Lorsque l’e-mail est apparu pour la première fois, chaque fois que j’avais un nouveau message, j’adorais ça ! Maintenant ? J’en reçois des centaines par jour, la situation n’est plus du tout aussi jubilatoire.
Cet article est une traduction de l’excellent billet 22 Gmail Plugins That All Content Marketers Need to Know About de Quiksprout.com
Mais tandis que la valeur de divertissement de l’e-mail a diminué, son rôle dans les affaires est resté important.
De toutes les options de messagerie électronique, je suis un grand fan de Gmail. C’est un service gratuit et l’un des services de messagerie les plus populaires sur le web.
Mais voici la chose : utiliser simplement Gmail ne suffit pas si vous voulez obtenir d’excellents résultats dans votre entreprise. Vous devez l’utiliser de la bonne manière.
Saviez-vous que d’être interrompu par un e-mail coûte au travailleur moyen une heure de temps chaque jour ? Pensez à la quantité de travail qui pourrait être faite avec cette heure supplémentaire.
Une partie du problème est que nous développons de mauvaises habitudes au fil des ans. Radicati a constaté que l’employé typique vérifie ses e-mails 36 fois par heure. Il envoie et reçoit 105 e-mails par jour.
Je suis sûr que vous serez d’accord pour dire que ce niveau de distraction n’est pas propice à la productivité et que ce volume d’e-mail pour un travailleur moyen est un peu effrayant. Il est presque inévitable que vous perdiez des e-mails et que vous oubliez de faire des choses importantes.
Les managers sont censés être assez bon pour gérer les choses. Pourtant, ils ne peuvent pas vraiment gérer les boîtes de réceptions. En fait, 59% des cadres intermédiaires manquent au moins un élément d’information important d’un e-mail chaque jour parce qu’ils ne l’ont pas trouvé. Parfois, ils ne le voient pas du premier coup.
Comme les commerçants, nous traitons avec beaucoup de gens qui ont des habitudes chaque jour. Peut-être sommes nous coupables nous-mêmes de certaines mauvaises habitudes aussi.
Voilà pourquoi je vais vous montrer comment transformer votre boîte de réception Gmail en une machine, où les courriers indésirables sont impitoyablement éliminés et les e-mails précieux sollicités.
Pour ce faire, vous allez avoir besoin de plugins.
Voilà pourquoi j’ai sélectionné 22 des meilleurs plugins Gmail qui vous aideront à nettoyer votre boîte de réception (la garder propre), envoyer des e-mails qui pourront être ouverts plus souvent et augmenter la productivité de vos e-mails.
Vous ne serez pas obligé de tous les installer, mais je parie que vous pouvez en trouver au moins quelques-uns qui feront une différence significative dans votre travail d’e-mailing.
Rationaliser et automatiser l’envoi de courriels
Deux choses se développent toujours quand vous avez un peu plus de succès : le revenu et les e-mails.
Non seulement vous recevez plus d’e-mails mais vous en envoyez également plus. Les lecteurs, les employés, les partenaires et vos amis réguliers ont besoin de votre attention. Si vous ne faites pas attention, vous allez passer la moitié de votre journée à vérifier et écrire des e-mails.
TNS a constaté que les travailleurs passent le plus de temps chaque semaine à contrôler leurs e-mails.
Heureusement, il y a quelques plugins pour Gmail qui vous aideront à vider votre boîte de réception plus rapidement.
Utilisez-le pour planifier des e-mails ou pour faire un rappel pour l’envoi d’un e-mail à un moment précis. Boomerang résout toutes sortes de problèmes communs pour les professionnels du marketing de contenu.
Avez-vous jamais eu envie de répondre à un e-mail mais pas tout de suite ? Par exemple, peut-être que vous avez besoin d’envoyer une facture dans une semaine.
Boomerang vous permet de programmer quand votre e-mail doit être envoyé. Une fois que vous envoyez l’e-mail, vous n’avez plus à vous inquiéter. Il n’encombrera pas votre boîte de réception.
