Test et avis du logiciel RH Factorial

Votre équipe RH passe encore trop de temps à courir après les informations, relancer les managers et mettre à jour des fichiers Excel ? Factorial se présente comme un SIRH conçu pour alléger ce quotidien, rendre les données plus accessibles et accompagner la croissance des PME avec un usage concret de l’IA. Ce test terrain explore ce que l’outil change vraiment dans la gestion des collaborateurs, des processus RH et des dépenses.

Factorial, le SIRH qui vise les PME en croissance

Créé en 2016 à Barcelone, Factorial est pensé comme un outil centralisé pour rassembler l’essentiel des processus RH, comme la création de plannings, le pointage, les campagnes de recrutements, la préparation de la paie ou encore l’intégration des nouveaux arrivants.

La configuration standard couvre particulièrement bien les équipes comprises entre 20 et 200 collaborateurs. Au-delà de 1 500 personnes, la plateforme atteint ses limites. Dans l’autre sens, les microstructures avec très peu de salarié(e)s risquent de n’exploiter qu’une petite partie du potentiel de l’outil.

Dès qu’une équipe commence à dépasser la simple organisation “au feeling”, Factorial apporte un cadre RH concret sans transformer la journée en parcours du combattant.

Pour un freelance qui travaille seul, le SIRH apparaît clairement surdimensionné. En revanche, un indépendant qui collabore régulièrement avec d’autres freelances, anime une petite agence web ou une TPE en croissance peut y voir une manière de structurer ses pratiques RH sans multiplier les logiciels.

Une interface moderne pour les équipes RH et les collaborateurs

La première connexion montre un tableau de bord RH centralisé particulièrement visuel. En un coup d’œil, le manager repère les tâches à traiter, les absences à venir, les arrivées, les événements internes et les actualités majeures.

L’ensemble conserve un côté ludique, avec quelques émojis et un code couleur simple : rouge pour l’urgent, vert pour les informations rassurantes, bleu pour le « bon à savoir ».

Recrutement : un pipeline clair et des KPI exploitables

Sur Factorial, la création d’une offre passe par un formulaire structuré (intitulé, rôle, niveau, site, équipe, entité juridique, type de lieu), ce qui facilite grandement la rédaction, mais assure aussi une cohérence entre vos annonces.

De plus, l’IA intégrée dans Factorial :

• Propose des suggestions de profils en fonction des CV et des réponses à l’annonce ;
• Génère des résumés de candidatures qui mettent en avant les points clés ;
• Aide à bâtir des grilles d’évaluation cohérentes d’un entretien à l’autre.

Résultat : moins de temps passé à lire des CV ligne par ligne, plus de temps consacré à la discussion avec les meilleurs candidats.

Par la suite, pour suivre le processus, candidat par candidat, Factorial propose un pipeline configurable par l’entreprise. À partir de modèles d’étapes (nouveau, sélection, entretien, évaluation, proposition, embauché), le service ressources humaines ajuste son propre parcours et harmonise la façon d’évaluer les talents.

Enfin, un onglet dédié regroupe les principaux KPI (délai d’embauche, délai avant offre, taux de conversion par étape). Ces indicateurs s’avèrent utiles pour optimiser le tunnel et les coûts de recrutement.

Des workflows RH pour baliser chaque étape de la vie du collaborateur

Factorial propose une bibliothèque de workflows prêts à l’emploi pour encadrer les moments clés des salariés, tels que l’onboarding, le retour de congé parental, le changement de rôle interne ou encore le départ à la retraite.

Chaque modèle se présente sous forme de liste de tâches à personnaliser. D’ailleurs, les étapes sont faciles à réordonner, à rendre obligatoires ou optionnelles, puis à adapter au vocabulaire de l’entreprise.

Dès qu’un collaborateur arrive, évolue ou part, les workflows Factorial transforment la “to-do RH” en parcours guidé.

Pour les organisations aux besoins spécifiques, il reste possible de créer un workflow de A à Z, sans prérequis technique.

Suivi des collaborateurs et analyses talent au quotidien

Chaque collaborateur dispose d’un profil complet qui rassemble performance, temps de travail, congés, objectifs, formations et documents dans une seule vue. Le manager ou DRH visualise immédiatement le niveau de performance actuel, l’historique des évaluations, les absences à venir et la progression sur les objectifs, sans passer d’un onglet à l’autre.

D’ailleurs, les entretiens annuels se préparent et se conduisent directement dans Factorial. L’IA développée par l’outil propose alors une synthèse basée sur l’auto-évaluation de l’employé et les notes du manager.

