alertes de dépassement des seuils
- Calcul des frais kilométriques
- Connexion bancaire illimitée
- Appli mobile (iOS et Android) et web
- Accès multi-utilisateurs et collaboration avec un expert-comptable
- Archivage à valeur probante
Tarification pour les freelances : formule Start à 17,99€/mois pour bénéficier du module de gestion des achats. Essai gratuit pendant 60 jours.
iPaidThat : logiciel puissant et polyvalent pour freelance
Très complet, le logiciel pour freelances iPaidThat réunit toute la trésorerie, de la facturation jusqu’à la gestion de fournisseurs, en passant par les notes de frais. Il s’utilise via une appli mobile, dans le but de faciliter le dépôt des justificatifs, qu’il suffit de prendre en photo avec son smartphone. Il est possible également d’importer les tickets manuellement depuis l’interface.
L’outil utilise un OCR très puissant pour extraire l’ensemble des données (montants, TVA, dates). Les frais kilométriques sont calculés automatiquement. Par ailleurs, chaque utilisateur peut créer ses propres règles pour catégoriser les dépenses et les organiser par dossiers.
Les points forts de iPaidThat :
- OCR efficace à 99%
- Gestion des frais kilométriques
- Application mobile (iOS et Android) et interface web
- Paramètres et catégorisations personnalisables
- Rapprochement bancaire
- Prévisionnel de trésorerie
- Stockage légal à valeur probante
Tarification pour les freelances : pack Essentiel à 59€/mois dans le cadre d’un abonnement annuel. Essai gratuit de 14 jours.
Axonaut : solution tout-en-un pour les freelances
Le module de notes de frais d’Axonaut s’ajoute à ses fonctions réputées de CRM et d’outil de facturation pour former une solution tout-en-un de qualité. Il s’adresse entre autres aux indépendants, notamment les artisans avec des fonctionnalités dédiées. Dès l’abonnement pour un utilisateur, tout est inclus et la gestion des frais s’intègre à l’ensemble de comptabilité.
Vous pouvez importer vos notes de frais manuellement ou utiliser le scan automatique de l’application mobile. L’outil de reconnaissance de caractères extrait les informations des justificatifs, puis les dépenses sont automatiquement catégorisées. Vous pouvez connecter votre banque et payer vos frais professionnels en quelques clics.
Les points forts de Axonaut :
- Appli mobile (iOS et Android)
- Capture automatique par OCR
- Saisie automatique et catégorisation des frais
- Calcul des indemnités kilométriques avec Google Maps
- Panneau de suivi dédié
- Rapprochement bancaire
- Accès gratuit pour un expert-comptable
Tarification pour les freelances : à partir de 34,99€/mois avec un engagement de 3 ans, soit une réduction de 50% par rapport au tarif de base. Essai gratuit de 15 jours.
Evoliz : les frais intégrés à l’ensemble de la comptabilité
Si vous souhaitez intégrer la gestion des notes de frais à un logiciel de pré-comptabilité, Evoliz est fait pour vous ! D’abord axé sur l’émission de devis et de facture, cet outil intègre le contrôle des dépenses à l’ensemble de ses fonctionnalités à partir de son deuxième niveau d’abonnement. L’adopter peut donc être une bonne solution pour un freelance qui souhaiterait optimiser son écosystème de logiciels.
Evoliz comprend l’extraction des données par OCR et le calcul des indemnités kilométriques. Il se distingue aussi par ses réponses concrètes aux professionnels du service à la personne, grâce à une connexion avec l’URSSAF.
Les points forts de Evoliz :
- Outil tout-en-un devis, factures, notes de frais
- Traitement OCR par IA (500 documents/mois)
- Calcul automatique des frais kilométriques
- Catégorisation des dépenses, rapports et tableau de bord personnalisable
- Accès expert-comptable en plus de l’accès utilisateur
- Avance de crédit d’impôt pour le service à la personne
- Support client humain
Tarification pour les freelances : à partir de 32€/mois dans le cadre d’un abonnement annuel. Essai gratuit pendant 15 jours.
Pennylane : outil professionnel et complet adapté aux indépendants
Pennylane est également une solution complète couvrant la gestion de la facturation, des finances et de la comptabilité. La plateforme réunit une large palette de fonctionnalités, qui vont bien au-delà des frais et peuvent être pertinentes pour tout centraliser sous un seul abonnement.
Le module de notes de frais s’intègre de façon native à l’ensemble de la comptabilité. Le tableau de bord réunit toutes les données et offre une vue à 360°. Un freelance peut utiliser ce logiciel pour disposer d’une supervision complète de sa trésorerie et de rapports d’activité.