Une autre bonne raison d’utiliser la fonction de planification est pour les liens de vos campagnes de sensibilisation. Envoyez un e-mail à quelqu’un à 2h du matin est le meilleur moyen d’avoir un e-mail enterré sous le reste des autres e-mails de la journée.
MailChimp a constaté que les taux d’ouverture les plus élevés se produisent entre 8h et 17h.
Lors de l’envoi des e-mails à quelqu’un que vous ne connaissez pas bien, les programmer pour les envoyer lors de cette fenêtre est le meilleur moyen de maximiser vos chances.
Alors que le plugin a d’autres fonctionnalités, la prochaine permet de comprendre le nom Boomerang.
Parfois vous ne pouvez pas répondre à un e-mail tout de suite, même si vous le souhaitez. Vous pourriez être en attente de certains résultats ou de réponses précises.
Donc si quelqu’un, par exemple un client, vous envoie un e-mail au début de la journée, vous pouvez « boomerang » l’e-mail pour le faire disparaître de votre boîte de réception pendant un moment pour le faire réapparaître plus tard.
Cela permettra d’éviter les e-mails enterrés ou oubliés.
Ce plugin a été créé pour les commerçants qui veulent maximiser leur taux de réponse des e-mails de suivi.
Si vous traitez avec des clients occupés mais que vous avez besoin de leur approbation ou de leur commentaire, vous devrez sûrement attendre qu’ils reviennent vers vous.
Clientele.io suit les résultats de votre activité e-mail en temps normal et au fil du temps détermine quels sont les meilleurs moments pour envoyer un e-mail à chacun des personnes. Vous ne voulez pas simplement des e-mails qui soient ouverts par les clients, vous voulez également des réponses.
Comme nous en avons discuté avant, beaucoup de gens sont enlisés pas de milliers d’e-mails. Même s’ils doivent vous répondre, il est possible qu’ils oublient tout simplement.
Non seulement ce plugin va vous aider à envoyer un e-mail au moment optimal mais il vous permettra également d’augmenter vos chances de réponses.
Parfois, nous voulons faire un suivi avec quelqu’un mais nous oublions.
Ce plugin vous donne le choix de fixer une date de suivi lorsque vous envoyez ou vous répondez à un e-mail.
Si vous n’avez pas entendu parler de votre destinataire, vous aurez un nouvel email qui viendra vous rappeler de faire le suivi.
Il y a une autre caractéristique qui fait qu’il est difficile de classer ce plugin. Lorsque vous envoyez des e-mails, vous avez la possibilité de voir les personnes qui regardent l’e-mail. Les résultats sont alors visibles dans une barre latérale.
Quand vient le temps de vendre, seulement 2% des ventes se produisent lors d’un premier contact. 90% après le cinquième contact.
Même si vous n’êtes pas directement impliqué dans le processus de vente, vous pouvez utiliser les e-mails pour construire une relation professionnelle. Si jamais vous ne faites pas de suivi, vous pourrez perdre beaucoup d’affaires parce que vos e-mails auront été oubliés ou enterrés.
Considérant le peu qu’il faut pour envoyer un suivi, les résultats sont certainement très intéressants par rapport à l’effort déployé. N’hésitez donc pas à effectuer un suivi dès que vous n’entendez plus parler d’un client. Je pense que vous serez surpris par les résultats au fil du temps.
- Yet Another Mail Merge
Des publipostages sont peut-être passés de mode mais dans certaines situations ils sont toujours à portée de main.
Un publipostage permet d’entrer les informations telles que le nom, l’adresse e-mail et tout ce que vous souhaitez dans un tableur. Vous pouvez alors envoyez un e-mail à toutes ces adresses en même temps avec la personnalisation.
Voici comment ce plugin fonctionne en utilisant une feuille de tableur Google et votre compte Gmail.
Créer une signature électronique qui se démarque.
Une bonne signature électronique est une excellente occasion de développer sa marque personnelle. Il y a une chance de se démarquer tout en communiquant des informations importantes sans aucun effort supplémentaire.