Celle-ci contient les points forts de l’employé, ses axes de progrès et le niveau d’alignement avec la stratégie, ce qui fait gagner du temps tout en gardant une base argumentée pour le feedback.

Pour prendre du recul au niveau global, la matrice à 9 cases offre une cartographie visuelle des talents : trésors cachés, piliers centraux, profils à soutenir ou à challenger.

En quelques clics, les RH repèrent les équipes sous-sollicitées, les besoins de formation ou les personnes prêtes pour de nouvelles responsabilités. Vraiment pratique !

Cependant, notons un petit bémol utile : ces analyses assistées par IA restent des aides à la décision. Les observations terrain, les échanges en face à face et le jugement humain doivent continuer à primer sur les suggestions automatiques.

One : l’agent IA de Factorial qui exploite les données RH

Atout phare de l’outil : l’agent IA One développé par Factorial fait gagner un temps énorme aux responsables RH. En effet, en recherchant dans les dossiers collaborateurs, politiques internes, documents, enquêtes ou historiques d’activité, One répond à de nombreux besoins du quotidien.

Par exemple, les managers retrouvent, en quelques secondes, un contrat, une fiche de poste, un compte-rendu d’entretien ou tout autre donnée, au lieu de chercher dans des dossiers partagés ou des emails.

L’IA One de Factorial ne remplace pas l’analyse humaine des RH, mais il déleste efficacement les équipes de nombreuses tâches répétitives.

Quant aux collaborateurs, ils obtiennent des réponses instantanées sur les congés, le télétravail, les avantages ou les procédures internes, sans solliciter les RH pour chaque question.

De plus, l’agent sert aussi de co-rédacteur (trames d’entretiens annuels, enquêtes internes, descriptions de poste…), assemble des rapports simples, met en forme les chiffres et fournit un résumé lisible, ce qui réduit nettement le temps passé à manipuler les fichiers.

Finances RH : coûts, dépenses et trésorerie sous contrôle

Entre la gestion des équipes et la comptabilité, Factorial ajoute un espace « Finances » qui relie directement données RH et montants engagés. Les écrans se lisent aussi bien par les managers que par la direction financière.

L’objectif reste simple : comprendre rapidement l’impact budgétaire des décisions liées aux collaborateurs, sans passer son temps à exporter des tableaux dans Excel.

Informations financières : coûts salariaux et rémunération

La section « Informations financières » propose une vue consolidée du coût du contrat, des dépenses associées aux collaborateurs et de la main-d’œuvre globale. Les graphiques se filtrent par entité juridique, centre de coûts, équipe ou site. Une PME visualise ainsi l’évolution de sa masse salariale et repère immédiatement les variations liées à un service ou à une période.

Dépenses collaborateurs et trésorerie au quotidien

Le module « Dépenses » regroupe les notes de frais et factures d’achat dans des tableaux de bord lisibles, ainsi que leur évolution par rapport à la période précédente.

La vue Trésorerie, quant à elle, met en avant les actions urgentes ou à vérifier, avec des alertes claires sur les factures en retard ou les paiements groupés à lancer.

Ces écrans financiers apportent une lecture immédiate et actionnable. Il peut être utilisé comme point de contrôle hebdomadaire afin d’anticiper les écarts, prioriser les actions de trésorerie et arbitrer plus sereinement les décisions RH.

Factorial Cards : mieux encadrer les dépenses professionnelles

Fonction encore peu courante dans les SIRH, les Factorial Cards ajoutent de vraies cartes professionnelles, physiques ou virtuelles, rattachées à un collaborateur, à une équipe ou à un projet.

Les paiements effectués avec ces cartes remontent automatiquement dans Factorial et sont complétés par un justificatif déposé depuis l’application mobile.

Les limites de dépenses, l’activation ou la désactivation rapide d’une carte, ainsi que le suivi en temps réel offrent un contrôle précis des frais par salarié.

Notre conclusion sur l'outil RH Factorial

Quand les RH passent leurs journées à recoller des informations dispersées, à relancer pour un entretien oublié ou à reconstituer des notes de frais, l’énergie manque pour le cœur du métier : l’accompagnement humain.

Factorial répond précisément à ces blocages du quotidien. Le tableau de bord recentre les priorités, l’agent IA One réduit les tâches répétitives, tandis que les workflows balisent les moments clés de la vie du collaborateur.

L’outil s’adresse en priorité aux TPE et PME déjà un peu organisées, plutôt qu’aux indépendants ou très petites structures, d’autant que la paie reste gérée dans un système séparé. Pour une entreprise en croissance qui cherche à reprendre la main sur ses processus RH, Factorial constitue un allié sérieux.