Les points forts de Pennylane :
- OCR puissant
- Indemnités kilométriques avec barèmes personnalisables
- Appli mobile et interface web
- Catégorisation automatisée
- Rapports analytiques
- Partage de documents et accès comptable
- Carte de paiement incluse
Tarification pour les freelances : la gestion des notes de frais est disponible à partir du pack Essentiel à 24€/mois pour les indépendants. Essai gratuit de 15 jours.
Qonto : solution agile pour gérer ses frais en tant que freelance
Si vous utilisez Qonto en tant que banque en ligne, sachez qu’elle peut aussi servir à gérer vos notes de frais. Chaque transaction peut en effet être complétée par un ticket de paiement, scanné via l’appli ou transféré par e-mail. Les reçus sont donc directement associés aux dépenses. Par la suite, paiements et justificatifs sont regroupés sur une interface unique.
Chaque utilisateur peut définir ses propres labels et suivre ses dépenses professionnelles. Tout est donc centralisé et, pour un indépendant, cela apporte un gain de temps et de simplicité potentiellement très intéressant.
Les points forts de Qonto :
- Numérisation des justificatifs via l’appli ou transfert via e-mail
- Association automatique avec les lignes de paiement
- Détection automatique de la TVA
- Catégorisation des dépenses
- Labels personnalisés
- Tableau de bord avec flux de trésorerie
- Accès pour un expert-comptable en option
Tarification pour les freelances : à partir de 9€/mois en formule Basic pour indépendants. Accès comptable en lecture seule à partir de la formule Smart à 19€/mois.
Pourquoi utiliser un logiciel de notes de frais en tant que freelance ?
Dans une activité professionnelle, la gestion des notes de frais peut se révéler chronophage et complexe. Or, quand on est freelance, toute aide permettant d’alléger les tâches administratives et de rester concentrer sur sa mission est la bienvenue.
C’est précisément ce qu’apportent les logiciels dédiés aux dépenses professionnelles. Bien que dotés de fonctionnalités différentes entre eux, ils ont en commun les bénéfices qu’ils apportent aux travailleurs indépendants :
- Gain de temps : c’est le premier avantage et il n’est pas anodin. Dès que vous faites un achat, il vous suffit de prendre le reçu en photo et de le déposer via une appli : rien de plus rapide !
- Réduction des erreurs : les logiciels de notes de frais s’appuient sur la reconnaissance optique de caractères et l’intelligence artificielle pour extraire les données des justificatifs. Cela veut dire moins de saisie manuelle et donc beaucoup moins d’erreurs dans les déclarations de frais. Sans compter qu’en scannant chaque reçu au moment de l’achat, on évite les pertes de justificatifs !
- Gestion fluide de la comptabilité : les frais ne sont plus une source de stress, puisqu’en les traitant au fil des dépenses et en s’appuyant sur l’automatisation, on bénéficie d’un suivi beaucoup plus simple.
- Visibilité sur les dépenses : les logiciels proposent généralement des tableaux de bord pour une meilleure lecture des flux de dépenses. Certains permettent également de créer des catégories et dossiers personnalisables, très utiles pour s’y retrouver.
- Conformité légale : les logiciels de notes de frais garantissent une bonne traçabilité et le respect des normes dans l’archivage légal.
- Effort de dématérialisation et réduction du papier : même quand on a peu de frais professionnels, c’est une démarche écologique louable !
Quelle solution choisir pour gérer ses notes de frais quand on est freelance ?
Un indépendant n’a pas nécessairement les mêmes besoins qu’une entreprise pour la gestion de ses frais professionnels. Avant de faire votre choix, il faut donc veiller à consulter les fonctionnalités proposées et les éventuelles limites de chaque abonnement.
Pour les freelances ayant peu de frais pour leur activité, il est préférable d’opter pour un outil pas cher, mais aussi simple à installer et à utiliser, comme Finom ou Tiime. Les applications mobiles les plus efficaces, comme celle de iPaidThat, sont parfaites aussi pour scanner vos reçus rapidement.
En revanche, si vous faites beaucoup de déplacements professionnels en voiture, privilégiez les logiciels connectés automatiquement à Google Maps pour le calcul des frais kilométriques. C’est le cas, par exemple, de Jenji et Axonaut.
Certains logiciels sont minimalistes, alors que d’autres offrent une gestion large de la comptabilité. Evoliz et Axonaut peuvent, par exemple, être de bonnes solutions pour que votre comptable ait accès à vos notes de frais. Ces plateformes sont également de bons choix pour les freelances qui voudraient limiter leur écosystème de logiciels, car ils réunissent des fonctions très complètes.
Enfin, si votre priorité est de limiter les coûts, sachez que certains logiciels de notes de frais sont accessibles gratuitement pour les indépendants, comme Finom ou Jenji. Il existe donc des solutions pour tout type de besoins, des plus simples aux plus complètes : à chacun de faire le choix qui lui convient le mieux !