Si vous avez un volume très élevé d’e-mails, ajouter une signature personnalisée va réduire significativement le nombre d’e-mails que les gens vous envoient. En outre, cette technique évitera à certaines personnes de penser que vous êtes désagréables à cause de vos réponses courtes mais qui s’expliquent par le manque de temps.
WiseStamp vous permet de créer une signature personnalisée pour vos e-mails. Vous pouvez inclure une photo, des liens vers des sites ou des profils sur les réseaux sociaux, un numéro de téléphone et tout autre message.
Espionner les prospects (suivi du taux d’ouverture)
Où va votre e-mail lorsque vous cliquez sur « envoyer » ?
Il semble qu’il parte dans l’immensité d’Internet. Bien sûr il ne disparaît pas. Vous ne pouvez pas le voir arriver dans la messagerie de votre destinataire. On aimerait savoir si nos e-mails sont lus et pas filtrés.
Si vous envoyez un e-mail à quelqu’un d’influent, vous pourriez attendre une réponse des jours ou des semaines ou ne pas en avoir du tout.
James Altucher a indiqué une fois avoir 105.591 e-mails non lus. Vous pouvez donc suivre ou essayer d’entrer en contact d’une manière différente.
Les plugins suivant sont utiles. Ils vous permettent de voir quand vous vos e-mails sont ouverts et à quelle fréquence. Vous pouvez ensuite utiliser cette information pour améliorer le taux d’ouverture de vos e-mails au fil du temps.
Lorsque vous envoyez un e-mail, tout ce que vous avez à faire est de cocher la case « track ». Yesware vous permet de suivre les actions du destinataire concernant votre e-mail.
Vous avez deux types de méthodes pour afficher les résultats de suivi. Il y a un panneau réductible au dessus de votre boîte de réception que vous pouvez utiliser pour afficher les données les plus récentes ou vous pouvez creuser dans les rapports détaillés sur le site de Yesware.
Dans les rapports détaillés, vous pouvez analyser vos résultats pour tous les grands indicateurs tels que les clics et les ouvertures. Si vous utilisez une campagne de sensibilisation e-mail, vous allez envoyer des e-mails à des centaines de personnes avec des objets similaires.
En créant quelques variations concernant l’objet, vous pourrez tomber sur la version qui obtiendra le plus d’ouvertures et de réponses positives. Prenez cette version comme nouvelle valeur par défaut puis commencez un nouveau test lors de la prochaine campagne.
Enfin, Yesware vous permet également de créer et d’enregistrer des modèles d’e-mails. Si vous constatez que vous envoyez des modèles similaires, il suffit de créer un modèle et de l’insérer dans votre prochain e-mail. Cette fonction peut vous faire économiser beaucoup de temps durant vos prochaines campagnes.
Ce plugin est très similaire à Yesware.
Vous pourrez voir quand vos e-mails sont ouverts et par qui.
Les analyses sont également très solides vous permettant d’examiner votre taux d’ouverture et d’améliorer les chiffres dans le temps.
Une dernière remarque, ils ont également publié un outil bêta qui vous permet de programmer l’envoie d’e-mails, ce qui peut éliminer la nécessité d’un plugin supplémentaire.
Ce plugin est un peu plus robuste et destiné à une utilisation en équipe.
Il dispose des capacités de suivi similaires à celles des autres plugins.
ToutApp dispose également de modèles faciles à utiliser et à enregistrer pour accélérer vos efforts de sensibilisation.
Je dirais que la plus grande différence entre ToutApp et les autres plugins dans cette catégorie est qu’elle se concentre sur le suivi par la personne plutôt que par l’e-mail. Ceci est un avantage majeur si vous communiquez avec certaines personnes encore et encore et que vous voulez vraiment apprendre à quels messages ils répondent le mieux.
Enfin, notez que ToutApp est payant. Bien qu’ils offrent un essai gratuit de 14 jours, il n’y a pas de niveau gratuit. Il est donc destiné aux équipes et aux professionnels du marketing plutôt qu’à ceux qui sont nouveaux dans le secteur.
Ce plugin a été développé pour Gmail par HubSpot et proposé comme version gratuite.
Tout comme les autres plugins, il vous indique qui a ouvert un e-mail et quand.
Dans la pratique, la déclaration est assez basique et pas tout à fait à la hauteur avec les autres options. Il n’est pas aussi facile de voir les clics et les ouvertures.
La seule caractéristique intéressante de ce plugin est la connaissance des clients. Lorsque vous envoyez un e-mail, la barre latérale de Sidekick va émerger sur la droite de l’écran et essayer de rapporter des informations pertinentes de votre contact via les réseaux sociaux.
Malheureusement, bien souvent le plugin ne pouvait trouver toutes les informations sur un contact.
Augmenter les ventes avec un plugin pour la gestion de la relation client
Les outils de Gestion de la Relation Client (GRC) vous permettent de suivre vos relations avec les prospects et les nourrir en bas de votre entonnoir des ventes.
Cela étant dit, je sais que certains d’entre vous sont impliqués à la fois dans le marketing et dans la vente. Voici donc quelques plugins intéressants.
Ce sont tous des outils assez complets, de sorte que le mieux que je puisse faire est de mettre en évidence les principaux avantages pour chacun.
Contrairement à la plupart des outils de GRC, Streak est spécifiquement conçu pour Gmail, ce que lui donne un avantage sur la plupart des entreprises spécialisées dans la GRC.
Il dispose d’un tableau de bord léger situé à droite dans Gmail. Vous pouvez adopter des couleurs pour illustrer le déplacement de vos prospects dans chaque étape du processus de vente.
La grande raison de l’utilité d’un plugin GRC comme celui là est qu’il prend un ensemble complexe de données et les transforment en graphiques ou feuilles de calculs. Même avec plusieurs étapes à comparer et des centaines de prospects, vous aurez accès à toutes les informations.
Tout cela est généralement destiné à la vente, il n’y a aucune raison de ne pas utiliser ce processus similaire pour le renforcement des relations avec les influenceurs.
En plus d’avoir des fonctionnalités de GRC, Streak vous donne également d’autres outils de base comme :
- service clientèle,
- développement de projets,
- collecte de fonds,
- suivi de bugs.
Ceci est un autre plugin GRC hautement coté pour Gmail. Il n’est pas aussi joli que ses concurrents mais il fonctionne bien.
Ce plugin GRC est conçu pour les équipes et il excelle dans ce domaine. En outre, il a d’excellentes fonctionnalités intégrées pour la gestion et la facturation projet, qui est un énorme atout pour certaines entreprises.
Au lieu d’être intégré directement dans Gmail, il se synchronise. Parfois, cela est gênant mais il peut être bénéfique si vous travaillez avec des documents à l’extérieur et des calendriers que vous souhaitez synchroniser.
C’est plus simple que certaines alternatives mais c’est aussi une bonne chose pour ceux qui cherchent un outil de CRM léger. C’est un outil GRC et il le fait bien. Alors qu’il se synchronise avec votre calendrier Google, vos contacts, etc., il ne cherche pas à gérer la facturation ou le développement projet.
L’avis d’un utilisateur : « L’extension brille vraiment grâce aux fonctions de gestion des tâches. Il y a tellement de situations où plusieurs d’entre nous sont impliqués dans le travail sur différentes activités pour un même prospect. Il permet de gagner un maximum de temps ».
Pour tout savoir sur le destinataire
Même si les ventes sont généralement considérées comme distinctes du Marketing, il y a un certain chevauchement.
Vous avez sans doute remarqué que la barre latérale dans la capture d’écran de ProsperWorks a une tonne d’informations sur le destinataire. Cela a des avantages évidents.
Les plugins dans cette section sont consacrés à cette seule fonction importante.
En outre, ils peuvent vous aider à trouver les informations de contact en cas de besoin. Pouvez-vous imaginer l’envoi d’un e-mail à quelqu’un et d’être en mesure de dire « j’ai vu votre tweet hier au sujet de X, c’était super » ? Ou poser des questions sur un membre de la famille ou une passion de votre interlocuteur ? Qui pourrait apprécier ces questions ?
Ces plugins peuvent vous aider à faire cela sans que vous ayez à sortir de votre chemin. La plupart ont un moyen d’ajouter des notes importantes ou de consulter l’activité récente de vos contacts sur les réseaux sociaux.
Il y a environ cinq ans, Rapportive était le roi dans ce domaine.
Il était à peu près le premier plugin à proposer ça et tout naturellement sa popularité a rapidement augmenté.
Mais depuis qu’il a été racheté par LinkedIn en 2012, Rapportive a perdu sa mainmise sur le créneau. Beaucoup de ses caractéristiques originales ont été arrachées et quelques bugs de performance ont conduit à la création rapide de plugins alternatifs.
La barre latérale Rapportive aujourd’hui est assez solide et tire ses informations directement à partir de LinkedIn. Ceci est une bonne chose si votre contact utilise LinkedIn mais pas très utile si ce n’est pas le cas.
Un des premiers grands concurrents de Rapportive était Discoverly. Il a beaucoup de caractéristiques similaires.
Vous verrez le widget sur le côté droit, comme d’habitude, il contient des liens vers les profils de vos contacts sur les réseaux sociaux populaires comme Facebook ou Twitter ainsi que des informations sur relations et l’activité récente.
Ceci est l’un des derniers concurrents à la hausse dans ce domaine.
Il dispose également d’un design assez simple mais très attrayant. Sur le panneau principal, l’activité sociale est minimisée en faveur d’autres informations. Bien qu’il existe des liens vers les réseaux sociaux, il y a beaucoup d’espace dédié pour ajouter des balises ou des notes sur un contact.
En outre, il affiche clairement l’emplacement et le fuseau horaire de votre contact qui peut être très pratique lors de la planification des e-mails. Si vous voulez voir l’activité sociale récente, vous cliquez simplement sur l’onglet spécifique.
La chose la plus importante est qu’il semble être l’un des plugins les plus fiables actuellement pour trouver des informations sur vos contacts, ce qui reste le plus grand défi pour ce genre de plugin.
Perdre moins de temps dans votre boîte mail avec les plugins de productivité
En tant qu’acheteur, vous savez que votre ressource la plus limitée est le temps. Et si vous passez la moitié de votre journée dans vos e-mails, vous aurez du mal à être efficace.
L’e-mail, comme les réseaux sociaux, est à la fois un outil et une sortie récréative. Il est facile de confondre le travail et la création de valeur avec l’amusement. Voilà pourquoi je recommande d’utiliser des plugins Gmail pour maximiser la productivité.
Chacun a sa propre kryptonite de la productivité, c’est pourquoi j’ai inclus des plugins qui traitent d’un large éventail de questions.
Combien d’e-mails provenant d’autres commerçants supprimez-vous 90% du temps après les avoir regardé seulement quelques secondes ?
Il est normal de vous inscrire à des listes d’e-mails. Vous pourriez le faire parce que vous êtes réellement un fan du travail de quelqu’un ou que vous voulez juste voir ce qu’il fait. Mais au fil du temps, vous êtes susceptible de vous retrouver avec un grand nombre de listes qui finissent dans votre boîte de réception.
Le point d’Unroll.me est de consolider tous les messages que vous ne voulez pas lire dans un e-mail facile à lire par jour.
Vous pouvez également facilement aller en bas de la liste de vos abonnements et vous désinscrire. Bien sûr, cela va vous prendre quelques minutes maintenant mais vous en gagnerez dans le futur.
Vous avez sûrement eu du mal à trouver un créneau pour une réunion. Pour vous aider dans cette tâche, ce plugin est le meilleur pour vous.
Il joue avec votre agenda Google et vous permet de sélectionner facilement le temps libre dans les jours qui arrivent. Du temps libre pour une réunion.
Dans l’e-mail que vous envoyez, vous entrez le laps de temps nécessaire pour la réunion puis cliquez sur le temps libre de votre agenda. Le plugin formate les différentes options de temps afin que votre destinataire clique sur la période qui lui convient. La réunion sera alors fixée automatiquement.
Alors que certains d’entre nous sont mieux ou pires que les autres, la plupart des gens tergiversent jusqu’à la fin du délai. Ce plugin a été créé pour faire face à ce problème.
Vous pouvez passer vos e-mails par lots et affecter un ordre de priorité ou une date d’échéance. Ils seront disposés dans un ordre logique pour les traiter efficacement.
Mise en garde : il y a un essai gratuit puis il devient payant. L’essai suffira à vous faire une idée sur l’utilité de ce plugin.
Levez la main si vous êtes constamment entrain de vérifier vos e-mails toute la journée.
Presque tout le monde est coupable. C’est évidemment une énorme perte de temps et vous êtes distraits au lieu de faire un travail avec de la valeur.
Ce plugin a été créé pour que vous puissiez arrêter la vérification de boîte. Vous créez des filtres avec de sorte que si une certaine personne vous envoie un message dans un certain laps de temps, vous recevrez un appel ou un SMS avec le texte de l’e-mail.
De cette façon, vous aurez immédiatement les e-mails que vous souhaitez lire alors que les choses moins importantes pourront attendre.
- Send & Archive
Ce plugin est effectivement présent à droite dans Gmail. Il est conçu pour vous aider à vous débarrasser de ces longues chaînes d’e-mails.
Lorsque vous répondez à une chaîne, elle reste dans votre boîte de réception sauf si vous la déplacez. Avec Send & Archive, l’e-mail est automatiquement archivé.
Pour activer Send & Archive, cliquez sur l’engrenage en haut à droite puis sur « Paramètres ».
Ensuite, cliquez sur le bouton « Montrer Send & Archive ».
Maintenant, lorsque vous répondrez à un e-mail, vous verrez un deuxième bouton « Envoyer ».
Qui a dit que répondre à des e-mails ne pouvait pas être amusant ? Ce plugin n’est pas fait pour tout le monde, mais si vous trouvez que cela vous prend beaucoup de temps pour gérer vos e-mails, il pourrait vous aider.
Une fois démarré, le plugin va vous donner un délai pour répondre à chaque e-mail. Quand vous répondez à un e-mail, la barre de progression se remplit jusqu’à ce que vous ayez terminé vos réponses.
De toute évidence, ce plugin n’est pas bon si vos e-mails demandent des réponses réfléchies.
Taskforce est une liste très pratique de choses que vous pouvez modifier à la volée dans Gmail. Cela vous évite d’avoir à enregistrer des choses que vous devez faire dans un autre fichier tableur ou texte. Dans le cas où vous ne notez pas les tâches toute de suite, cela vous évite d’avoir à continuellement rechercher et ouvrir vos e-mails.
En outre, vous pouvez ajouter des personnes à des tâches spécifiques. Lorsque vous avez terminé la tâche, ils obtiendront une mise à jour par e-mail.
Conclusion
J’espère que vous avez été en mesure d’identifier les domaines où vous pouvez être plus efficace ainsi que les plugins susceptibles de vous aider.
Rappelez-vous que Gmail est un outil et vous avez besoin de l’adapter à vos besoins pour en tirer le meilleur parti.
Grâce à ces plugins, vous devriez être capable de :
- Taux de réponse et taux d’ouverture supérieurs
- Passer moins de temps à vérifier les e-mails
- Maintenir une boîte de réception propre
- Manquer les e-mails les moins importants
- Avoir moins de stress
- Intégrer Gmail dans vos efforts marketing pour plus de profits
- Répondre à un e-mail sans être une corvée
C’est une liste de 22 plugins mais il y en a beaucoup d’autres. Si vous voulez plus d’options, n’hésitez pas à être curieux. Si cet article vous a été bénéfique, n’hésitez pas à laisser un petit commentaire.
